加強高校基建會計檔案治理
【摘要】 由于高校基本建設周期長,不能在會計年度終了后一年內將基建會計檔案移交本單位檔案機構同一保管,會計職員又缺乏相應的檔案治理經驗,導致基建會計檔案一度處于真空狀態,造成基建會計檔案損失,甚至為某些不法分子帶來可乘之機,增加高校基建財務風險,所以加強和重視高校基建會計檔案治理乃是當務之急。【關鍵詞】 高校;基建會計;檔案治理
高校的基建會計檔案,是會計檔案和基建檔案的重要組成部分,但兩者又有所區別,基建檔案是指記錄和反映高校在基建活動過程中形成的重要歷史資料和證據,包括基建會計憑證、會計賬簿、會計報表、經濟合同和協議、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊等會計核算專業資料。是高校檔案卷宗的重要組成部分,基建會計檔案由于具有信息量大、時效性強、查閱頻繁等的特點,利用傳統的會計檔案治理手段和方法很難滿足所有高校基建財務信息使用者的要求,加上電子檔案的出現也給基建會計檔案的治理提出了新的挑戰。
一、高校基建會計檔案收集范圍
一是基建會計憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。二是基建會計賬簿類:總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿,其它會計賬簿。三是財務報告類:月度、季度、年度財務報告,包括資金平衡表、待攤投資明細表、基建借款情況表、基建投資表和交付使用資產明細表等。四是其它類:銀行存款余額調節表、銀行賬單,其它應當保存的會計核算專業資料,會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。
二、高校基建財務檔案治理的現狀及存在題目。
(一)高校專職檔案治理職員,只注重學校文書檔案治理而不重視會計檔案保管
會計檔案的使用和查閱往往只是局限于會計職員和審計職員,檔案治理職員以不熟悉會計業務為由,以為會計檔案保管就是會計職員的工作,會計檔案移交后,固然集中于高校檔案治理部分集中保管,但卻置之一旁,無人問津,時有散落現象。會計檔案不同于普通文書檔案保管,高校在文書檔案治理制度上已相對完善,會計檔案在移交時,固然有移交清單,基建財務職員也按正常要求裝訂會計憑證,但是不可能盤點憑證張數,檔案盒沒有封條,出現檔案遺失題目后,會計職員和檔案治理職員責任相互推諉,加大了會計檔案治理的難度,這也是專職檔案治理職員不愿接手會計檔案原因之一。
(二)高校基本建設周期長,難以即時移交基建會計檔案
按照《會計檔案治理辦法》規定會計年度終了后一年內將基建會計檔案移交本單位檔案機構同一保管。由于目前高校基建單獨建賬,與高校事業賬實行的是不同的財務制度,事業和基建會計職員按照崗位設置分工,相互獨立,基建項目沒有竣工結算進行資產移交前,一般不進行合賬處理。再者,由于供給商往來、項目用度查詢、工程預決算審計、項目審計等原因經常需要調閱基建會計檔案,事業檔案會計職員不愿接手基建會計檔案進行編號進檔,增加了中間移交環節,導致基建會計檔案移交不及時。
(三)基建會計檔案保管職員缺乏相應的長期檔案治理經驗,嚴重影響會計檔案保管質量和壽命
財務職員固然熟悉賬務處理,但是缺乏會計檔案治理常識,加上有些高校領導意識不到財務檔案治理的重要性,不重視財務職員檔案治理的培訓。很多單位的會計檔案都沒有專門的存放地點。由于保管環境不當,造成基建會計檔案霉變、毀壞甚至遺失,加大高校財務治理風險。檔案借出不履行相關手續,不經單位負責人批準,隨意查閱或者復印,致使基建會計檔案可能被涂畫、拆封和抽換。
(四)基建會計職員不熟悉基建業務和會計檔案的分類,致使基建會計檔案查找困難,甚至會造成工程款超付現象
《會計法》規定除結賬和更正錯誤的記賬憑證外,其他記賬憑證必須附有原始憑證。有些會計職員卻不清楚附哪些原始憑證,由于施工合同、驗收報告、工程變更單等原始憑證較厚,難以訂本包裝,會計職員不對這些憑證進行單獨裝訂保管,在封面上注明記賬憑證日期、編號、種類,同時在記賬憑證上注明“附件另訂”和原始憑證名稱及編號。不便于工程付款記錄的查對和竣工結算審計等。會計檔案有不同的保管期限,一味籠統將基建財務治理檔案全部作為原始憑證放之于記賬憑證后裝訂,后繼職員因不了解經濟事項的來龍往脈,增加后繼工作量。
(五)會計電算化高校基建財務職員安全意識淡薄
很多高校基建賬務處理采用電算化形式,有些會計職員用電算化上網,在防火墻有漏洞的情況下,易遭黑客攻擊,導致系統癱瘓,數據泄露和丟失。日常工作中,不做好電子備份工作;銀行存款日記賬和現金日記賬不采用訂本式賬簿,不當日打印核對,只是年末一次性打印裝訂。檔案移交時不注重電子檔案移交和保管,只將紙質檔案移交,不利于高校信息化發展。
三、加強高校基建會計檔案治理的措施
(一)在財務部分配置臨時檔案庫房,指定非出納職員治理基建會計檔案
