淺談電力局辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)模型
摘要：從管理層次、數(shù)據(jù)流、工作界面、功能模塊、系統(tǒng)安全性等幾個方面對肇慶電力工業(yè)局辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)模型進行了詳細的分析。
關(guān)鍵詞：管理 智能
肇電力工業(yè)局直轄鼎湖、高要、四會、廣寧四個縣區(qū)局,同時局本部按生產(chǎn)職能設(shè)置多個管理所,地點分散,信息傳遞不便,難于管理。為此,肇慶電力工業(yè)局決定建立全局辦公自動化系統(tǒng),通過該系統(tǒng)將局本部與下屬單位緊密聯(lián)系在一起,使得分散在各單位各部門的各種信息能夠相互交換。經(jīng)過一年多的努力,我局的廣域網(wǎng)已基本形成,軟件開發(fā)也已取得階段性成果。
1、軟件開發(fā)平臺的選擇
Lotus、Notes是一個基于各部門協(xié)同工作的工作平臺,有強大的通信和信息管理功能,保密性強,有良好的擴充能力,且通過了美國C2級安全認證,因此我們選擇Lotus、Notes作為開發(fā)平臺。
2、管理層次結(jié)構(gòu)
2.1、系統(tǒng)層次結(jié)構(gòu)
層次結(jié)構(gòu)是一個物理模型,它體現(xiàn)實際機構(gòu)設(shè)置。肇慶電力工業(yè)局辦公系統(tǒng)是一個整體,其中局本部和各縣局分別是一個管理子系統(tǒng),整個層次結(jié)構(gòu)共分4級,即肇慶電力工業(yè)局辦公自動化系統(tǒng)、子系統(tǒng)、工作部門、工作人員。
2.2、管理層次
管理層次、機構(gòu)設(shè)置是一個單位工作的基礎(chǔ)。一般管理層次是指上下級管理層次,不同級別的科室向上級負責并管理下級。在實際工作中一些科室的任務(wù)突破了行政隸屬的關(guān)系,它會成為某種信息的樞紐,從某些方面對其它平級科室進行管理,如局辦公室,在全局日常工作中它是一個工作信息的樞紐,對全局日常工作起協(xié)調(diào)作用。
工作部門負責具體工作,是辦公系統(tǒng)的基礎(chǔ)信息點。一個工作部門由工作組成工作人員組成,任何一個工作人員或工作組的請示、匯報都必須通過工作部門領(lǐng)導上報局領(lǐng)導或其它工作部門,上級的指示、各種文件也要通過工作部門傳達到工作人員。
職能部門也是一個工作部門,只不過在某項職能上有特殊地位。職能部門的另一個特征是它有信息轉(zhuǎn)貯的功能,職能部門負責收集與自己職能有關(guān)的各種文件、請示、報告、報表,并上報局領(lǐng)導及有關(guān)部門,同時將文件、上級領(lǐng)導的指標等轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)單位。每個職能部門都有檔案庫,用來存儲有關(guān)資料。
整個系統(tǒng)管理層次分四級,局領(lǐng)導是管理工作的最高層,局領(lǐng)導通過職能部門管理工作部門,工作部門將具體任務(wù)下達給工作組或工作人員。
3、數(shù)據(jù)形式
辦公自動化系統(tǒng)中流動力和存儲的數(shù)據(jù)主要是文檔數(shù)據(jù)和圖形數(shù)據(jù)。文檔數(shù)據(jù)以MICROSOFT、WORD、EXCEL等外部格式存儲,與其它系統(tǒng)接口數(shù)據(jù)采用純文本方式。圖形文件(如上級發(fā)文)采用掃描壓縮方式存儲。
參與流通的數(shù)據(jù)有發(fā)下幾種形式:
a)傳閱型。傳遞給有關(guān)人員閱讀并提出意見,然后返回發(fā)文單位,存檔。主要指有文號的正式文件、綜合信息報表。
b)閱辦型。有關(guān)人員閱讀后交給經(jīng)辦人,經(jīng)辦人需把辦理結(jié)果返回發(fā)文單位存檔。主要指有文號的正式文件并有催辦要求。
c)公告型。同時發(fā)布給有關(guān)人員如通知、公告、參考資料等,可有答復也可沒有。
d)請示、審批。發(fā)文人要達到某種目的需要各級領(lǐng)導批準。發(fā)文人可以指定一個或多個審批人,審批人可另行指定下一個審批人。審批完成后返回發(fā)文人存檔。
e)私人信件。所有人員與人員之間的郵件,可回復也可不回復。
f)共享信息。使有權(quán)限的人在公用檔案庫、資料庫及INTERNET上查詢有關(guān)資料。
4、工作界面及功能模塊
系統(tǒng)設(shè)置兩組模塊(見圖1)。工作模塊是以個人常規(guī)工作為主要目的的模塊,系統(tǒng)中每個人都有一組工作模塊用以處理個人的工作;職能模塊是職能部門處理職能工作的模塊。
4.1、主要工作模塊
4.1.1、請示、審批
