秘書交談禮儀

時間：2024-05-28 00:52:36 辦公文秘

秘書交談禮儀

　　交談禮儀是指人們在交談活動中應遵循的禮節和應講究的儀態等。下面是小編分享的秘書交談禮儀，一起來看一下吧。

秘書交談禮儀

　　(一)、寒喧與敬語

　　音樂始于序曲，交談起于寒喧。寒喧不僅是一種必不可少的客套，而且可以為交談作情緒情感的鋪墊。敬語，不僅可以表現使用者的修養、風度，而且可以為交談的友好發展增添催化、促進的因子。

　　問候寒喧暖人心,問候寒喧是交談的導入階段，是交談的第一禮儀程序。

　　問候也好，寒暄也罷，本身并無多少實際意義，主要是在交談時具有情感導入色彩。問候寒暄可以打破陌生雙方的界限，縮短熟人之間的情感距離，導出交談者之間的交談話題。因此，有人把它稱作人際關系發生、發展的起點，是頗為準確的。

　　(1)、中國傳統的問候寒喧用語比較復雜些。常見的有以下幾種方式：

　　1.問候語的內容是與吃喝拉撒睡有關的。比如;“你吃了嗎?”您吃好了?”還沒歇著啦?”……等等，一天之中的絕大多數時間都可以使用此類問候語。

　　2.問候語是與問候對象正在進行的活動有關。例如：“您上班去呀?”“您正在吃飯?”您出去呀?”等等。這類問候語有點“明知故問”的味道。

　　3.問候語是與了解對方的行動目的有關的，如：“您干什么去?”對這樣的問候，答話者既可如實相告，也可隨便答上一句“我出去一下”之類的話。

　　4.問候語是與夸耀對方有關的，如：“小王，你穿這身衣服顯得特別英俊。”

　　5.問候語是不具體涉及交談雙方的，如：“這天可真好?”，“電影院里空氣真差。”這樣一些比較具體、復雜、略顯得羅嗦的問候語，在過去人們生活節奏比較緩慢，人際接觸比較單一、穩固的情況下，曾產生過很好的演禮效果，今后也將繼續存在，繼續發揮它們的作用。

　　隨著時代的發展，各種事物和現象都在發生著迅速而微妙的變化。問候語的發展隨著人們的生活節奏的加快，日益變得簡捷、抽象。現在，公眾場合最常見的問候語和答謝語都只有兩個字“你好!”。它適應于在一切場合，各種情景下，在各色人物之間使用。在文化人中，更有用英美人打招呼時用的“Hi—”以取代“你好”的勢頭。

　　當然，如果是雙方要停下來交談，問候語也可能比較具體。比如，“好久不見，你近來怎樣?”“你走以后，我們好想你喲。”來這里多長時間啦?還住得慣嗎?”好久沒來了，你覺得我們這里有什么變化?”等等。

　　寒暄語越是具體，越應考慮交往環境，交往對象與交往目的，使形式能為內容服務。也就是說，不應當將上述寒喧用語到處亂套，對不同的人應使用不同的問候寒暄語。比如，對頭上長有瘡疤來作客的人，就不能用，“你們家的燈光真亮”作為寒喧語。

　　中國人過去見面，喜歡用“你又長胖了”作為恭維話、問候語。現在恐怕用在小姐們面前就不會有好效果了。同樣，在西方人眼中，只有窮人因無錢長時間參加旅游，日光浴等健身活動，才會發白、發胖。因此，面對西方人也不應用“你又白又胖”作為問候語。

　　西方小姐在聽到人家用“你看上去真迷人!”，“你真是太美了!”等向她們問候時，她們會很興奮，并會很禮貌地以“謝謝”作答。但倘若在中國小姐面前使用這句話就應特別慎重了，弄不好有人會覺得你品行不端、心術不正。不過，幾乎無論在世界的任何地方，與男性比起來，女性更希望得到別人的贊美。如果男性在寒暄時用誠懇、恰當的語言，贊美女性的風度、儀態、談吐等，她們會受寵若驚。在與女性交談時，切不可貿然打聽對方年齡、體重以及婚姻狀況等。

