試論內部會計控制及其局限性

時間：2024-07-21 23:05:40 會計畢業論文

試論內部會計控制及其局限性

　　【摘要】聯系我國企業內部會計控制的實際，本文著重對內部會計控制的主要內容和方法及其存在的局限性進行探討，旨在完善內部會計控制。

試論內部會計控制及其局限性

　　【關鍵詞】內部會計控制；授權；職務分離；保全；局限性

　　從某種意義上講，在很大程度上公司失敗系內部人內部控制和內部會計控制失靈，不能有效地識別、判斷、化解、控制風險，從而導致公司經營失敗。因此，健全和完善內部控制體系，強化企業內部會計控制是防范經營風險，確保經營管理合法合規、資產安全、財務報告及相關信息真實完整，提高經營效率，促進實現發展戰略的目標之必需。

　　內部會計控制是為了提高會計信息質量，保護資產的安全、完整、確保有關法律法規和規章制度的貫徹執行等而制定和實施的一系列控制方法、措施和程序。在社會化大生產中，內部會計控制作為企業生產經營活動的自我調節和自我制約的內在機制，處于企業管理系統的重要位置。企業規模越大，其重要性越顯著。可以說，內部會計控制的健全與否，是單位經營成敗的關鍵。實施內部會計控制對保證會計信息的真實性和準確性、有效防范企業經營風險、維護財產和資源的安全完整和促進企業的有效經營具有重要意義。

　　一、內部會計控制的主要內容和方法

　　（一）授權批準控制

　　授權是針對某一大型業務或某項具體業務的政策決策，向經辦部門或人員授予權力和責任的一種方法。授權分為一般授權和特別授權，一般授權主要是對日常業務活動的授權。這類授權通常以管理部門的文件規定一般性交易辦理的條件、范圍和對該交易的責任關系。如企業對各職能部門和職責的規定屬于一般授權。該層次的授權過大，則風險不易控制，過小則效率降低。一般授權適用于經常發生的數額較大的交易，如賒銷的價格表與信用額度。特別授權是對特定經濟業務活動的授權，它適用于管理當局認為個別交易必須經批準的情況，如對于對外投資、資產處置、資金調度、資產重組、收購兼并、擔保抵押、財務承諾、關聯交易等重要經濟業務事項的決策權，以及超過一般授權限制的常規交易，都需要特殊授權。這種授權只涉及特定的經濟業務處理的具體條件及有關具體人員，且應保持在董事會較高管理層手中。無論是一般授權或是特別授權都應明確：

　　1.授權批準控制的內容。授權批準的范圍，哪些業務和行為可授權；授權批準的層次，應該授權哪級人員執行，執行人員是否具備勝任能力；授權批準的責任，授權人和被授權人各自應承擔什么樣的責任；授權批準的程序，怎樣授權，批準程序如何。

　　2.授權批準控制的基本要求。企業所有人員不經合法授權，不能行使相應權力，這是最起碼的要求。不經合法授權，任何人不能審批；有權授權的人則應在規定的權限范圍內行事，不得越權授權；企業的所有業務未經授權，不得執行；財務業務一經授權必須執行；授權人和被授權人，在授權范圍內承擔責任、行使權力；對執行情況的檢查，是授權的核心，必須設計適當的程序，對授權執行進行事中檢查、事后評估。

　　（二）職務分離控制

　　職務分離控制是指對處理某種經濟業務所涉及的職責分派給不同的人員，使每個人的工作都是對其他有關人員的工作的一種自動檢查。職務分離的主要目的在于預防和及時發現員工在履行職責過程中產生錯誤和舞弊行為。從控制的觀點看，如果一位負有多項責任的人員在其正常的工作過程中就會發生錯誤或舞弊，并且內部控制制度又難以發現，那么就可以肯定他兼任的職務是不相容的，對于不相容職務必須進行分離，包括在組織機構之間的分離和組織機構內部有關人員之間的分離。

　　1. 職務分離的要求

　　（1）任何業務尤其是貨幣資金收支業務，絕對不能由某一崗位經辦全過程，如：出納與銀行對賬員、銀行賬記錄員；（2）經濟業務的責任轉移環節，絕對不能由某一個崗位單獨辦理；（3）某一崗位履行職責情況絕對不能由其自己說了算；（4）任何權力的行使必須接受定期獨立審查；（5）不能由某一個人完成兩項作業，如會計中的出納與記賬，不能由一個人承擔；（6）不能由某一崗位同時履行兩項職責，如生產作業與生產統計職責不能由同一崗位去做；（7）不能由某一部門同時承擔兩個崗位，例如，銷售與收款業務，必須由銷售與財務部門分別承擔。

