辦公自動(dòng)化的現(xiàn)狀及其發(fā)展趨勢(shì)
辦公自動(dòng)化已經(jīng)成為目前機(jī)構(gòu)和組織辦公的主要手段，在機(jī)構(gòu)的運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展中扮演重要的角色，同樣也成為管理者們關(guān)注的重點(diǎn)目標(biāo)。下面是YJBYS小編搜索整理的關(guān)于辦公自動(dòng)化的現(xiàn)狀及其發(fā)展趨勢(shì)，歡迎參考閱讀，希望對(duì)大家有所幫助!想了解更多相關(guān)信息請(qǐng)持續(xù)關(guān)注我們應(yīng)屆畢業(yè)生培訓(xùn)網(wǎng)!
一、辦公自動(dòng)化的概念
辦公自動(dòng)化(OA)(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“OA”)就其起源、產(chǎn)生的背景來(lái)講，伴隨電子產(chǎn)品和設(shè)備的發(fā)展和在辦公實(shí)踐中的應(yīng)用，使辦公室的工作能夠自動(dòng)化進(jìn)行，最開(kāi)始時(shí)候主要是以解決政府機(jī)關(guān)和大公司單位的檔案、文件，通過(guò)辦公自動(dòng)化應(yīng)用更加輕松和短時(shí)間的進(jìn)行大量文件、檔案的處理。辦公自動(dòng)化OA作為―個(gè)術(shù)語(yǔ)是由DS哈特于1936年首先提出來(lái)的。我國(guó)的辦公自動(dòng)化發(fā)展和應(yīng)用于1985年首次辦公自動(dòng)化規(guī)劃討論會(huì)上提出的。辦公自動(dòng)化的開(kāi)展和應(yīng)用實(shí)際意義上為通訊設(shè)備(電話、傳真機(jī))，計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)與行為科學(xué)、管理科學(xué)等先進(jìn)科學(xué)技術(shù)及電子設(shè)備應(yīng)用在辦公室的各種工作和各種活動(dòng)，幫助整理、統(tǒng)計(jì)和提高工作效率、質(zhì)量等。最主要的目的是為提高工作效率、工作質(zhì)量;減輕工作負(fù)擔(dān)，改善工作環(huán)境和提高工作者的工作積極性。
二、OA的發(fā)展
辦公自動(dòng)化最早是起源的國(guó)外，伴隨我國(guó)的辦公水平和科學(xué)技術(shù)的提高，20世紀(jì)70-80年代我國(guó)才逐漸提出辦公自動(dòng)化概念和開(kāi)始實(shí)施辦公自動(dòng)化管理，辦公自動(dòng)化主要是通過(guò)計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)進(jìn)行相關(guān)信息的管理、傳送、儲(chǔ)存等，重點(diǎn)是進(jìn)行文件管理和編輯。但伴隨計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步， 90年代后期互聯(lián)網(wǎng)逐漸廣泛應(yīng)用于機(jī)構(gòu)的辦公，從而能夠更加有效快速的獲得相關(guān)資料和進(jìn)行管理，同時(shí)對(duì)不必要的文件和資料不必進(jìn)行打印，減少儲(chǔ)存空間的同時(shí)減少辦公耗材的浪費(fèi)。利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行各個(gè)機(jī)構(gòu)和部門(mén)的監(jiān)督和管理還能夠有效的提高監(jiān)管力度和效果，減少信息傳遞過(guò)程的時(shí)間和過(guò)程，從而提高辦公人員的工作效率，減輕工作人員的辦公負(fù)擔(dān)。
伴隨近些年人們對(duì)環(huán)保的重視和關(guān)注，如今辦公室內(nèi)提倡低碳無(wú)紙化辦公，主要是減少辦公室內(nèi)文件的打印、降低紙張的浪費(fèi)，節(jié)約辦公用紙等，能夠不進(jìn)行打印的文件盡量應(yīng)用單子版通知和進(jìn)行相關(guān)信息的轉(zhuǎn)達(dá)。上報(bào)相關(guān)信息盡量以電子版的形式進(jìn)行傳送，降低辦公紙張的使用。
三、OA存在問(wèn)題
各個(gè)機(jī)構(gòu)辦公人員的文化水平不一，導(dǎo)致在進(jìn)行辦公自動(dòng)化的實(shí)施中存在一定的障礙。部分年齡較大的工作人員由于生活在傳統(tǒng)辦公的時(shí)間較長(zhǎng)，因此對(duì)辦公自動(dòng)化和無(wú)紙化辦公缺少認(rèn)識(shí)和學(xué)習(xí)，對(duì)應(yīng)用辦公自動(dòng)化存在抵抗情緒和消極態(tài)度，在計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用中存在一定的障礙。僅能夠進(jìn)行計(jì)算機(jī)的單機(jī)操作、還繼續(xù)傳統(tǒng)的辦公方式，不能進(jìn)行電子版文件和相關(guān)信息的上報(bào)操作。
四、OA發(fā)展趨勢(shì)
