企業(yè)質(zhì)量治理體系內(nèi)部審核探析
隨著我國(guó)加進(jìn)WTO，以及全球一體化的迅猛，國(guó)際化的趨勢(shì)成為不可避免。按照國(guó)際化的要求，轉(zhuǎn)換企業(yè)治理理念，通過(guò)為顧客創(chuàng)造價(jià)值的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)自身價(jià)值的增值，從而達(dá)到“雙贏”或“多贏”的局面。積極按照國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建和認(rèn)證企業(yè)質(zhì)量治理體系，已成為企業(yè)全面提升素質(zhì)的一種趨勢(shì)和潮流。質(zhì)量審計(jì)，作為內(nèi)部審計(jì)的一項(xiàng)新課題，作為企業(yè)質(zhì)量治理體系一個(gè)關(guān)鍵性的接口，正日益引起企業(yè)，尤其是取得ISO9000系標(biāo)準(zhǔn)注冊(cè)資格企業(yè)的關(guān)注和重視。它對(duì)于體系的不斷完善和發(fā)展，起著極為重要的作用。為此，筆者就如何搞好質(zhì)量體系內(nèi)部審核作一些探析，以期對(duì)企業(yè)的貫標(biāo)工作有所幫助。
一、治理層的高度關(guān)注
貫徹國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)（簡(jiǎn)稱“貫標(biāo)”）能否成功，質(zhì)量治理體系能否持續(xù)有效運(yùn)行，領(lǐng)導(dǎo)的作用極為關(guān)鍵。質(zhì)量治理體系的內(nèi)部審核，涉及到體系的各職能部分和所有過(guò)程，只有企業(yè)的治理層從思想上重視，從人、財(cái)、物等方面予以大力的支持，內(nèi)審工作才能順利開(kāi)展，貫標(biāo)工作才能有所保證，企業(yè)認(rèn)證注冊(cè)后才能繼續(xù)努力，實(shí)現(xiàn)體系持續(xù)有效的改進(jìn)。因此，治理層要把貫標(biāo)工作作為一項(xiàng)長(zhǎng)期戰(zhàn)略來(lái)抓，變傳統(tǒng)企業(yè)質(zhì)量治理“管結(jié)果”為“管過(guò)程、管因素、管結(jié)果”，將貫標(biāo)工作和企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)運(yùn)作有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，從而使企業(yè)的質(zhì)量治理從最初的“做”標(biāo)準(zhǔn)，到自覺(jué)地“用”標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而到“發(fā)展”標(biāo)準(zhǔn)的轉(zhuǎn)變。
二、審核隊(duì)伍的精心建設(shè)
從某種層面上看，審核隊(duì)伍素質(zhì)的高低將直接左右著審核的效果。因此，企業(yè)必須精心地抓審核隊(duì)伍的建設(shè)，從組織上為貫標(biāo)得以有效運(yùn)行提供基礎(chǔ)性保障。首先，聘任合適的審核職員。企業(yè)應(yīng)從各職能部分中選聘具有專業(yè)技術(shù)知識(shí)、富有治理經(jīng)驗(yàn)和具有強(qiáng)烈責(zé)任感的同道擔(dān)當(dāng)此任。其次，對(duì)審核職員進(jìn)行必要的審核技能和審核技巧的培訓(xùn)，包括ISO9000系標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn)。通過(guò)專業(yè)機(jī)構(gòu)培訓(xùn)、審核職員之間的輪換以及適時(shí)的交流和研討等手段，使審核職員不僅能熟練把握標(biāo)準(zhǔn)，正確理解并把握企業(yè)的質(zhì)量手冊(cè)和程序文件，更重要的是要能夠熟練地運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)，能夠熟練審核并指導(dǎo)質(zhì)量體系的實(shí)施。
三、審核工作的嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實(shí)
