檔案知識介紹
1、檔案的定義
檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、醫學、文化、宗教等活動中直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式的歷史紀錄。
2、中國檔案的起源
檔案是人類社會發展到一定階段的文明產物，使人類社會實踐活動的原始記錄。我國檔案界對我國何時有了檔案意義上的歷史紀錄觀點不同，大致歸納為三種：
第一、節繩、刻契說。持這種觀點的認為檔案起源于文字未產生之前的“結繩刻契“時代，但這還不是一般意義上的歷史紀錄和檔案，而稱之為史前時期的檔案。
第二、文字說。持這種觀點的認為檔案檔案與文字同時產生，但人們第一次用文字來記錄和交流信息時，檔案也就產生了。
第三、國家說。持這種觀點的認為檔案起源于國家出現以后，當國家第一次用以進行階級統治和國家管理的文件有意識的保存起來時，檔案就出現了。
3、中國檔案形式的演變與沿革
(1)陶文檔案新石器時代的晚期，踞今五千年左右。從考古發現來看，有陜西一帶仰韶文化遺址的陶器記事符號;有山東等地的龍山文化遺址的陶片文字和文字記錄。
(2)甲骨檔案商周時期的檔案，踞今三千年左右。從出土實物和可靠的記載來看，甲骨檔案主要集中于商代，現在保藏的甲骨多為盤庚遷殷到紂亡的273年間的遺跡。
(3)石刻檔案金文是鑄刻在金屬鼎彝器上的一種銘文，也稱鐘鼎文，一般是指冶鑄在青銅器上的文字。有銘文的青銅器始于商代，但數量少，金文字數也不多。金文單桿的鼎盛時期在西周。石刻檔案。即有關資料記載，殷代有少數刻石，東周以后逐漸增多，秦代以后石刻碑碣大量出現，石刻檔案進入盛行時代。
(4)簡牘檔案自商周直至東晉時期，特別是從周代到漢代一千余年間，多用竹片木板撰寫文書。書于竹片的稱為竹簡，寫在木板上的稱為木牘，統稱為簡牘檔案。簡牘編聯在一起稱薇冊，所以又稱為簡冊檔案。
(5)簡帛檔案縑書帛書幾乎與簡牘同時出現。據有關專家推測，帛書可能與典冊一樣，在殷商時期已經有之，但迄今未見實物。春秋戰國以后，紡織業較前更為發達，簡帛檔案逐漸增多。
(6)紙質檔案由于紙的發明和社會生產的發展，文件的書寫材料逐漸為紙張代替，形成了大量的紙質檔案。我國雖然從漢代就發明了紙張，但直到東晉以后，紙張逐漸取代了縑帛，成為檔案的主要載體材料。
(7)現代載體檔案隨著現代科學技術的發展，檔案的形式也發生了一些新的變化。除了傳統得紙質檔案外，產生了許多感光介質河磁性介質材料為載體的照片檔案、錄音魯像檔案、光盤檔案和機讀檔案等等。檔案的內容更豐富、形式更多姿多彩。
4、中國檔案名稱的變化
在我國，對文書和檔案最早的稱呼，叫作“冊”、“典”。在周代又有“中”的叫法。自商周簡牘檔案和縑帛檔案產生以來，簡、牘、簡策、簡牘、簡書、帛書、簡書或竹帛等稱呼，皆指文書、檔案和書籍。唐代以后，又稱公文和檔案為“文案”、“案牘”，有時也用“文牘”、“文書”、“薄書”來表示。
5、“檔案”一詞的來源
“檔案”一詞，據現有材料初見清代。“檔”字在《康熙字典》里的解釋為“橫木框檔”，就是木架框格的意思。“案”，《說文解字》釋作“幾屬”，就是像小桌子一類的桌幾。由此引伸，又把處理一樁事件的有關文件叫作一案，并統稱收存的官方文件為“案”或“案卷”等。“檔”和“案”連用，就是存入檔架的文案和案卷，而且把放置檔案的架子稱作檔架，把一格稱作一檔。這些叫法有的一直沿用下來，至今我們稱檔案，依然有形象的和內在的意義。它的科學定義是這一直義的深化與發展。
6、檔案的屬性
檔案的屬性是指檔案在社會中表現出來的固有特征、特點。首先，它具備特有的基本屬性，即原始記錄性。檔案是人們從事社會實踐活動的記錄材料轉化而來的，是歷史的原始記錄。其次，它也具備許多文獻共有的一般屬性，即信息性、文化知識性。檔案是一種信息，是國家信息資源的重要組成部分，可以擴充、濃縮、擴散、分享、替代等，也可以收集、傳遞、存儲、檢索、處理、交換、利用。檔案是人類對自然和社會運動形態與規律的認識與描述，使人們在社會實踐中積累起來的經驗。檔案作為文化知識的一種載體和形式，具有原始性、孤本性、繼承性。
