會展策劃包括什么
前期準備
■預算
展覽預算與會議預算有相同的地方，也有不同的地方——
相同的地方：住宿費、餐飲費、商務考察費用(如果有考察計劃的話)。
不同的地方：展覽場地租賃、展覽布置、展品運輸與倉儲、小型新聞發布會或者酒會。
展覽場地租賃：如果展覽在固定的展覽場地進行，那么展覽場地的租賃預算通常按展位計算。國際標準展位面積通常為3mX3m,隔斷高度在2.3m至2.5m之間。標配設施有射燈、椅子、資料桌、電源。展館業主通常有下列設備可供租賃：展布支架、視聽設備、多媒體設備、裝飾用品、小型搬運工具等。
如果是在其他公共場所舉辦展覽(譬如市政廣場或者體育場所等)，那么場地租賃的預算就很難預測了——通常面議，按日計算，價格與場地人流集中度及展覽時間(是否重要假日等)有關。
■邀請
不管什么樣的會議或者展覽，主辦者當然希望適宜的對象(客戶)參加。作為主辦者，邀請的方式非常重要。通常情況下，邀請包括信息發布、回執處理、確認通知等3個程序。
■簽到與入住安排
如果是小型商務會議，簽到相對簡單，僅僅是名錄登記。但如果是大型會議或者展覽，那么簽到就是一項復雜的工作。
如果事先將回執的項目設計得很周全，對于簽到及入住安排有很大幫助。
■餐飲安排
一般而言，展覽不統一安排餐飲(特邀嘉賓或者重要客戶除外)，會議通常統一安排餐飲。餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。類別有中式、西式及清真系列。
■交際/酒會
交際/酒會一般需要細心策劃。酒會的目的是加強公共關系及客戶感情聯誼，所以氛圍十分重要。重點：場地、節目、司儀、安全保障、服務程序。由于酒會的規模及目的不同，沒有完整的標準酒會模式，只能借鑒一些已經舉辦過的酒會實例。
■新聞發布會
新聞發布會議形式包括記者招待會、新聞發布會、酒會等。一般來說，酒會更自由、隨意一些，非正式一些，氣氛也相對輕松一些，它可以單獨召開，也可以附屬于其它形式，比如，有的在招待會后舉行酒會或茶會。記者招待會一般是專題性的，以“答記者問”為主要特色。另外，新聞發布會由公關負責人執行即可，而記者招待會一般有更高層次官員出席。在這些形式中，最為常見的是新聞發布會。
活動策劃、確定活動主題。
活動策劃主要包括如下內容：
1、會議議程策劃安排大多數發布會整個過程就是講話，念稿件，例行演示。實際上，盡管發布會是一個正式的會議，但可以做得更活躍一些，尤其是會議的開幕。
2、主題策劃發布會的主題，可以有多種取法，常見的是在主題中直接出現“XXX發布會”字樣，也有的有一個大的主題，下面為正題，也有兩者的結合。
另外，按照國家新聞出版有關部門的規定，凡是主題中有“新聞”字樣的發布會，須經國家新聞出版部門的審批。一般來說，實踐中，很多企業略去“新聞”字樣，采用其它稱法。
參會人員的選擇上，服務發布內容需要的原則，選擇相關性強的人員參加。一般來說，官員都選擇講話較有份量的人物，而專家則是在該領域有建樹或名氣大的人。
新聞記者則是發布會的重頭，一般來說，先造一份擬邀請的名單，提前一周時間發出邀請函，然后電話落實。時間較突然的新聞事件可以采用電話和傳真的方式。落實好后做好分類的統計工作。
擬定活動策劃案和具體操作方案。
活動策劃案是指導整個活動的戰略、戰術文本，供策劃活動用。一般來說，會議核心成員才提供。具體操作方案則是用于企業內部或者協助代理公關公司，指導整個活動的具體操作，一般比較詳細，具體到每一個人每一步，甚至具體到胸卡的內容，時間上具體到分鐘。一般會議人員人手一份。新聞通稿及相關資料準備提供給媒體的資料，一般以廣告手提袋或文件袋的形式，整理妥當，按順序擺放，再在新聞發布會前發放給新聞媒體。
時間選擇與場地落實、現場布置。
時間選擇在新聞策劃中是一種藝術，發布時機選擇不同，效果迥異。
企業發布會有時要避開重大的事件、會議，比如“兩會期間”版面較緊張，記者也大多有安排，時間上不能保證。有時則要趨近于某些時機，比如相關性大的時候，起到借勢的效果。
另外，在時間上，一般選擇人們容易記起的日子，如節日，一月之月初、月末，也要避開一些禁忌日。如果是星期六、星期天或其他節假日，可以考慮在下午進行。
場地的選擇上，一般綜合考慮以下幾點：
一、是品位與風格。
場地可以選擇戶外，也可以選擇在室內，但以室內為常見。因為各方面的配套好一些。
酒店有不同的星級，從此次發布會來看，選擇五星級或四星級是可以的。
另外，非正式的會議，或離自然、健康較近的產品屬性，可以選擇在避暑山莊等地召開。
酒店也有不同的風格，不同的定位，選擇酒店的風格要注意與發布會的內容相統一。
二、是實用性與經濟性。
會議廳容納人數?主席臺的大小?投影設備、電源?布景、胸部麥克風、遠程麥克風?相關服務如何?住宿、酒品、食物、飲料的提供?價錢是否合理?有沒有空間的浪費?等等，這些都要考慮。
三、是方便性。
離主要媒體、重要人物的遠近，交通是否便利，泊車是否方便?
現場布置包括：
1、背景布置。主題背景板，內容含主題、會議日期，有的會寫上召開城市，顏色、字體注意美觀大方，顏色可以企業VI為基準。
2、酒店外圍布置，如酒店外橫幅、豎幅、飄空汽球、拱形門等，各個酒店有所不同，有的允許，有的不允許。
3、席位擺放。擺放原則：“職位高者靠前靠中，自己人靠邊靠后”。
注意席位的預留，一般在后面會準備一些無桌子的坐席。
4、相關設備在發布會前要反復調試，保證不出故障。
5、簽到與迎接：一般在大堂、電梯口、轉彎處有導引指示歡迎牌，一般酒店有這項服務。事先可請好禮儀小姐迎賓。一般會議會要求與會者留下名片，準備好“請賜名片”盒。
現場控制。
現場控制是體現總協調人應變能力的一環，現場的突變往往是因為溝通不暢，考慮不周，以及禮節上的疏忽。應該重點重視這些方面;其次，要在事前準備好備選方案;再次，注意積累現場的靈活應變的處理技巧。
在氣氛的控制上，總協調人處于一個平衡的“重心”上，氣氛輕松活潑，與會者的心情也會舒暢。另外一個重要因素是主持人，如果是自己主持則會好一些，但往往是分身乏術，因此在發布會中，需要提前安排好一些事情，事先要與主持充分溝通，讓他(她)對整個會議的風格有個大致的了解與把握。
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