內(nèi)審的目的是通過(guò)發(fā)現(xiàn)來(lái)推動(dòng)和實(shí)現(xiàn)質(zhì)量體系的持續(xù)改進(jìn)，因此，審核工作必須嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實(shí)，必須富有成效。筆者以為，企業(yè)質(zhì)量治理體系的內(nèi)部審核，不妨從如下方面進(jìn)行策劃：
1.重視審核預(yù)備
包括成立審核組、編制并安排好審核計(jì)劃、預(yù)備工作文件等，其目的是使審核工作更具針對(duì)性，更具效率。每年年初，企業(yè)應(yīng)聘任具有合格資質(zhì)的審核職員組成審核組，委任審核組長(zhǎng)。對(duì)全年審核工作要進(jìn)行全面的策劃，對(duì)質(zhì)量體系審核的范圍、活動(dòng)內(nèi)容和時(shí)間、審核職員的分組以及審核依據(jù)等要作出具體安排，該計(jì)劃經(jīng)治理高層批準(zhǔn)后應(yīng)及時(shí)分送到體系所涉及的所有職能部分。同時(shí)，審核組要根據(jù)計(jì)劃安排，按照編制要求提前編制檢查表，預(yù)備現(xiàn)場(chǎng)審核記錄清單，為審核活動(dòng)順利開(kāi)展做好各項(xiàng)預(yù)備。
2.開(kāi)好三個(gè)“會(huì)議”
主要是指首次會(huì)議、審核組會(huì)議和末次會(huì)議。這三個(gè)會(huì)議對(duì)于審核組與受審部分之間的的溝通和交流，審核信息的及時(shí)反饋，以及對(duì)審核過(guò)程的控制都起著十分重要的作用。因此，審核組對(duì)每個(gè)會(huì)議的側(cè)重點(diǎn)、會(huì)議要通報(bào)的主要事項(xiàng)以及要討論的主要議題，要有清楚的了解，做好充分的預(yù)備。
首次會(huì)議和末次會(huì)議一般由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、審核組全體成員、各相關(guān)部分的負(fù)責(zé)人及有關(guān)職員參加。會(huì)議應(yīng)“簡(jiǎn)而短”，切中要害。首次會(huì)議主要是申明審核目的和范圍，傳達(dá)審核計(jì)劃，夸大審核原則，澄清有關(guān)題目，落實(shí)相關(guān)安排。末次會(huì)議主要是報(bào)答受審方給予的支持，通報(bào)審核結(jié)論，報(bào)告不符合項(xiàng)，重申審核原則，重點(diǎn)則是對(duì)不符合項(xiàng)提出糾正措施和要求。而審核組會(huì)議，是在現(xiàn)場(chǎng)審核結(jié)束后審核組召開(kāi)的內(nèi)部會(huì)議，必須“詳而實(shí)”，具體且有內(nèi)容，其主要議題是對(duì)審核結(jié)果進(jìn)行回納、，協(xié)調(diào)相關(guān)題目，審核不符合項(xiàng)報(bào)告，評(píng)價(jià)質(zhì)量體系運(yùn)行的有效性和充分性，為末次會(huì)議做預(yù)備。
3.抓好現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查
這是整個(gè)審核工作關(guān)鍵性環(huán)節(jié)和重要的接口，是整個(gè)審核工作最靈魂的部分。現(xiàn)場(chǎng)審核獲取的客觀證據(jù)和相關(guān)信息，將是評(píng)價(jià)質(zhì)量體系運(yùn)行有效性和充分性的重要依據(jù)。在現(xiàn)場(chǎng)審核中，審核職員不僅要有強(qiáng)烈的責(zé)任心，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)要求，更需要正確把握并運(yùn)用好審核的技巧和策略。現(xiàn)場(chǎng)審核主要圍繞兩方面展開(kāi)，一是收集客觀證據(jù)，二是對(duì)客觀證據(jù)進(jìn)行。因此，審核必須把握好切進(jìn)點(diǎn)，選擇好審核的路徑，運(yùn)用好審核，發(fā)揮好專業(yè)判定。
