試談信息化管理助力企業發展
摘要：企業信息化建設在企業的生產經營中發揮著重要作用，并扮演了必不可少的角色，被越來越多的企業領導者所認可，其效率的高低直接影響到企業的收益，其提供數據的準確性直接影響領導的決策方向，這對企業帶來的是不可估量的效益。因此，信息化的程度將直接影響企業的管理水平，并助力企業的生產經營，提升企業的核心競爭力。
關鍵詞：信息化;ERP;企業;生產;經營;助力;內控
隨著信息化的不斷發展，信息系統的功能不斷得到完善和強大，企業的生產經營對信息系統的依賴越來越大了，其信息化的程度逐步成為判斷企業是否現代化的標準之一。因此，各企業都在加強信息技術在生產、管理和銷售等環節的應用，以提高企業的效率，提升企業的核心競爭力。
企業信息化是企業為了有效管理人力、財力、物力等資源，利用現代化的工具和手段，實現其經營目標的過程。信息化管理是融入了企業生產經營管理的信息系統的運轉和管理，信息系統是在整合了企業的管理制度、組織文化后，結合先進的業務流程，通過信息技術，建立信息系統項目和后續運營，為企業經營和管理提供工具。信息系統不是一次性就完成的，是按照管理的模式經過多次提升和改善逐步形成，適合企業文化、管理模式和業務模式。企業存在各種為實現高效管理的管理信息系統MIS(Management Information System)，如采購管理、生產管理、庫存管理、銷售管理、財務管理、人力資源、設備管理等，且管理層為了方便掌控企業的總體情況，還專門把各專業系統的信息統一布署到一個統一的界面，通過權限制約，滿足各管理層查詢相關業務的情況，有的企業在集成各系統的基礎上，整合了一套合署辦公系統，在其系統內包涵了企業生產經營的最新狀態，上至董事長，下至業務員，均可在系統上找到適合自己的信息，這就是信息系統的整合作用，為企業的發展提供了基礎。
管理信息系統可以按照不同的領域分為ERP(Enterprise Resource Planning)系統、生產制約系統、生產過程中信息管理系統等，其中ERP系統，是現在流行、使用最廣泛的系統，它是近代在國際上通行的、以現代化的先進管理思想為基礎的、應用現代信息技術的管理系統，它為企業提供了決策、計劃、制約和經營業績評估等全方位的管理平臺，其定位在經營管理、生產管理或成本制約的層次上。
ERP通過對企業的各種資源進行綜合平衡和優化管理，并協調企業生產經營各個環節，以市場為導向開展企業的各項業務活動，全方位地提高企業的市場競爭力，從而取得較好的經濟效益。 ERP系統是以業務流程管理為核心的管理信息系統。ERP系統將企業的核心業務劃分成若干相對獨立、相互關聯的業務流程，它們組成了企業的主價值鏈，支持著企業的運作。以流程為核心的管理思想克服了傳統企業那種被職能部門分割的現象，將企業的生產經營各個環節，如銷售、生產、采購、財務等連結成一個有機的整體，使企業實現了橫向和縱向的集成，并在供應鏈環節實現了高度集成，每個環節實現了物流、資金流、信息流的三流合一，使企業的生產經營活動的運作更加流暢，加快了業務處理活動的反應速度，在激烈的市場競爭中取得優勢。為實現最大的效益，系統在各環節設置了風險制約點，以防止企業效益流失。
以下是通過銷售業務的管理，來詳細說明信息系統是如何在業務的各個環節進行風險制約的。
