做好秘書工作的四個基本功

時間：2024-05-22 07:50:53 辦公文秘

做好秘書工作的四個基本功

　　秘書是各級領導人的智囊和助手，輔助領導人從事各項管理工作，肩負參謀助手、協調綜合、督促檢查、拾遺補缺、宣傳策劃等重大責任。下面是小編為大家整理的做好秘書工作的四個基本功，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

做好秘書工作的四個基本功

　　在新的形勢下，秘書如何強化“三服務”（為領導工作服務、為上下級和同級機關工作服務、為人民群眾服務），落實“三細化”（辦文嚴細化、辦會精細化、辦事明細化），實現“三滿意”（領導滿意、部門滿意、基層群眾滿意），筆者認為離不開意識、效率、能力、作風這四個基本要素。

　　意識是做好秘書工作的前提

　　超前。超前源于對情況的了解和把握。所謂“知情早、曉事快、見事深、謀事準”，是對秘書工作的基本要求。當前正處于信息時代，各種情況層出不窮又瞬息萬變，無形中對秘書工作提出了新的更高的要求。如果秘書不去適應，或是對外部情況不作調查研究，不掌握了解，就不可能對事物的發展趨勢作出科學的預測和判斷，認知水平和思維方式就無法及時跟進，服務工作也就無從談起，參謀和助手等作用更是無從發揮。因此，秘書必須順應形勢發展，做一個遇事留心、工作用心、辦事細心的有心人，自覺培養超前服務意識，努力做到知上情、熟下情、悉內情、明外情。

　　主動。有行動才能有作為。主動性是發揮積極性和創造性的基礎。凡事都要主動些，尤其要在事前將各方面因素考慮周到，多問一些為什么，多一些角度看問題，多提供一些方案，多預測一些結果，借助經驗和縝密思考推動工作。

　　盡責。責任心既是思想認識問題，更是一種態度，是一個人的思想素質、精神境界、職業道德的綜合體現。有了責任心，才會有積極主動的態度、深入扎實的作風、認真負責的精神，才會有做好工作的信心、決心和恒心，才會出思路、出辦法、出成效。辦公室同志一定要有“服務工作無小事”，“做好的每件大事都是小事，做錯的每件小事都是大事”的意識，凡事從“小”、從“細”、從“微”做起。如此，才能把簡單的事做得不簡單，把平凡的事做得不平凡。

　　效率是做好秘書工作的核心

　　把握節奏。節奏慢了誤事，節奏亂了壞事，節奏太快又無濟于事。如何把握？唯在一個“度”字。其核心是三個觀念。一是適度觀念。任何事物都是與別的事物相對存在的，比如“質量”與“效率”就是一個問題的兩個方面，“程序”與“效率”更是一對矛盾。在難以兩全的情況下，就要善于把握主要矛盾和矛盾的主要方面，力求使服務質量與工作效率達到有機的統一。二是靈活觀念。原則性和靈活性相結合，辦事既要有依據，遵循基本的政策、制度、規律，又堅持實事求是，講求靈活性和機動性。不要死摳“本本”，死抱“框框”，死背“條條”。三是辯證觀念。辯證地看待和處理大與小、輕與重、緩與急的關系，不搞絕對化和極端化，確保“三辦”等服務工作有序進行。

　　強化質量。質量是服務工作的一把重要標尺，與效率相輔相成。要保質保量完成各項工作任務，就必須在“快、準、嚴、細、實”上下功夫。“快”就是快速，“準”就是準確，“嚴”就是嚴謹，“細”就是細致。唯細才能落實，唯細才能運作到位。無論辦文、辦會、辦事，都要有不厭其煩的精神，一絲不茍的態度。“實”就是務實。

　　團結協作。團結出成績，出形象，更出效率。辦公室的大多數工作都是“集體項目”，與“窗口、服務、形象”相關，與“大局、全局、中心相系。因此，辦公室工作應“分工不分家”，“補臺不拆臺”，“站準位”，不“越位”，和衷共濟，相互溝通，相互支持配合，各項服務工作才能有條不紊、扎實有效。

　　能力是做好秘書工作的關鍵

　　謀大事。所謂謀大事，就是圍繞中心、服務大局、謀劃全局，知關節、得要領，當大參謀、出大主意。就秘書而言，凡事要從大局、全局出發，經常思考研究事關改革、發展、穩定的大事，及時了解本單位、本部門、本行業的要事，以及周圍的新事，做到“身在兵位，胸為帥謀;不在其位，學謀其政;突出重點，統籌兼顧;大處著眼，小處入手”，這樣，才有可能當好大參謀、出好大主意。

　　善協調。綜合協調是一門管理藝術，也是一種綜合能力。對上協調時要樹立全局意識。要緊緊圍繞一個時期的中心工作或所承辦的任務，堅持原則性和靈活性相結合，既注重把握上級的決策意圖，又及時掌握有關部門的最新動態，力求準確全面地向領導反饋工作進展情況，供領導決策參考。部門協調時要樹立協商意識。日常工作要注重先預告、早通氣，特別是重要文件的起草、重大會議與活動的組織安排等，在醞釀、處理、提供決策之前，要及時與有關部門溝通協商;遇有不同意見時，要反復協調，取得共識后再逐級呈送領導審批。對下協調時要樹立服務意識。要自覺擺正位置，掌握分寸，注意尺度，不能頤指氣使，拿領導的話壓人。要善于傾聽各方面的意見和建議，縮小分歧點，發現共同點，把協調工作做深、做細、做到位。

