辦公文秘公文寫作的快速成文技巧

時間：2024-11-02 08:26:09 辦公文秘

辦公文秘公文寫作的快速成文技巧

　　公文是實用文，是為解決現實工作中的實際問題，處理具體事務而撰寫的。而問題的解決、事務的處理又必須在一定的時間內進行，因此，公文寫作有嚴格的時限要求，其價值和作用很大程度上就體現在時效性上。下面給大家介紹辦公文秘公文寫作的快速成文技巧，歡迎閱讀!

辦公文秘公文寫作的快速成文技巧

　　一、留心搜集資料，善于參考借用

　　資料的積累、儲備是快寫的基礎。如果平時沒有各種寫作資料的充足積累和儲備，遇到公文應急寫作就難免會有“無米下鍋”的尷尬。所以，作為經常性的公文撰稿人員在平時工作中就應有意識地注意搜集和積累相關資料，做搜集資料的有心人，有備而無患。平時要留心各種事情，“眼觀六路，耳聽八方”，凡是與公文寫作有關的事情和問題都要想一想。記下來。工作中經手的各種文件、會議記錄、報表、總結、計劃、報刊等文字資料都要注意保存，不要隨意丟棄。這樣日積月累，就能搜集到許多有用的資料。然后對資料進行分類整理，建立適于自己使用的資料庫，一旦有了寫作任務，馬上就能派上大用場。有些資料需要根據新的寫作語境進行概括、重組，有的資料則可以直接取而用之。另外，舊資料還可以幫助、啟發寫作者疏通寫作思路，安排結構布局和進行語言表述。

　　當然，公文寫作只靠平時積累的資料是不夠的，還應該輔之以寫時搜集。但平時積累是基礎、是保障，沒有平時積累，公文快寫是行不通的。

　　二、明確行文目的，確立公文主旨

　　行文目的，即公文的制發意圖。公文應實際工作的需要而制發，是為解決現實問題，為“做事”而寫的，有明確的目的性。行文目的是公文寫作的動力因素，表現在文本中就形成了公文的主旨，它決定和制約著公文寫作的方方面面，是公文快速生成的第一要素。因此，公文寫作之初，首先第一步工作就是要明確行文目的，確立公文主旨，弄清楚為什么要寫這篇公文?寫給誰?寫這篇公文究竟是要做什么事?只有明確了這三個問題，才好下筆行文。這三個問題的答案就是行文目的和公文主旨的具體內涵。如果主旨含糊、目的不明確就倉促行文，結果不是寫不下去就是“下筆千言，離題萬里”，欲速而不達。

　　公文寫作大多都是領導授意，文秘人員執筆，領導意圖是形成公文主旨的原創因素。因此“明確行文目的，確立公文主旨”，就要善于領會領導意圖。領導在布置寫作任務時，要認真聆聽，最好能邊聽邊記，有不明確的問題要當場請教，要善于領會和把握領導講話的重點、要點，以便順利形成主旨。此外，確立公文主旨還要結合實際情況和需要，迅速摸清這項工作或活動的背景、內容、要求和重點，以及它與現階段中心工作的關系等相關情況，對工作全局做到心中有數。這樣，吃透上下兩頭，在領導意圖和實際工作需要的結合點上動腦筋，確立的主旨才會有較強的針對性和實用性。

　　三、了解公文種類，選擇適用文種

　　公文是一個文章大家族，種類很多。我國現行黨政機關法定公文主要有15種。不同文種功能各異，適用范圍也不同，因此選用文種也是公文寫作首先需要解決的一個問題。只有選對了適用的文種，才能最大限度地發揮公文的效用。有人比喻：“選錯了文種，等于搭錯了車”，要想達到行文目的，無異于南轅北轍。因此，選用文種一定要慎重，不可馬虎。

　　如何正確選用文種？限于篇幅，筆者不能展開細述。概括講，就是要了解、熟悉公文種類，作者只有具備相應的文體知識，熟悉不同文種的功用特點，才能根據行文需要正確選用文種。而了解、熟悉公文種類的功用特點和適用范圍，最權威的依據就是2012年4月發布，2012年7月1日起施行的《黨政機關公文處理工作條例》。另外，有一些特點、功能相近，適用范圍不太好區分的容易混淆的文種，使用時要格外注意，不要用錯。如公告、通告和通知，獎懲性決定與表彰批評性通報，報告與請示，請示與請批函，批復與批準函，報告與意見等。如何區分這些容易混淆的文種，另有專家學者撰文專論，此不贅述。

