公司檔案管理制度實施細則

時間：2024-08-19 09:20:33 制度

公司檔案管理制度實施細則

　　在我們平凡的日常里，制度使用的情況越來越多，制度就是在人類社會當中人們行為的準則。什么樣的制度才是有效的呢？以下是小編為大家整理的公司檔案管理制度實施細則，僅供參考，歡迎大家閱讀。

公司檔案管理制度實施細則

　　近幾年，馳宏公司工程建設處于高峰期，工程投資大、項目多，戰(zhàn)線長，同時，在建設過程中形成的資料數量多、保存價值高。這些工程檔案既是公司冶煉廠工程建設的真實記錄，也是工程質量評定及保證的重要依據，是公司檔案的重要組成部分。為此，強化參建各施工、建設、監(jiān)理、質檢等方的檔案意識，全面加強工程檔案的收集、整理、歸檔及管理工作，是確保工程檔案完整、準確、系統(tǒng)的關鍵。結合《企業(yè)工程建設檔案工程規(guī)范》，我們在工程建設中采取有效措施，保證工程建設竣工資料的系統(tǒng)、完整、規(guī)范，為檔案管理工作打下堅實的基礎。

　　一、齊抓共管，構建工程檔案管理體制

　　加強對檔案工作的集中統(tǒng)一管理，是公司工程檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。我們遵照統(tǒng)一領導、統(tǒng)一制度，分級管理的原則，制定了相關制度、辦法，從工程建設開始就有檔案人員的介入，由各部門配合將所形成的前期資料，如：初步設計、項目建議書、土地勘察定界報告、地形地質測量報告、環(huán)境影響評價報告、地質災害報告、可行性研究報告等相關資料及時分類歸檔。在工程進行中由技術處、工程處、物資處提供給檔案部門施工圖紙及施工中形成的招投標文件、施工方案及各類設備、材料的訂購、訂貨合同，并建立了由建設方――項目部――施工方――監(jiān)理方――質檢方五級管理體系，形成了完整的檔案管理體系，無論是在工程各階段還是參建各單位，都能從組織上保證文件資料的不疏漏、不散失，使檔案管理工作達到了系統(tǒng)化、規(guī)范化、標準化，并將檔案管理納入了文明施工管理考核范圍。

　　二、建立和明確相關制度，確保檔案的規(guī)范

　　完善制度建設，職責分明，層層把關。是做好工程建設檔案工作的基礎，根據工程建設的實際情況，工程處和指揮部辦公室制定了《云南冶金集團總公司曲靖有色基地建設工程基建檔案管理制度》、《云南冶金集團總公司曲靖有色基地（冶煉廠）建設工程施工質量評定驗收實施辦法》、《云南冶金集團總公司曲靖有色基地（冶煉廠）建設工程單位工程劃分意見》的通知等文件。對施工方資料的收集、整理及移交進行了詳細的規(guī)定和要求。在工程建設過程中堅持以規(guī)范化的作業(yè)方式，把應該收集歸檔的文件資料進行分類整理，經建設方工程處、監(jiān)理方、質檢方審核把關后，按照檔案部門的要求裝訂成正規(guī)案卷，在工程竣工后，進行移交，促使檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學化，為日后的檔案管理工作打下堅實的基礎。

　　三、強化檔案業(yè)務培訓和指導，切實提高檔案質量。

　　工程建設檔案具有“一次性”和不可回復性的特點。對日后工程的維護、改造和申報優(yōu)質工程都具有非常重要的作用，為了使工程檔案規(guī)范化、標準化，在工程建設初期檔案人員就親自到各項目部施工點上指導負責資料的收集、分類工作，同時按照檔案整理要求，對文件的起草、書寫要求和所形成材料的規(guī)范化，都作了詳細的講解，使大家對歸檔要求提前了解，在工作中更加注重對資料的積累。做到了檔案工作和工程建設同步進行，為日后的建檔工作奠定了基礎。使檔案的標準化、規(guī)范化有了一個切實的保障。

　　檔案人員還不定期的深入項目部、監(jiān)理部查看工程資料的形成、整理、保存情況，及時發(fā)現和糾正存在的問題，對檔案技術問題手把手的給予指導，從而保證了原始資料的規(guī)范和完整。

　　四、明確重點，嚴格程序

　　公司在工程建設過程中，形成的文件材料涉及面廣、內容繁雜，涉及的部門和人員有上百家，設計、修改變更較多，稍有疏忽，就可能遺漏。根據參建各方工作性質和內容的不同，我們分別明確和把握不同的檔案工作重點，一是對項目法人我們自己，重點督促、檢查項目批文、立項報告、地勘、水文、氣候資料，設計施工詳圖、招投標文件、施工合同、施工報告、訂購、訂貨合同，建設管理等資料；二是對施工單位，重點督促，檢查承包合同、資質證書、工程原始記錄、工程質量評定資料、質量保證資料、施工管理報告、竣工圖紙、綜合資料、安全資料、交工驗收證書等資料；三是對監(jiān)理單位，重點督促、檢查監(jiān)理工作報告、抽檢記錄及工程質量評定報告、監(jiān)理規(guī)劃、細則，監(jiān)理日志，來往文件，監(jiān)理通知等資料；四是嚴把工程竣工資料關。竣工資料是工程檔案的重要組成部分，不僅關系到檔案資料的齊全、完整，而且關系到工程能否順利通過驗收。我們不僅檢查工程的外業(yè)情況，同時還檢查竣工資料的整理情況，工程竣工需要驗收時，首先要把資料情況報告給公司工程部，在工程部、監(jiān)理單位、質檢部門對資料進行認真檢查得到認可后，方對工程組織竣工驗收，工程驗收完畢簽署驗收證書，等竣工資料在規(guī)定時限內完整、齊全交到檔案部門后，在移交清單上雙方簽字認可，在審簽單上簽署意見，財務部門看到審簽單后才給予支付款項。監(jiān)理部門在工程驗收后也及時把監(jiān)理資料進行歸檔移交到檔案部門。由于這些規(guī)定的較好執(zhí)行，使承建單位對檔案資料的整理和移交都有了足夠的重視，使各項工程竣工資料做到了項目齊全、內容完整、字跡清晰、裝訂規(guī)范。

　　由此可見，竣工驗收有檔案人員的參與是至關重要的，它是工程檔案的一道重要關口，按照檔案要求以及建設項目檔案管理規(guī)定和驗收規(guī)程，對建設單位的案卷進行集中審驗，達到正式組卷的要求，裝訂立卷，存在問題的及時給予指正，以便及時整理、補辦，加以完善。同時也隨時歡迎他們到公司檔案室來咨詢、來學習做得好的單位的經驗。這樣使已經完工的工程檔案全部達到了歸檔要求，為我們后期的立卷、編碼、上架工作也打下了堅實的基礎。

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