　　強素質。首先，政治思想要強。辦公室工作的政治性、政策性、機要性等特點，決定了秘書必須具備一定的政治理論素質。因此，要自覺把加強思想政治建設擺上重要位置，把理論學習和提高修養貫穿于工作之中，切實提高政治敏感度、政治鑒別力和政治覺悟性。其次，業務能力要精。要立足本職崗位，通過勤學苦練，努力使自己成為“張口能講、提筆能寫、無事能思、有事能辦”，精通各項業務的行家里手。再次，綜合素質要硬。辦公室的參謀助手作用直觀地體現在起草文稿、提供信息、調查研究等工作中。起草文稿要出思路、出觀點;提供信息要及時、準確、適用;調查研究要“文當其時，謀當其用”，做到研究在領導決策之前，參謀在領導思考之中，不放“馬后炮”。最后，服務形象要好。

　　作風是做好秘書工作的保證

　　保持良好精神狀態。良好的精神狀態是做好工作的保證。有人曾把秘書形容為“幕后一身汗，臺前靠邊站”，“默默無聞做著轟轟烈烈的事，辛辛苦苦做著風風光光的人”。因此，秘書工作特別需要愛崗敬業、埋頭苦干、無私奉獻、不計名利和甘當無名英雄的“三平精神”（平凡之中的偉大追求、平靜之中的滿腔熱血、平常之中的強烈責任感）。只有認識到這一點，才能保持良好的精神狀態，兢兢業業做好本職工作。

　　保持務實工作作風。為政之要，貴在落實。服務工作，尤應如此。要堅持說實話、辦實事、求實效，不投機取巧;要吃得起苦，受得了“氣”，耐得住寂寞;要憑真抓實干，靠真才實學，求真功實績。文字工作要經得起推敲，會務工作要經得起檢驗，事務工作要經得起端詳。領導交辦的事要快辦、辦好;群眾反映的問題要分析、匯報;上級下達的指示要記錄、傳達。總之，要勤勉盡責，忠于本職，腳踏實地，扎實服務。

　　保持健康身心狀態。身體和心理的健康狀態能左右一個人的思想，影響一個人的行為，決定一個人的工作成敗。身體健康，心態良好，就會寧靜而安詳，就會迸發出活力與干勁，而且無論工作多么辛苦，怎么繁忙，都能夠忍耐承受。秘書崗位不僅需要秘書具備方方面面的能力，而且需要付出比別人更多的努力。這種崗位的特殊性，容易對人的身心健康造成損害。因此，從事秘書工作的同志要特別注重勞逸結合，保持身心健康，培養從容淡定的心態，這樣才能在平凡的崗位上沉得下心、穩得住神、靜得下氣，在日常工作和突發性事務面前“拉得出、用得上、干得好、信得過”。

　　拓展：做好秘書工作需要具備哪些素質

　　基本素質

　　身體素質：健康的身體應該是做好任何工作的一個重要前提。要有一個健康的體魄。身體狀況不佳的人是不能勝任秘書工作的。

　　心理素質：要時刻保持良好的心態，心理狀態要正常，不要被情緒所左右。每一天都應以平和的心態從事自己的工作。一個有著心理障礙的人，一個對社會充滿仇恨的人，一個喜怒無常的人是不可能做好秘書工作的。

　　業務素質

　　理論知識：必須認識到理論學習的重要性，一方面要掌握扎實的基礎知識，包括法律、外語、經貿以及對業務工作有幫助的其它知識。

　　實踐經驗：要注意總結工作中好的經驗，盡量避免走彎路，要經常進行經驗交流，要多向有經驗的人學習。

　　辦事能力：秘書工作繁雜、瑣碎，這就要求我們必須具備較高的辦事能力，無論是辦案，辦會，還是處理日常事務，都要注意鍛煉自己的辦事能力，提高辦事效率并應掌握一定的辦事方法與技巧。

　　文化素質

　　社會科學學好專業知識應是起碼的要求，而懂得一點文史哲，具備一定的文化素養，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可對工作有所裨益。

　　外語：我們辦理的案件中，涉外案件占有很大的比例，經常涉及外國當事人，對外交往中，無論是書面的，還是口頭的，都要經常運用外語。我們要使自己成為既懂業務又懂外語的，“兩條腿走路”的人才。

　　此外，學會一些有益的技能，如電腦、開車，琴棋書畫等，也是很有好處的。

　　俗話說，“藝不壓身”如果你具備了一定的素養，掌握了某種技能，總會有你顯山露水那一天，同樣，假如你在那一方面尚存缺陷，則一定會有你無地自容的那一刻。

　　但有一點要明確，我們必須始終圍繞本職工作這個 “重心”，在做好本職工作的前提下，才能再去充實自己的其它知識與技能，而絕不能沖淡“主題”，更不能“不務正業”。

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