　　到不同地方須使用不同的寒暄語，才會有好的效果。比如，當你進入一間裝有空調，鋪設地毯，四周金碧輝煌的辦公室時，可以說：“你們的辦公室真是富麗堂皇，舒適典雅。”這樣，主人也許會很興奮。但倘若你到一間只有五十年代的木制書桌、水泥地板、白熾吊燈、四壁空空的辦公室也這樣說，主人就會覺得你不是過于虛浮，就是刻意挖苦，因而會很反感的。

　　總之，只有適度的問候與寒暄才能引起交際雙方的交談興趣與欲望，才能活躍交談氣氛，使交談友好、親切地進行下去。

　　(2)、常用敬語顯風度

　　人際感情能否溝通，關鍵取決于交際者的談吐，取決于交際者用什么方式、什么感情交談。美國前哈佛大學校長伊立特曾經說過：“在造就一個有教養的人的教育中，有一種訓練必不可少。那就是，優美、高雅的談吐。”敬語是構成文雅談吐的重要組成部分，是展示談話人風度與魅力必不可少的基本要素之一。使用敬語，是尊人與尊己相統一的重要手段。

　　敬語，特別是常用敬語，主要在以下幾個場景使用：

　　1.相見道好。人們彼此相見時，開口問候：“您好!”“早上好”。在這里一個詞至少向對方傳達了三個意思：表示尊重，顯示親切，給予友情。同時也顯示了自己三個特點：有教養、有風度、有禮貌。

　　2.偏勞道謝。在對方給與幫助、支持、關照，尊重、夸獎之后，最簡潔、及時而有效的回應就是由衷地說一聲“謝謝”。

　　3.托事道請。人生在世，不可能“萬事不求人”。有求于他人時，言語中冠以“請”字，會贏得對方理解、支持。

　　4.失禮致歉。現代社會，人際接觸日益頻繁，無論你多么謹慎，也難免有失禮于你的親友、鄰里、同事或其他人的時候。但倘若你在這類事情發生之后能及時真誠地說一聲“對不起”，“打擾您了”，就會使對方趨怒的情緒得到緩解，化干戈為玉帛。

　　除了以上四大類外，生活中還有許多敬語可展現社交人員的風度與魅力。如，拜托語言：“請多關照”、“承蒙關照”、“拜托”等;慰問語言：“辛苦了”、“您受累了”等;贊賞語言：“太好了!”、“真讓我高興”;同情語言：“真難為你了”、“您太苦了”等;掛念語言：“你現在還好嗎?生活愉快嗎?”;祝福語言：“上帝保佑”、“阿彌陀佛”、“一路順風”等。

　　又如：與人初次見面時可說“久仰”;很久未見可用“久違”;等侯客人用“恭侯”;請人勿送說“留步”;陪伴朋友用“奉陪”;中途先走用“失陪”;請人批評用“指教”;求人原諒用“包涵”;請給方便用“借光”;求人指教用“賜教”;向人道賀用“恭喜”;看望別人用“拜訪”;賓客來訪用“光臨”;贊賞見解用“高見”;歡迎消費用“光顧”;老人年歲用“高壽”;小姐年齡用“芳齡”;他人來信稱“惠書”等等，都可以歸為敬語范圍。

　　(二)、談話技巧

　　語言是雙方信息溝通的橋梁，是雙方思想感情交流的渠道，語言交流在人際交往中占據著最重要的位置，作為一種表達方式，語言交流首先隨時間、場合、對象的不同，而表達出各種各樣的信息和豐富多彩的思想感情。