財務部分檔案庫房門窗要堅固,配備相應的設施做到防盜、防火、防蟲、防塵、防潮、防光、防腐蝕、防失密。財務部分每年形成的基建會計檔案,同一由會計檔案治理員按照回檔要求,負責整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。當年形成的基建會計檔案,會計年度終了后,在財務部分保管不超過一年。期滿之后,同一由會計檔案治理員編制移交清冊,移交學校綜合檔案室同一保管。移交學校檔案室保管的會計檔案,原則上應當保持原卷冊的封裝,如需要拆封重新整理的,學校綜合檔案室應當會同基建會計檔案經辦職員共同拆封整理,以分清責任。見表1:會計檔案資料移交清冊。
(二)加強基建會計職員崗位培訓,進步基建會計檔案的案卷質量
高校領導和相關職員應進步對基建會計檔案治理的熟悉,加強和組織基建會計職員認真學習《會計法》、《會計檔案治理辦法》和《高校檔案工作規范》,制定會計檔案治理標準,對會計檔案進行規范治理,將會計檔案治理及操縱技能的培訓,納進基建會計職員崗位培訓中,要求從會計檔案整理的基礎業務學起,使其熟練把握會計檔案治理的基本知識與操縱技能,進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作,為單位領導的決策提供真實、可靠的依據。同時要求會計職員對基建會計檔案在工程的不同階段進行整理分類,與會計核算同步,可以方便會計職員和審計監視部分職員的頻繁利用,達到了基建財務檔案立卷整理科學和有效利用的目的。另外基建財會職員不僅要熟悉財務會計專業知識,還要把握基本建設知識, 通過多渠道多層次進步素質和業務水平,使基建會計工作逐步轉向對基本建設投資全過程的決策、控制、核算、反映和監視。基建會計職員熟悉基本建設過程和建設工程方面的知識,便于搜集基建原始憑證和完善基建會計檔案建設。
(三)完善基建會計檔案治理的各項規章制度,確保基建會計檔案的安全與完整
按照相關法律、法規的要求,根據高校自身的特點制定適合本單位的基建會計檔案治理制度,制定基建會計檔案的回檔范圍、回檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等,確保會計檔案收集的齊全完整。基建會計檔案原則上不得外借,如有特殊需要,必須經單位負責人批準后,方可查詢和復制,并履行登記手續,基建會計職員和借閱職員對基建會計檔案內容除單位負責人同意和司法需要不得對外泄露,否則追究相關職員責任。對高校電算化的電腦杜盡上外網,防止檔案泄密和被篡改。對基建會計檔案的銷毀嚴格履行程序,向單位負責人申請,同意后方可由檔案治理部分和會計職員共同參與,銷毀檔案期滿、不存在未了事項和正在建設的項目的基建會計檔案,并認真填寫基建會計檔案銷毀清冊。見表2:檔案借閱(復印)登記表和表3:會計檔案銷毀申請表。 (四)加強基建會計檔案治理的考核和監管力度,促進高校基建會計檔案優化科學發展
學校財務部分和檔案部分應建立檢查、考核和評估制度,明確崗位職責。不定期組織會計職員到其他高校財務部分和檔案部分參觀學習,對會計檔案治理過程中存在的疑難題目和得力措施進行經驗交流。將基建會計檔案規范化治理納進會計常規業務檢查中,對基建會計工作的整體性和連續性的檢查與監視。對基建會計檔案職員,成績突出的應給予表獎;對分歧格的職員應給予批評,限期改進或進行撤換。并對考核的結果記進個人業務檔案,與會計職員的職位和職稱提升掛鉤,進步基建會計檔案職員的主觀能動性和責任感,以保證高校基建檔案建設的科學可持續發展。
(五)建立高校內部職能部分網絡平臺,實現基建會計檔案治理現代化
在基建會計檔案回檔和移交時,利用現代化手段將同一份檔案的紙質版和電子版同時回檔和移交,這也要求檔案治理職員具備保管軟盤、硬盤和光盤的常識。在高校各職能部分之間按照權限建立內部網絡平臺,將電子基建會計檔案上網,通過網絡交流,滿足各職能部分日常查詢、數據分析和編制報表的需要,達到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的,避免原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損,還有利于檔案資源的同一整合,極大地進步了工作效率和工作質量,為高校領導決策層及時做出科學公道的判定提供信息支持。
(六)加強基建會計檔案治理的宣傳力度,獲取各方支持
基建會計檔案的治理不僅是會計檔案治理職員和基建會計職員的常規工作,還涉及其他各職能部分和施工承建單位,是一項長期艱巨的復雜工作,平時財務和檔案治理部分要加強對外部分的基建會計檔案治理宣傳力度,爭取各方面的支持,以便及時、系統地收集到所需的基建會計原始資料。
總之,高校基建會計檔案是記錄高校基本建設和發展過程中的具體歷史資料,是具有參考價值和法律效力的書面證實,必須重視和加強對基建會計檔案工作的治理,建立基建會計檔案的立卷、回納、保管、查閱和銷毀等治理制度,實現高校會計檔案的信息化,保證基建會計檔案安全、完整、方便查閱,更好地為高校可持續健康發展服務。
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