企業的銷售業務是在購買原材料、生產之后產生利潤的最后關口，如果制約住其風險，則相應的就爭取到了最高利益，因此，在銷售的各環節的風險制約就顯得尤為重要。在之前的銷售中，其風險主要體現在銷售之后形成的應收賬款上，后續只能做回籠貨款的工作，其在售前和售中制約風險只能靠人為的手段進行，而在現行的ERP系統中的銷售，實現了多方位、多功能的風險制約技術和手段，在售前、售中、售后進行全線制約。比如，在售前，經過詢價、報價后，按照具體情況后續可以與客戶簽訂銷售合同或者直接簽訂銷售業務意向書，為后續銷售業務奠定基礎。為了對售前的管理，ERP系統設計了相應的詢價、報價、合同等業務流程與實際業務相適應。對于銷售業務的開始，ERP系統有對應的銷售訂單業務流程為其做支撐，且在銷售業務的開始處，系統便自動集成了檢查客戶預付款和產品庫存的情況，以判斷此筆業務的風險大小及是否可以滿足客戶要求，即如果預付款不足，則會對企業造成風險，如果庫存不滿足，后續的業務無法正常進行，則會降低客戶滿意度，這樣對企業的信譽度會產生不良影響，所以，如果客戶預付款和庫存足夠，則后續的業務可以順利進行。在發貨環節，系統可以按照實際發貨數量繼續檢查貨款和庫存情況，之后給客戶開發票、清賬業務，這些均是系統自動檢查相關業務數據進行風險制約。這在沒有系統之前，通過人工手段執行是很難做到準確無誤的，但運用信息系統后，只需財務收款，庫管員入庫后，銷售業務員就可以直接在系統創建銷售單據，之后出庫員按照發貨單的數量進行出庫并確認，財務人員按照前序單據開發票，財務清賬人員按照業務數據和收款情況直接清賬即可。這整個過程中，系統均實現了業務數據和金額數據的自動集成，減少了數據重復錄入的工作量，保證了數據的準確性，提高了工作效率。在這一系列業務實現過程中，系統通過權限不相容策略規避了業務中存在的各種理由，為貨款及時回籠，提高經濟效益，提供了及時可靠的保障。
為了滿足各級管理層對業務的及時監控，ERP系統還提供了強大的報表功能，供各級人員在系統內隨時了解業務的最新動態，并為領導制定后續業務策略提供準確及時的數據基礎。因此，從這一系列的系統制約和功能上不難發現，信息系統完全實現了企業的不相容崗位分離原則，符合企業內制約度要求，降低了經營風險，為決策提供了依據，提高了工作效率。
隨著企業信息化系統的發展，一些經濟理論在系統內實現成為了可能，如PDCA循環管理、JIT庫存管理、全面質量管理等現代化的管理思想在系統內由于基礎數據的完善，使其在系統內的全面實現變得容易。例如，在PDCA循環上升式管理中，是把事后發現理由變成事前發現理由，并將發現的理由在事前解決，在銷售各環節中，系統能及時地發現風險，并通知相關部門進行整改，整改完成后，繼續后面的業務，在整個業務過程中，既進行了風險制約，也加快了理由解決速度，提高了整體業務的工作效率。在JIT零庫存管理中，一般的信息系統會在系統內設置安全庫存，并根據業務情況設置預先報警機制，通過需求的實時變化更好地實現真正作用上的JIT管理。全面質量管理是在企業內部全員、全部范圍、全部生產過程的管理，即讓每一個員工都參與到質量管理之中，這種理念在信息系統中可通過角色設置、權限管理、風險管理等工作攝入到員工工作崗位的的各個環節，以達到全員參與產品的質量管理的目標。
總之，信息化管理已然成為企業發展的必定趨勢，信息系統的正常運轉，整合了企業生產經營的各種數據，為企業管理層決策提供了可靠準確的數據基礎，系統內通過對不相容崗位權限限制，實現了內制約度要求，加強了風險制約，降低了人為因素造成的風險，在生產經營的各環節，結合了現代的管理思想和企業的實際情況，其強大的報表監控功能，為企業快速發展提供可靠基礎。因此，企業信息化管理在企業中的地位越來越重要，企業的發展與其息息相關，其對企業的助推作用將越來越明顯。
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