伴隨互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，辦公自動(dòng)化的計(jì)算機(jī)應(yīng)用已經(jīng)得到普及，同時(shí)應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行辦公也逐漸成為趨勢(shì)化發(fā)展。面對(duì)越來(lái)越多的電視會(huì)議、電話會(huì)議、視頻會(huì)議的開(kāi)展，辦公自動(dòng)化互聯(lián)網(wǎng)辦公已經(jīng)成為工作中必不可少的。以后辦公自動(dòng)化發(fā)展的趨勢(shì)應(yīng)逐漸趨于數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展逐漸替代傳統(tǒng)的辦公模式。同時(shí)伴隨越來(lái)越多互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，互聯(lián)網(wǎng)安全逐漸得到管理者們的關(guān)注，對(duì)于上傳和下載信息的安全問(wèn)題，管理者們尤為重要，尤其是涉及到機(jī)構(gòu)內(nèi)秘密文件和信息的處理和保管。安全系統(tǒng)的建立主要為：
(一)相關(guān)信息的保密和安全性，在實(shí)際工作中應(yīng)保證相關(guān)文件的上傳和下載過(guò)程中安全可靠，具備相關(guān)的可查詢的記錄，在出現(xiàn)相關(guān)信息的安全問(wèn)題時(shí)可進(jìn)行記錄的查詢，保證操作人員不能夠進(jìn)行行為的抵賴。確保在辦公過(guò)程中的保密性，無(wú)授權(quán)不能隨意進(jìn)行相關(guān)資料和文件的獲取，降低保密文件和信息的共享，防止重要文件和信息被篡改。
(二)安全系統(tǒng)的完善和建立，在計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用中應(yīng)注意本系統(tǒng)和部門(mén)計(jì)算機(jī)，安全系統(tǒng)的完善和修復(fù)，應(yīng)定期對(duì)本機(jī)構(gòu)計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)安全進(jìn)行維護(hù)，保證計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)使用中的安全和保密性，防止不法分子或是黑客進(jìn)行攻擊導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓，重要信息和文件丟失導(dǎo)致嚴(yán)重?fù)p失。我國(guó)目前主要的互聯(lián)網(wǎng)安全措施主要是依據(jù)計(jì)算機(jī)情況建立防火墻，阻擋惡意木馬、病毒的攻擊和竊取相關(guān)的信息和文件。同時(shí)對(duì)在文件夾的傳輸和下載中，存在安全隱患的文件等，阻擋其進(jìn)行收發(fā)和使用，更高層的監(jiān)管為公安部門(mén)的監(jiān)管，對(duì)管轄區(qū)域內(nèi)不安全網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)管，控制違法網(wǎng)站和不良信息的傳播。能夠有效的保證在應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)中所有信息和相關(guān)文件的安全性和保密性，減少不發(fā)分子竊取機(jī)密文件進(jìn)行違法活動(dòng)。
綜上所述，今后辦公自動(dòng)化的發(fā)展主要為數(shù)字化、安全信息管理化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)完全辦公自動(dòng)化和無(wú)紙化辦公，在對(duì)辦公自動(dòng)化優(yōu)化的同時(shí)應(yīng)注意對(duì)工作人員計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)管理方面的培養(yǎng)，提高安全意識(shí)、增加對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的重視。在降低辦公成本、增加辦公效益、改善辦公環(huán)境、減輕辦公負(fù)擔(dān)的情況下，使辦公室工作者們能夠有個(gè)更加輕松、愉快、安全、穩(wěn)定的辦公環(huán)境。因此，辦公自動(dòng)化發(fā)展是目前辦公管理必然發(fā)展的趨勢(shì)，讓辦公更加人性化獲得更高的辦公效率，付出最小的辦公成本。
擴(kuò)展：辦公自動(dòng)化管理辦法
為加快我局辦公自動(dòng)化建設(shè)的深入開(kāi)展，各部門(mén)要充分運(yùn)用高科技手段，為科研、行政及后勤管理服務(wù)，提高辦公效率，優(yōu)化辦公質(zhì)量。現(xiàn)對(duì)我局辦公自動(dòng)化管理作如下規(guī)定（試行）：
一、總則
辦公自動(dòng)化是以電腦為核心的復(fù)雜的“人與機(jī)”信息處理系統(tǒng)，它集管理、控制、服務(wù)等功能于一體，是一門(mén)受時(shí)代科技支持的綜合性的應(yīng)用技術(shù)學(xué)科，加強(qiáng)和加快辦公自動(dòng)化建設(shè)，是促進(jìn)辦公業(yè)務(wù)迅速向前發(fā)展的物質(zhì)基礎(chǔ)。加大辦公自動(dòng)化建設(shè)的力度，擴(kuò)大其應(yīng)用的覆蓋面和應(yīng)用能力，是提高辦公效率，優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量的有效措施。
加快全局辦公自動(dòng)化建設(shè)是當(dāng)前的一件大事，是十分重要和非常必要的。加快辦公自動(dòng)化建設(shè)，首先要進(jìn)行管理思想的變革，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部更要轉(zhuǎn)變觀念，力求達(dá)到管理的科學(xué)性和有效性。