　　2. 職務分離的主要內容

　　（1）業務授權與執行職務相分離，例如，供應商的確定與采購業務的執行；（2）業務執行與記錄職務相分離，例如，貨幣資金的收支與記賬、對賬；（3）業務授權與財產保管職務相分離，例如，采購業務與驗收；（4）財產保管與記錄職務相分離，例如，倉庫保管與記賬員；（5）記錄總賬與明細賬職務相分離；（6）經營責任與記賬責任相分離，例如，銷售業務與財務部門；（7）財產保管與財產核對職務相分離，例如，倉庫保管與實物盤點；（8）對一項經濟業務處理的全過程的各個步驟也要分派給不同的部門和人員來負責。

　　（三）預算控制

　　預算是基于資源的企業戰略，市場機會與企業資源的最佳組合。預算是以企業戰略為基礎，引導企業資源優化配置的過程。如何運用資源比獲得資源更重要，戰略決定資源配置，資源配置決定企業的未來。公司資源的優化配置，是管理層的責任(受托責任)，管理層應以“實現資源所有者（即股東）的利益最大化”為己任。

　　預算控制應遵循的規則：1.有限資源的約束規則。預算以經營目標為起點，公司的資源是有限的，所有的預算須圍繞公司的經營目標，資源和目標的平衡。2.投入產出規則。以投入產出為主線編制預算。3.全面控制規則。預算應涵蓋公司的所有部門、業務和環節，包括管理高層，以貨幣計件的一切資源，均為預算控制對象。4.唯一控制規則。預算為資源投入的唯一渠道，沒有預算的項目不得執行，除非調整預算。5.事前控制規則。投入的資源必須事先審核。預算編制與資源投入在時間和空間上的非同一性，一切活動受控于預算。6.重要性控制規則。“28規則”指以20%的成本，控制80%的預算。7.事后考核規則。預算執行一定要有執行后的考核。8.過程控制規則。預算執行是動態的，而非靜態的，跟蹤重要投入資源的過程和產出，檢討和修正預算。介入業務活動的控制是預算存在的唯一形式，在過程中修正（預算編制），在過程中控制資源價值（資源運用），在過程中控制價值目標（投入產出）；按既定的規則行事，先規則，后行動，規則面前人人平等，預算控制借助規則滲透在業務活動中，一切活動均為受控。9.執行批準規則。預算執行必須事先批準。10.文本化規則。預算申請必須文本化。11.調整規則。例外控制，預算項目間的動態調整：預算項目絕對增加，行為調整：預算減少不調整，哪個變動調哪個，無形定期調整或滾動預算；調整數據：追求判斷的精確性而非預算編制的精確性；責任調整：利潤責任承擔者擁有調整的最終權力。

　　（四）文件記錄控制

　　健全、完整、正確的文件記錄，既是組織規劃控制與授權批準控制的手段，又是企業保持工作效率，貫徹企業經營管理方針的基礎。文件記錄控制的內容主要有以下幾個方面：1. 建立企業組織機構職能圖和授權審批權限一覽表；2. 建立全員崗位說明書；3. 業務程序手冊；4. 統一會計科目；5. 統一會計政策；6. 憑證編號。

　　（五）員工素質控制

　　內部會計控制成敗的關鍵，在于員工素質的高低。員工素質控制的目的，在于保證員工的忠誠、正直、勤奮、有效地工作，從而保證內部會計控制的有效實施。員工素質控制包括以下內容：1. 建立嚴格的招聘程序，保證應聘人員符合招聘要求；2. 制定員工工作規范，用以引導考核員工行為；3. 定期對員工進行培訓，幫助其提高業務素質，更好地完成規定的任務；4. 加強考核和獎懲力度，應定期對員工業績進行考核，獎懲分明；5. 對重要員工（如銷售、采購、出納）應建立職業信用保險機制，如簽訂信用承諾書，保薦人推薦或辦理商業信用保險；6. 工作崗位輪換，可以定期或不定期進行工作崗位輪換，通過輪換及時發現存在的錯弊情況，甚至可抑制不法分子的不良動機。（六）實物保全控制

　　實物保全控制是指對實物資產的直接保護。主要內容有以下幾個方面：1. 限制接近；2. 記錄保護；3. 財產保險；4. 財產記錄監控；5. 定期盤點。

　　（七）風險防范控制

　　企業在市場經濟環境下，不可避免會遇到各種風險，因此，為防范規避風險，企業應建立評估機制。企業常用的風險評估的內容包括以下幾個方面：1. 籌資風險評估；2. 投資風險評估；3. 信用風險評估；4. 合同風險評估等。風險防范控制是企業的一項基礎性和經常性的工作，企業必要時可設置風險評估部門或崗位來專門負責有關風險的識別規避和控制。

　　（八）內部報告控制

　　為保證企業內部管理的時效性和針對性，企業應當建立內部管理報告體系。內部報告體系的建立應反映部門（個人）經管責任，符合“例外”管理要求，報告形式和內容應簡明易懂，并要統籌規劃、避免重復。內部報告要根據管理層次設計報告頻率和內容詳簡，通常高層管理者報告間隔時間長，內容從重、從簡，反之則報告間隔短，內容從全、從詳。常用的內部報告有以下幾種：1. 資金分析報告。包括資金日報表、借款還款進度表、貸款擔保抵押表、銀行賬戶及印鑒管理表、資金調度表；2. 經營分析報告；3. 費用分析報告；4. 資產分析報告；5. 投資分析報告；6. 財務分析報告等。