　　(1)、選擇適當的內容

　　1.話題應量避開一些不宜在友好交談中出現的事情，也應該避免涉及個人隱私等方面的問題。

　　2.話題應盡量符合交談雙方的年齡、職業、性格、心理特征。

　　3.交談中對方顯得無禮時要寬容克制，不能以眼對眼，以牙還牙，出言不遜，惡語傷人;也不可斥責、譏諷對方。可能時可以好言相勸，使對方冷靜;或者轉移話題，討論一些輕松的東西;也可暫時中止一下說話，待對方情緒穩定后再尋找新的話題。

　　4.注意在已有的話題中尋找大家有興趣的細節作為新話題，使談話更具創新和吸引力，能保持談話始終在趣味盎然的氛圍中進行。此外，說話中一般不要使用對方不懂的語言，如方言、土語或外語。由于使用什么樣的語言也是一種情感信息，因此，應盡量用與對方一致的語言交談，如果對方講普通話，就盡量使用普通話與之交談。

　　還有，交談中應注意根據對象選擇不同的表達方式，例如：對待普通市民適宜用通俗易懂、用最接近生活的日常語言與之交談，而不宜用深刻的哲理性的語言，或者枯燥生硬的邏輯推理;對待學問較高深的人適宜用提綱挈領、邏輯嚴密的方式進行交談，而不宜用簡單無聊、雜亂無章的語言進行交談。

　　(2)、語氣忌生冷

　　以下的A和B表達的其實是一種意思，但讓人聽起來，感受卻有天淵之別。

　　A：就這么決定!你說什么也不能動搖我的想法!

　　B：你所說的固然也有道理，但我真的已經決定了。

　　A：你覺得這樣不好!那你說出更好的來!說呀!

　　B：這樣也許不是最好，但我實在想不出更好的辦法來，也許你有?

　　這樣的例子實在是舉不勝舉。沒有人喜歡聽到A組的談話方式，那種咄咄逼人的語氣只會令人感到厭惡。但捫心自問，我們在生活和工作中，有沒有常對身邊人和工作同事用這樣一種語氣說過話呢?當然有!即使我們自己當時不察覺或過后已忘記，但對方一定會深深記得，因為，這種逼人之語，是一種“傷害性語言”。被這種語言刺傷過的人，是不會輕易忘記的。

　　有位企業家在接受記者采訪時，說過這樣一件事：我的成功得自于一位素不相識的人。當時，20歲的我摸進一家大企業想應聘推銷員一職，主考的人將我上下打量一遍，漫不經心地說：這位置不適合你!看你的樣子就知道你不行。我據理力爭，他又說：你說你可以，那好!說出你可以的根據來。說啊!你怎么不說啊!之后，是幾聲冷笑。我覺得他的話像一把刀插入我的心臟。從那一刻，我發誓，我遲早要“吃”掉這個公司!這位企業家在10年后成功收購了當年令他蒙受恥辱的公司。他特地將那個羞辱他的主考官叫到跟前，可惜的是，那個人根本不記得曾有過這樣一件事!這充分可以說明言者無心，而聽者有意的道理。

　　因此，我們應時時檢討自己的談話方式及語氣，萬不能得罪了人自己還不知道。當我們惱怒時，心緒不寧時，失望時……切勿將心情注人語言，否則，一定會得不償失。

　　(3)、不要用把握不準的辭句

　　在一家大企業的來年工作計劃決策會議上，一位中級職務的管理者引起了高層注意。但見他舉止端正，措辭得當，尤其是他的幾點“補充建議”更是令到會者心悅誠服。大家給他以熱烈的掌聲，他謙恭地說：“拋磚引玉之談，謝謝大家厚愛。不過最后幾點建議確實有一定的可行性，尤其是其中關于……，我覺得這同三十六計中的“掩耳盜鈴”之計有異曲同工之妙……”會場死一般地沉默，接著傳出幾聲竊笑。決策者的臉上露出失望，很顯然，這個發言者的“掩耳盜鈴”四個字完全用錯了地方!他在根本拿不準三十六計及掩耳盜鈴這個成語的情況下而“冒險”使用，當然會令別人覺得他淺薄無知而發出竊笑。一般來說，使用拿不準的辭句是一種“冒險”，僥幸撞對了，當然好得很;若用錯地方，則只會貽笑大方。