　　四、遵循思維規律，理清寫作思路

　　快速寫作要求作者要有清晰的寫作思路(套路)，主要寫什么內容，分幾個步驟、層次，如何開頭和結尾？都要成竹在胸。

　　公文程式化特點明顯，同一文種、類型公文的寫作思路大體是一致的，它們都遵循共同的思維程序和規律，給公文快速寫作在構思環節奠定了基礎，這就是人們所謂公文寫作思維模式的功用。如祈使類公文的目的和作用是告知受文者：發文者欲做某事，并要求受文者有所行動(幫助、執行、遵從)，所以其寫作思路就是：為什么做做什么怎么做。如命令、決定、大部分的通告、通知以及請示、批復、函、意見等祈使類公文都可以運用這種方法構思。而告知類公文的目的和作用則只是讓受文者知曉某事，并不要求有所行動，所以寫作思路就是：為什么做是什么怎么樣。如公告、一部分通告、通知以及通報、報告等告知類公文可以運用此法構思。絕大多數公文的寫作思路都可以分成這樣前后相互關聯的三個步驟，有人稱之為“三段思維法”。當然，這只是就大類而言，如果具體到某一文種或某一文種小的類型，寫作思路還可以劃分得更細一些。如事故報告的寫作思路可以分成四步：(1)情況介紹：概述事故發生的時間、地點、嚴重后果以及事后的善后處理隋況；(2)分析原因：分析事故發生的直接原因和深層原因；(3)吸取教訓，采取防范措施；(4)對事故主要責任者的處理。

　　熟悉和掌握各類公文寫作的思維模式，遵循邏輯思維規律，就能迅速理清公文寫作思路，達到迅速構思、快速寫作的目的。

　　五、掌握結構模式，迅速判斷套用

　　文章結構是作者思路的書面物化形式，公文作者的寫作思路反映在文本結構中就形成了公文的層次安排。如上述“三段思維法”表現在公文結構中就形成了公文的三個大的層次(部分)，一般公文寫作教科書將其概括為：緣由事項要求(或結語)，這就是公文內容的邏輯結構模式。它是對各公文文種結構特點的概括和總結，適用于許多文種的寫作，可作為公文結構的基礎范本參考、借鑒、套用。這三部分的常見寫法如下：

　　開頭緣由部分主要說明發文原因、依據、目的，開宗明義，概括地交代行文的基本意向或情況，并提起下文，讓讀者知道為什么發文。這部分寫法有一些較固定的模式，常見的有概述式、根據式、目的式、引述式等。中間事項部分圍繞行文的基本意向展開內容，敘述情況、分析問題、制定決策和解決問題的原則、方法和措施，讓讀者明白怎么做。常見寫法有段組式、條款式、小標題式等。結尾要求部分提出要求、請求、希望、號召等，常用一些慣用語和請求式、總結式、強調式、呼應式等模式作正文的結束。也有公文不要專門的結尾，正文寫完，自然結束，全文只有兩部分。

　　與上述邏輯結構模式相對應的還有公文的篇章結構模式，也是快速寫作所要掌握的。篇章結構模式也稱“公文結構的體式布局”、“公文結構的外形體式”，它是深層邏輯結構的要素變化在篇章文字層面的反映。它的任務是對公文的材料、段落、文字進行排列組合，尋求最佳表現形式。常見的公文篇章結構模式有：(1)篇段合一式，(2)撮要分條式，(3)分列小標題式，(4)分塊式，(5)主附件式，(6)條項貫通式，(7)章斷條連式，(8)并列式等。公文結構模式化特點明顯，寫作人員只要熟悉、掌握上述常用結構模式，緊急情況下就可以根據具體情況和需要迅速做出判斷，套用某一模式，使文稿快速成型。

　　六、學會公文慣用語，方便快捷表述

　　語言是文章的重要構成要素，文章的內容和形式都要靠語言來表現。文章要想寫得快且好，作者一定要有較高的語言表達能力。所以人們常稱文學家、文章高手為“語言大師”。公文是實用文體，寫作時效性要求比較嚴，寫作人員不能像作家搞創作那樣“十年磨一劍”、“吟安一個字，捻斷數根須”，而是要快速表達，下筆成章。怎樣才能快速表達？除了要多讀勤寫，培養公文語感這個根本方法外，還應該學習和掌握公文慣用語。公文慣用語是適應公務活動的需要，在長期公文寫作實踐中逐漸形成的一套規范化、定型化的公文專用語，它在準確、嚴謹地表述公文內容的同時，還能增強公文簡明、莊重的語體風格。學會運用這些慣用語，就能方便、快捷地進行表述，而無須在語言表述上太費周折。這些慣用語一般多用在公文的開頭、過渡和結尾處。開頭的慣用語常見的有“為了……”、“根據……”、“由于……”、“目前(當前)……”、“……收悉”、“經……研究”等；過渡的慣用語有“現通知(通告)如下”、“特作如下決定(規定)”、“擬采取如下措施”、“為此……”、“綜上所述……”等；結尾的慣用語主要有“特此通知(通告)”、“特此批復”、“此復”、“特此函告”、“以上報告，請審閱”、“妥否，請批復”、“請認真貫徹執行”等。

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