　　（九）內部審計控制

　　建立由董事會或審計委員會直接領導的內部審計體制，提高企業內審人員的地位和待遇，建立健全內部審計技術規范和道德規范體系，將內審納入規范化、制度化、法制化的軌道，科學定位企業內部審計的職能，開展增值型審計，建立上下結合，下審一級的內部審計體系。

　　（十）信息技術控制

　　信息是現代企業管理和決策的基礎，信息技術控制要求信息及時、準確、有用。為此必須建立電子信息系統，固化信息的產生方式和渠道，保證信息的及時性；規范業務流程，保證信息的準確性；實施科學信息的分類更加細致的保證信息的有用性。

　　二、內部會計控制的局限性

　　上述表明，內部會計控制體系嚴密、內容豐富、方法多樣、手段先進，具有突出的控制效果，但內部會計控制也存在一定的局限性，主要表現在：

　　（一）內部會計控制制度受成本效益原則限制

　　企業加強經營管理，提高經營管理的效率和效果，必須結合企業的具體情況，在能夠識別風險的情況下組織有經驗的管理人員對內部會計控制設計專門的程序，同時還要配備人員、設置崗位去保證各控制環節的運行，而這些控制程序需要付出一定的成本，但在實踐中內部控制的成本與效益卻難以估計，需要根據個人主觀判斷。如果某些控制成本超過預期收益，就沒有必要設置該項控制；如果由于判斷的失誤而對該設置的控制未能實施，那么也會給企業造成更大的損失。另外，企業經營規模的大小也限制了在內部會計控制方面必須考慮成本因素，不能為了追求控制的嚴密性而不顧控制成本。

　　（二）人為錯誤與串通舞弊的限制

　　在內部會計控制系統中發揮作用的執行人，受掌握信息量不完備、理解錯誤、曲解指令等因素的限制導致主觀判斷失誤，也會導致控制失效。例如賒銷商品中，受信用信息的限制而發生收不回貨款的情況。同時，發揮內部會計控制作用的重要原則之一是不相容職務分離原則，如果設置在不相容職務上的人員素質不夠高，受共同的利益驅使串通一氣實施舞弊行為，在這個環節上內部會計控制就發揮不了它的作用，從而失去發揮作用的功能。

　　（三）管理越權的限制

　　高層管理人員本身就是內部會計控制制度的制定和執行者，他們處于企業管理的核心地位，權力較大，如果他們對經濟活動越權干預，那么任何控制程序都不能阻止其行為，事實證明許多重大舞弊和財務信息失真案件都是在高層管理人員的越權干預下發生的。

　　（四）適應性限制

　　經濟活動的不斷變化往往會使內部會計控制產生不適應性，在經濟迅猛發展的市場環境中，企業為了生存和發展，勢必要根據經常變化的內、外部環境而調整經營戰略。外部，例如：施工企業會利用自身的資源優勢成立房地產開發公司，為了發揮品牌優勢而接受其他單位的掛靠，增加管理費收入等；內部，例如：為了提高工作效率實施財務、材料管理等環節的電算化，電算化情況下，會計核算的方法和手段都發生了根本性的變化，對內部會計控制的崗位、環節、程序等都提出了不同于手工核算的要求，電算化系統中只要錄制憑證正確，在總賬和明細賬方面程序就會有同時過賬的功能，并有雙重核對程序，原有的手工操作復核程序就變為了多余，這就會導致原有的控制流程對新增的業務不適應，在變化過程中就有可能出現差錯和不合規行為，給單位帶來損失。從而影響內部控制的有效性，降低內部控制的作用。為了適應經濟活動的不斷變化，企業應不斷調整內部會計控制，以增強其適應性。

　　綜上所述，各單位在建立內部會計控制系統時，必須視單位的規模大小、管理模式和單位內部存在的所有風險或失誤可能造成的損失和浪費而定。在構建內部會計控制系統結構時，可以根據內部控制要素的內涵，結合企業的生產和管理特點，針對不同業務循環及其關鍵控制點確定相應的控制方式、方法和手段，并予以制度化，從而形成一套完整的內部會計控制系統。同時，各個單位還要根據內部、外部環境的變化，不斷地修訂內部會計控制系統，不斷地調整內部會計控制的程序、方法、內容，不斷地完善內部會計控制，使之適應單位的經營管理與發展變化。這樣才能強化企業的管理，達到合理保證單位經營管理合法合規、資產安全、財務報告及相關信息真實完整，提高經營效率和效果，以提升企業核心競爭力，提高企業的經濟效益，促進單位實現發展戰略的目標。

　　【主要參考文獻】

　　[1] 張福康，姚瑞馬.企業內部會計控制研究.社會科學文獻出版社，2007.

　　[2] 陳楚宣.施工企業內部控制系統設計研究.西南財經大學出版社，2007.

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