　　其實，漢文化浩如煙海，漢語中有太多太多的辭句可供選擇。我們實在沒有必要去冒險使用自己拿不準的辭句。如果實在喜歡某句話，不妨回家查閱辭典，拿準了再用也不遲。對那些自己覺得似懂非懂，似是而非的辭句，千萬不要隨便在社交場合“拋出”，弄不好，會讓人當成笑柄呢。

　　(4)、加強文學素養

　　談話，是人類社會生活中的一項主要內容。每個人都要與人談話，談人生、談理想、談生老病死、談世事百態， ……活著，就要說話。在社交場合，那些談吐得體、斯文大方的人士往往倍受歡迎;而那些辭不達意，期期艾艾半天也說不出一句“妙語”之人則常遭冷落。那么，為什么有些人能夠字字珠璣，句句錦繡呢?這其中有什么“訣竅”呢?其實，歸根到底一句話：腹有詩書言自妙。一個學識深厚，修養良好的人，必然一舉一動都透著種“書卷氣”，他的語言也自然是幽默風趣而又不失哲理的。相反，那些胸無點墨的人，他是無論如何也不會出口成章，妙語如珠的。

　　因此，一個人談話水平的高低取決于他的文化素養。文化素養高，談話水平當然高;文化素養低，那當然說不出什么“東西”了。所以，一個人若想在社交場所中出口成章，大放異彩，首先要做的是：加強和提高文化素養。

　　除了多抽出些時間看書外，還應多注意收聽廣播，觀看影視劇，有意識地提高自己的談話“擋次”。書籍，是最基本的“語言營養”，所謂“開卷有益”，不管是什么書，只要你用心去讀去體會，一定能從中汲取到有益的東西，這對提高一個人的談話水平，起著決定性的作用。

　　(5)、恭維的方法

　　在與人交往中，適當地恭維與贊美可令對方無限喜悅。所以有人說：恭維是談話的潤滑劑。這話十分傳神貼切。說恭維話，最根本的一點是要真誠。真誠而恰到好處的恭維，一定可以打動對方的心。若是毫無誠意地胡亂恭維，則只會令人尷尬和反感。

　　恭維還要有“尺度”，在切合實際的情況下小小地夸張一些不妨;若是天花亂墜，硬要將一個花甲老人說成“矯健青年”，或者將一個工作平平者說成“業績杰出”，那所產生的，只能是反效果。因此，恭維要適可而止，恰到好處。多用濫用只會令其流于形式、流于虛偽。

　　(6)、要“舍得”調侃自己

　　調侃別人，每個人都有過，但調侃自己呢!卻是有相當多的人不“舍得”。為什么呢?調侃，可以說是一種善意的嘲諷，往往是從對方的不足或缺點“下手”。比如有人忘性大，朋友常會調侃他：“小王，怪不得今天遲到，是把上班這事給忘了吧?”又或者“這東西還是我拿吧，你拿我不放心，上次你連自己都給弄丟了……”

　　調侃別人，當然是順口談笑，容易極了。但調侃自己，換言之叫“自嘲”，則人們往往不喜歡如此。其實，適時地自嘲，可以化解尷尬，活潑氣氛。

　　例如，某君肥胖，有次去友人家中赴宴，剛落坐便聽得“喀喀”兩聲—友人的餐椅從中折斷。友人只是搓著雙手，連說對不起，別在意等。某君卻笑道，小港灣哪泊得下萬噸巨輪，下次請我吃飯，可得訂做一張鐵皮椅子。一場尷尬由此化解。