所有需要向上級請示或匯報的文檔由這個模塊撰寫和發(fā)出。文件來源可以是由WORD、EXCEL撰寫的,也可以是從其它郵件上轉(zhuǎn)來的。請示表格有以下內(nèi)容:
a)審請發(fā)文。填寫發(fā)文稿紙,指明會辦單位,撰寫文件內(nèi)容,然后發(fā)給辦公室。審請發(fā)文被批準或不批準時應(yīng)有回復給審請人。
b)請示。填寫請示承辦登記表和請示內(nèi)容,確定審批人員,可以一個也可以多個或由審批人確定下一個審批人。請示被批準或否決后,審批結(jié)果應(yīng)轉(zhuǎn)發(fā)給申請人,、并存檔、實施。各種需要轉(zhuǎn)發(fā)的請示先在待辦事宜里出現(xiàn),由請示、審批模塊處理,批復后轉(zhuǎn)給申請人員。如果要請示的人不在,則系統(tǒng)會提示你是否還要發(fā)出請示,可以發(fā)出后等審批人回來處理或改變審批人。如果審批流程中有第二審批人,當?shù)谝粚徟嗽趯徟鷷r間內(nèi)未批復時則自動轉(zhuǎn)到第二審批人。系統(tǒng)中所有審批流程都有這個功能。圖2是審批流程圖。
4.1.2、統(tǒng)計、報表
所有需要向上級上報的統(tǒng)計結(jié)果和綜合信息報表由這個模塊撰寫和發(fā)出。文件來源可以是由其他數(shù)據(jù)庫提取,也可以用WORD、BXCEL編寫,或從其它郵件上轉(zhuǎn)來。報表上報給有關(guān)部門后,各部門應(yīng)有回復。
所有發(fā)出的文件及回復都能在個人資料庫中存檔。如果報表文件是一般工作人員起草的,必須給工作部門領(lǐng)導修改后再上報。
4.1.3、資料查詢
可以用這個模塊查詢局檔案室的文件。正式公文只能查閱目錄,選定文件后需向職能部門提出借閱申請,批準后方可查看內(nèi)容。參考資料可隨時查看、復制。
4.2、主要職能模塊
4.2.1、收文
收文是指外部來文。文件收到后由收文管理模塊進行登記和將文件用掃描儀錄入計算機,并確定傳閱流程和傳閱人員,需要辦理的還要確定承辦人員。文件傳閱后和承辦人辦理后,連同傳閱意見和辦理結(jié)果返回收文模塊,由收文模塊轉(zhuǎn)去歸檔模塊歸檔。文件發(fā)出后可在收文模塊中看到文件流通的情況。收文流程見圖3。
4.2.2、發(fā)文
發(fā)文是指局內(nèi)一個文件由起草到發(fā)出的過程。起草文件的是一個工作部門,起草文件先發(fā)到職能部門,職能部門在待辦事宜中看到這個發(fā)文要求后,轉(zhuǎn)給職能部門領(lǐng)導核稿并決定會辦單位。會辦單位意見返回后,再轉(zhuǎn)至職能部門領(lǐng)導綜合,綜合定稿后轉(zhuǎn)給局長簽發(fā)。局長簽發(fā)后由機要室登記、編文號、存檔并發(fā)文。文件發(fā)給各工作部門后由各部門存檔。發(fā)文流程見圖4。
4.2.3、歸檔
文件歸檔的主要工作是將需要歸檔的文件分類、設(shè)置保密等級并存入檔案室。檔案室是一個模擬檔案管理的數(shù)據(jù)庫,用于存放文件、參考資料等供查詢信息。任何人都可查詢檔案室,但除參考資料外都只能看到目錄,要查看文件需要請示借閱,批準后方可查看。
5、安全性
5.1、權(quán)限
辦公系統(tǒng)有嚴格的權(quán)限規(guī)定,權(quán)限分人員權(quán)限和文件權(quán)限。人員權(quán)限由層次化結(jié)構(gòu)決定,不同層次下的人員要進行通信必須通過上一層結(jié)構(gòu)的身份驗證和周轉(zhuǎn)。文件權(quán)限分數(shù)據(jù)庫權(quán)限和文件權(quán)限。數(shù)據(jù)庫有一個存取控制表,建立時即可確定存取人員。一個文檔的存取權(quán)限分作者、讀者和編輯者。在一份請示報告中撰寫人是作者,審批人是編輯者,而其他人為讀者。辦公系統(tǒng)中的所有數(shù)據(jù)庫、文檔都有嚴格的存取權(quán)限限制。
5.2、時效性
可以為文檔規(guī)定流通時間和存在時間,如一項審批要求在限定時間內(nèi)答復,如不答復則系統(tǒng)會自動發(fā)催辦通知。文件在失效后自行刪除,如召開會議通知在會議召開后自行刪除。
5.3、保密性
系統(tǒng)對所有以個人身份發(fā)出的信息,包括電子簽名等都進行驗證。一個文檔沒有給某個讀者權(quán)限時,他是無法閱讀的。
6、結(jié)束語
該系統(tǒng)目前已正式投入運行。結(jié)合肇慶電力工業(yè)局的實際情況,軟件設(shè)計方面基本做到了實用性與通用性的良好結(jié)合,開發(fā)了與其它系統(tǒng)的接口界面,使肇慶電力工業(yè)局的信息管理水平在辦公自動化系統(tǒng)(OA)這個信息傳輸樞紐的推動下上了一個新的臺階。
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