ERP實施中企業組織結構優化問題
二、ERP 實施的基礎工作是重建企業組織結構和業務流程
1.組織結構優化的意義
隨著信息時代和知識經濟社會的來臨, 要求企業具備更富有彈性扁平化的組織結構, 促使企業以更快和更靈活的方式滿足市場和顧客不斷變化的需要。我國企業的組織結構大多為金字塔式的職能型層次式組織結構, 且機構臃腫, 人員繁多, 嚴重影響辦事效率。凡此種種顯然嚴重地阻礙了組織的發展, 應當由新型的扁平小組中心型流程式組織替代。我們應建立更富有彈性的流動型組織, 組織的成員可以來自不同的部門, 也可能是企業外部的專家、顧問, 實際上企業管理已超越企業本身固有框架。ERP 系統正是要求企業建立富有彈性的扁平化組織結構, 對市場做出迅速敏捷的反應, 以適應不斷變化的顧客需求和市場機遇, 從而建立企業的競爭優勢。隨著ERP 系統在我國的不斷發展和改良, 目前許多系統已具備高度的彈性可支持隨時調整的組織結構。
2.組織結構優化的方法
ERP 實施的基礎工作是梳理現有業務流程使之規范化、標準化, 以先進的管理系統主導企業整個業務流程, 重新構造各業務部門之間以及職能部門同二級單位的過程型工作關系和分工。ERP 軟件的業務流程從系統觀念出發, 根據物流、資金流設計的, 取代了舊的信息采集、匯總、統計與傳遞等管理統計工作。舊的業務流程是按專業部門分工設計的,長久以來人們已習慣于按專業職能處理信息, 在信息采集、信息共享方面未建立整體的管理規則。ERP 的模塊跨越了傳統的部門界限, 因此, 需要企業業務從以職能劃分轉變為以流程優化重組, 需要許多部門甚至合作伙伴一起共享信息、協調工作, 從而使成本、質量、服務和速度這些反映企業競爭能力的要素得以明顯的改善或提高, 以適應市場競爭的需求。大量實踐表明, 企業ERP 只有在成功實施業務流程重組的基礎上才能獲得最佳經濟效益。
3.組織結構優化的作用
通過觀念重建、流程重建、組織重建, 使財務管理由原來的二級核算改變為一級核算; 物資供應實行“歸口管理、集中采購、統一儲備”, 并將二級庫存管理改為一級庫存管理, 實現財務核算上移和物資管理體制改革一步到位, 全面提升財務決策和物資管理的效率, 實現企業“扁平化”管理, 強化了企業內部的相互監督和相互促進。
三、優化組織結構和流程的原則及方法
1.雙向位移
在組織結構優化過程中首先要面對的是如何在原機構設置的基礎上設計新的組織結構, 此時應采取“雙向位移”的方法。首先, ERP 系統不只是一套應用軟件, 其中融入和積淀了先進的管理理念和方法, 所以管理要向ERP 系統靠攏, 找出現行管理與ERP 管理方法的差異, 改造企業現行管理, 盡可能使用系統所提供的管理方法。同時, 當企業實際無法向ERP 系統靠攏時, 在不影響軟件系統完整邏輯的前提下, 修改系統適應企業的特殊需求, 在進行此類工作時的基本原則是要能提高企業整體管理水平, 增強企業競爭力, 不是簡單滿足某個部門或個人的工作習慣。
2.最高管理層支持
隨著工作的逐步深入, 由部門精簡、人員下崗、權利重新分配必然觸動一部分人的既得利益; 由于管理細化、績效考核必然有一部分人工作壓力、收入水平發生變化, 以及在新業務流程磨合過程中出現的部門、員工間的沖突和不適應,此時企業高層管理者必須下定決心、強力推進、逐級負責, 否則項目將有中途夭折的危險。
3.簡單有效
在組織結構和業務流程設計中, 要貫徹“簡單就是管理”的原則。流程設計不是制作一件藝術品, 而是使這項管理的效益最大化, 不能片面追求嚴密, ERP 流程要注意簡單實用,復雜的流程也許更完善、更嚴密, 但成本肯定也更高, 同時由于項目工作量增加, 實施周期限制系統可靠性將受到影響。
四、ERP 實施后對企業內部組織的影響
改革和信息化建設將不斷促進企業員工轉變觀念, 樹立競爭意識、市場意識、管理意識; 強化基礎管理, 理順機構職能, 精簡冗余人員, 同時為適應現代管理手段的應用要求加強人員培訓, 特別是信息化和現代管理方法方面的培訓。
ERP 系統實施后將徹底改變各職能管理部門的工作方式和重點, 使其擺脫過去的事務性、重復性工作, 有更多的精力深入管理工作。以財務工作為例, 從表面上看, ERP 的導入會使許多會計人員陷入“無事可做”的危機。但從深層次看,ERP 的導入本質上是會計工作內涵的新發展, 是會計工作的重心轉移, 即從以往對數字的計量與紀錄, 轉向對信息的加工、再加工、深加工。對這一會計作業新模式, 如果借用美國IMA 的話說, 就是“未來會計人員將不再扮演賬房先生, 而是企業咨詢者的角色。同時, 會計人員提供企業咨詢、分析的價值將愈來愈受到重視。會計人員在組織中所占地位及扮演的功能也日益重要”。
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