　　調侃自己，可令對方減少心理壓力，拉近距離;但也要分時間和場合，一般來說，在比較熟悉的朋友當中偶爾“自嘲”，會給人一種坦誠的好印象。

　　對于初識，應盡量不要調侃自己和對方。

　　有一點應該記住，那就是無論是與新交相會，還是與故友重逢，談話的“重點”都應放在對方身上，比如：“你身體好嗎?怎么保養的?”“你的工作順利吧?近來有什么業績!”“記得你喜歡旅游，最近是不是又去瀟灑走一回了?講來聽聽!”這種問話，一定會勾起對方的談話興趣，他講完之后，自會問“你呢?”這時，你再將自己的狀況說出，會令對方記得更牢。

　　對于自己，不要說得太多，尤其是有些你自以為很嚴重其實卻很瑣碎無聊的事情。因為這對于別人是毫不相關的事情。

　　要想談話愉快，不妨在談話中多用“你”，而少用“我”。試試看，一定會有好效果。

　　(7)、藝術地表達“歧見”

　　歧見，即不同意見。在表達不同意見時，最忌諱一開始就全盤否定對方，那樣做等于是將對方逼到了你的對立面，兩個對立的人，又怎能達成一致的見解呢?

　　一般來說，最基本的表達歧見的藝術方法是：先肯定—后提出疑問—再推出自己的見解。

　　(8)、委婉地糾正他人的錯誤

　　人非圣賢，誰能無過呢。每個人的一生中都無可避免地會犯下這樣或那樣的錯誤。談話同做人一樣，誰都不可能洋洋萬言，行云流水而毫無差錯。

　　那么在社交場合，當你發現對方言語有誤時，該如何糾正呢?

　　首先要看當時在場各位的反應，如果大家都沒有聽出“問題”而談話者又談興正濃，那么你千萬不要急于糾正可以等談話結束后，再悄悄地指出對方的錯誤。如果每個人都發現了“問題”卻無人敢于糾正，那你可以寫一張小紙條傳給談話者，將他的錯誤寫出來告訴他，他自然會懂得如何“自我糾正”。

　　如果談話時只有你與對方兩個人，而你們又不是很熟悉，你當然不便直接糾正他的錯誤。這時，你可以使用“重復糾錯法”，即有意識地重復他說錯的部分，在重復時當然是用正確的發音或措辭，這樣，他自然會心照不宣地接受你的“正確信號”，從而改正錯誤。

　　如果是親朋好友說錯了話，你可以當即委婉地指出，而不采用旁敲側擊的方法。總之，在糾正別人的錯誤時，切忌采用說教和命令式的口氣。溫和委婉的態度，才是糾正別人錯誤的“最有效武器”。

　　(9)、善用幽默

　　幽默是智慧、愛心和靈感的結晶，是一個人良好修養的表現。日本心理學家多湖輝把幽默稱作“語言的酵母”。創造出幽默就是創造出歡樂。

　　幽默能表現說話者的風度、素養，使人在忍俊不禁之中，借助輕松活潑的氣氛贏得對方的好感，完成公關任務。

　　幽默是一種高深的說話藝術手段。運用得當，能為你的談話錦上添花，叫人輕松之余又深覺難忘;反之，則會弄巧成拙，叫人哭笑不得，很是無聊。

　　在社交場合，幽默可以迅速地消除人與人之間的陌生感，也可以助你增添魅力。一般來說，幽默是將生活中的各種令人煩惱的問題以輕松詼諧的語言表達出來。如果想在社交生活中給人留下良好的印象，就得運用幽默力量。