在審核路徑的選擇方面，審核職員可根據(jù)檢查表的設(shè)計(jì)要求，自身生產(chǎn)工藝、經(jīng)營(yíng)/服務(wù)的特點(diǎn)，企業(yè)的組織架構(gòu)等實(shí)際情況，公道安排檢查路徑。在審核方法的選用上，一般采取抽樣調(diào)查，因此，審核應(yīng)盡可能抽取其有代表性的樣本，同時(shí)更應(yīng)取得受審部分的密切配合，以便使審核結(jié)論客觀公正。現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查一般包括“聽(tīng)、看、問(wèn)、查”四個(gè)環(huán)節(jié)。“聽(tīng)”主要是聽(tīng)受審部分有關(guān)職員的先容：“看”主要是查閱受審部分有關(guān)資料，其中包括制度、計(jì)劃、規(guī)范、程序和原始記錄等：“問(wèn)”主要是在聽(tīng)取先容情況時(shí)提出，問(wèn)清情況，把握現(xiàn)狀：“查”主要是為立論有據(jù)，將聽(tīng)、看、問(wèn)收集到的情況和題目，采取順藤摸瓜的方法，到現(xiàn)場(chǎng)查證核實(shí)，一查到底，由點(diǎn)及面了解全貌。在現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查中，審核職員要面對(duì)較為復(fù)雜的人和事，會(huì)遭碰到各種意外的情況，審核職員要發(fā)揮自身所長(zhǎng)，充分運(yùn)用好專業(yè)的判定，尤其是對(duì)不符合項(xiàng)的界定，除了深刻理解標(biāo)準(zhǔn)的要求外，還要把握一些技巧，要貫徹“以事實(shí)為依據(jù)，以標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)繩”的判定理念。
4.撰寫(xiě)好一個(gè)“報(bào)告”
審核報(bào)告是整個(gè)審核工作的外在體現(xiàn)，是在對(duì)客觀證據(jù)及審核記錄進(jìn)行認(rèn)真統(tǒng)計(jì)、分析、回納和評(píng)價(jià)基礎(chǔ)上形成的審核。審核組長(zhǎng)對(duì)審核報(bào)告的編制、正確性和完整性負(fù)責(zé)。審核報(bào)告既要簡(jiǎn)明扼要，又要提供足夠的信息，使看報(bào)告人能對(duì)審核有一個(gè)全面的了解。因此，撰寫(xiě)審核報(bào)告既要把握足夠的客觀證據(jù)和審核發(fā)現(xiàn)，又要透過(guò)現(xiàn)象看本質(zhì)，通過(guò)局部看全局，要用典型的事實(shí)、數(shù)據(jù)說(shuō)話，要聚焦組織領(lǐng)導(dǎo)和顧客關(guān)心的題目。不符合項(xiàng)糾正和預(yù)防措施，既要體現(xiàn)可操縱、可控制、可評(píng)價(jià)，不能就事論事，又要體現(xiàn)預(yù)防、系統(tǒng)、，貫徹持續(xù)改進(jìn)的思想。審核結(jié)論應(yīng)與末次會(huì)議上結(jié)論一致。審核報(bào)告在報(bào)有關(guān)治理高層審查同意后，盡快投遞受審方。
四、加強(qiáng)內(nèi)部審核的后續(xù)跟蹤
改進(jìn)是永無(wú)止境的。企業(yè)的質(zhì)量治理體系也是一個(gè)與時(shí)俱進(jìn)的過(guò)程，只有通過(guò)不斷的完善和改進(jìn)，才能推動(dòng)企業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)作的規(guī)范化，從而提升企業(yè)整體質(zhì)量治理平臺(tái)，更好地拓展業(yè)務(wù)，參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。開(kāi)展質(zhì)量?jī)?nèi)部審核的主要目的是發(fā)現(xiàn)題目，促使有關(guān)職能部分采取糾正和預(yù)防措施，以實(shí)現(xiàn)質(zhì)量/服務(wù)的改進(jìn)。因此，審核組對(duì)審核報(bào)告所揭示的題目，要加強(qiáng)后續(xù)的跟蹤，對(duì)不符合項(xiàng)糾正和預(yù)防措施的實(shí)施和驗(yàn)證，要進(jìn)行后續(xù)的檢查，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的題目，要及時(shí)與有關(guān)部分匯總分析，提出整改措施，對(duì)實(shí)施情況再驗(yàn)證，從而對(duì)質(zhì)量體系的正常運(yùn)作及時(shí)提供監(jiān)視和指導(dǎo)，為質(zhì)量體系的實(shí)施提供必要的外部保障。
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