各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，將此項(xiàng)工作列入工作日程，立足于現(xiàn)代化辦公管理，從自身做起，從身邊做起，發(fā)揮局內(nèi)網(wǎng)功能，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。
各部門(mén)主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)，針對(duì)辦公自動(dòng)化管理人員技能、素質(zhì)欠缺的實(shí)際，配合局信息中心采取多種形式，加強(qiáng)對(duì)辦公自動(dòng)化管理人才的培養(yǎng)、提高，使他們掌握辦公自動(dòng)化的基本知識(shí)和技能，成為本部門(mén)辦公自動(dòng)化建設(shè)的技術(shù)骨干，并帶動(dòng)全部門(mén)人員掌握辦公自動(dòng)化技術(shù)，努力促進(jìn)全局辦公自動(dòng)化人才培養(yǎng)的現(xiàn)代化，使辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)有的效率得到高效發(fā)揮。
二、辦公自動(dòng)化范圍
㈠、日常辦公
1、能迅速處理各種文書(shū)、資料，包括輸入、翻譯、編輯、拍板、修改、打印、儲(chǔ)存等功能的文字信息處理；
2、能收集、生成報(bào)表統(tǒng)計(jì)、賬目計(jì)算、日常事務(wù)管理的數(shù)據(jù)信息處理；
3、能高效率、大容量地登記、分類(lèi)、儲(chǔ)存、檢索各種信息資料的信息查詢；
4、能在網(wǎng)上下載資料、發(fā)布信息、傳遞文件，運(yùn)用電子信箱進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)通信等處理。實(shí)現(xiàn)公文、檔案、秘書(shū)、信息宣傳、辦公等日常工作全程網(wǎng)絡(luò)化、無(wú)紙化。
㈡、環(huán)境管理、科研
1、制作多媒體（cAI）課件及數(shù)據(jù)庫(kù)的開(kāi)發(fā)與利用；
2、合理使用局內(nèi)網(wǎng)作為寬帶高速的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，開(kāi)發(fā)和利用具有辦公自動(dòng)化功能的應(yīng)用軟件，將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)引入機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)行政、科研、管理部門(mén)的辦公桌面；
3、充分利用信息技術(shù)和發(fā)揮局內(nèi)網(wǎng)的作用，實(shí)現(xiàn)全局的資源共享，為全局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)服務(wù)；
4、通過(guò)Tnterent實(shí)現(xiàn)局內(nèi)網(wǎng)與各個(gè)部門(mén)、上級(jí)部門(mén)的互連，實(shí)現(xiàn)政務(wù)信息和科研成果資源共享。
三、安全保密要求
安全是辦公自動(dòng)化正常運(yùn)行的基本要求，它既是一個(gè)技術(shù)目標(biāo)，又是管理目標(biāo)。保密是電訊、文字儲(chǔ)存、傳輸系統(tǒng)必須保證的工作前提，作為辦公自動(dòng)化主體技術(shù)的計(jì)算機(jī)技術(shù)本身包含著不安全因素，這些不安全既有系統(tǒng)自身的，也有人為地，因此全局在辦公自動(dòng)化建設(shè)過(guò)程中，必須做到：
1、堅(jiān)持安全保密原則，建立辦公自動(dòng)化系統(tǒng)安全保密原則，建立辦公自動(dòng)化系統(tǒng)安全保密工作的科學(xué)管理體系。
2、局成立計(jì)算機(jī)安全保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)、磁盤(pán)秘密載體的規(guī)范管理，杜絕設(shè)備技術(shù)故障，消除環(huán)境不安全因素。
3、完善保密配套設(shè)備和保密工作督察制度，改變傳統(tǒng)辦公方式，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，建立起新的科學(xué)的工作秩序。
要以加快辦公自動(dòng)化建設(shè)為契機(jī)，帶動(dòng)全局信息化建設(shè)，在工作中，做到運(yùn)行—提高—再運(yùn)行—再提高，使各項(xiàng)系統(tǒng)發(fā)揮實(shí)效，根據(jù)局機(jī)關(guān)管理系統(tǒng)設(shè)置、信息流量、人員素質(zhì)、工作環(huán)境等方面的條件，堅(jiān)持實(shí)事求是，科學(xué)規(guī)范，合理簡(jiǎn)化，分工協(xié)作，職責(zé)落實(shí)，使之能夠方便地利用交互式多媒體系統(tǒng)，及時(shí)了解第一手資料，完成有關(guān)辦公事務(wù)和程序，并為局領(lǐng)導(dǎo)做出科學(xué)決策提供依據(jù)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，從根本上推進(jìn)全局管理思想和管理方法的科學(xué)化，提高管理水平和工作效率。
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