　　在運用幽默時，一定要表情自然輕松，只有這樣，你才能將幽默的輕松氣息“感染”到身邊每個人。記住，一個看來滿面愁容或神情抑郁的人，是不可能真正地發揮幽默的魅力的。

　　幽默的人生，是樂趣無窮的。所以，學會和善于運用幽默，會令我們的社交生活更為豐富和快樂。

　　需要注意的是，幽默既不是毫無意義的插科打渾，也不是沒有分寸的賣關子，耍嘴皮，幽默要在人情人理之中，引人發笑，給人啟迪，就需要一定的素質和修養。

　　從幽默的功效來說，其形式有多種。既有愉悅式幽默，哲理式幽默，還有解嘲式幽默，譏諷式幽默。為了達到幽默的禮儀效果，對同志朋友宜多用愉悅式幽默和哲理性幽默;對待自我，對待友人也可以根據情況適當運用解嘲式幽默;對待敵人、惡人則要用諷刺性幽默，以便在用幽默譏諷，鞭撻對方的同時，給周圍的同事、朋友以愉快。本文來源:考試大網

　　幽默的使用也要具體情況具體分析，尤其是對于長輩、女性、初次相識的人，幽默一定要慎用。同時，幽默要注意“度”，一旦過了頭，就可能被對方誤解為取笑與譏諷，不僅不能演禮，而且簡直就是無禮了

　　(10)、善用情感

　　德國哲人黑格爾曾經說過;“同樣一句話，從不同人嘴里說出來，具有不同的含義。”其實，同一句話，即使是從同一個人嘴里說出來，也可能因為音強、音調、音質的不同，面部表情有異，而帶有不同的含義，給人以不同的感覺。所以，要在說話中全面表現友好，除了說話內容以外，還要控制聲調、表情等因素;除了有聲語言外，還要借助無聲語言。例如，拿托事道請的“請”字來說，如果說請字時，語調先低后高，帶有起伏不穩的拖腔，眼瞼下垂，臉往上支，就給人以酸溜溜的感覺;這樣的“請”，多半是在無可奈何的情況下，或者是要譏諷對方的時候而說的。如果說話語調短促有力，表情緊張，兩眼直視，則給人以命令的印象;這樣的“請”，大多是在上級對下級或者是要顯示居高臨下的地位時說出來的。只有在說話時語調平穩，音強適中，音質柔和飽滿，表情輕松自然，面帶微笑，才給人以客氣、禮貌的感覺。

　　七十年代，美國心理學家阿爾培特，曾經通過研究，給友好合禮的談話下了一個定義，立了一個公式，他認為：“談話的友好=7%的說話內容+38%的聲調+55%的表情”。通過他的這一公式，我們不難看出，談話中的副語言，以及表情的重要性。意大利著名的悲劇家羅西有一次應邀為外賓表演，他在臺上用意大利語念起一段臺詞，盡管外賓聽不懂他念的是什么內容，但卻為他那滿臉辛酸，凄涼、悲愴的語音、聲調、表情所感染，大家禁不住淚如泉涌。當羅西表演結束后，翻譯解釋說，剛才羅西念的根本不是什么臺詞，而是大家面前桌子上的菜單!

　　在社會交往場合，有的人總是力圖用語言來掩飾自己的真情實感，他們的語音、語調、語速、姿勢、表情、動作等等這些無聲的東西又將他們的真實心態暴露無遺，甚至即使他們的嘴保持緘默，他們的眼睛也往往會多嘴多舌。

　　當然對于一個訓練有素的人來說，聲調表情等是可以自己控制的，他們可以用此來調控自己的外在表現，給人以假象。對于這種情況，公關人員應多加注意，綜合觀察，綜合分析，去偽存真，由表及里。

　　即使是普通的人，聲音、語調等東西也有可塑性和穩定性，也需要多加思考，才能作出準確的判斷。例如：說話速度很快，可能是因為緊張，也可能是因為精力充沛;說話速度緩慢，可能是因為老成，也可能是沒有興致，或者力不從心;說話音量大，可能是身體好，中氣足，也可能是因為激動，憤怒;說話結結巴巴，語無倫次，可能是因為缺乏自信，也可能是因為言不由衷;說話痛痛快快，無停無頓，可能是因為坦誠真實，也可能是在毫無根據地胡編亂造。

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