7、檔案工作的性質
(1)從檔案工作本身來說，它屬于一種科學的管理性工作。
(2)從檔案工作同其他工作的關系來說，它屬于一項條件性的服務工作。
(3)從檔案的形成特點和檔案工作在政治斗爭中所起的作用來說，它是一項政治性的工作。
8、檔案工作的基本原則
(1)統一領導、分級管理，即國家全部檔案分別由各級、各類檔案保管機構集中管理;全國檔案工作在各級人民政府領導下，由各級檔案事業管理機構統一、分級、分專業進行管理;實行黨政檔案和黨政檔案工作的統一管理。
(2)維護檔案的完整安全。
(3)便于社會的方面對檔案的利用。
9、檔案法制監督的主要內容
(1)對國家各級行政機關包括檔案行政管理機構制定有關檔案工作規章、規定的合法性進行監督;
(2)對檔案行政管理機構設置、人員配置情況依照檔案法規的規定進行監督;
(3)對檔案行政管理機關及其工作人員的具體行為進行監;
(4)對檔案工作的具體環節進行監督;
(5)對社會組織和公民能否履行檔案法律、法規中規定的義務及依法享有權益進行監督。
10、科技檔案的定義
科技檔案是國家機關、社會組織、個人在科技、生產、建設活動中直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
11、檔案編研的工作內容
(1)、編寫參考資料;(2)、匯編檔案文件;(3)、參與編史修志;(4)、撰寫論文專著
12、幾種檔案編研參考資料的編寫
(1)大事記：大事記亦稱大事年表。是以時間為線索記載一個地區、一個機關、一個專題、一個歷史階段發生的重大事件(事實)的書面材料。
大事記編寫程序與方法：一是明確大事記的時間界限和內容范圍，二是廣泛收集與之有關的檔案文件和其他相關資料，三是摘錄應該列入大事年表的事實，四是對摘錄的事實進行審核，五是按計劃排列大事，組成完整的系統。
大事記編寫的體例與形式：多數采用條目式，并以編年體為主要體例。
(2)、組織沿革：系統記載一個地區、機關或專業系統的組織機構、人員編制、體制變革等情況的參考資料。
組織沿革的類型：一是地區組織沿革，二是機關組織沿革，三是專業系統組織沿革。
組織沿革的體例：編年法、系列法、階段法。
(3)基礎數字匯集：以數字的形式集中反映某一地區或某一方面情況的參考資料，又稱“統計數字匯集”。
基礎數字匯集的編寫要求：首先應該保證數字、數據的準確性，其次應該注意體例，根據不同的需要采用不同的編寫方法。同時還應堅持實事求是的態度和嚴謹仔細的作風。
(4)專題概要與會議簡介
專題概要：又稱專題資料，是以文章敘述的形式，簡要的記述和反映某一方面情況，以檔案文件為基礎編寫的參考資料。
專題概要的編寫一般需經過選題、選材、編輯加工、公開或內部出版幾個環節。
會議紀要：利用會議文件或會議資料編寫的、簡要介紹某會議過程及其基本情況的一種參考資料。
會議簡介的類型有國際性的、全國性的、地區性的、專題性的、機關的會議簡介。
會議簡介的編寫一般采用文字敘述方式，要求重點突出、語言樸實、簡明扼要、敘述完整。機關企事業單位可以編制單位黨委會議簡介和行政辦公會議基本情況簡介。可以一年一編，也可隨時編寫，注意積累。
13、檔案整理的基本原則
(1)檔案整理必須保持文件的歷史聯系;
(2)檔案整理要充分利用原有的整理基礎;
(3)檔案整理要便于保管和利用。
14、檔案全宗
全宗是一個獨立的機關、團體、企事業單位或著名人物在社會活動中形成的檔案的有機整體。
15、檔案的一般分類方法
(1)按文件的來源分類：組織機構分類法、作者分類法、通訊者分類法。
(2)按文件形成時間分類：年度分類法、時期或時代分類法。
(3)按文件的內容分類：問題分類法、實物分類法、地理分類。
(4)按文件的形式分類：按文件種類分類法、案文件載體分類法。
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