醫院檔案管理存在的主要問題及其應對
摘要：醫院檔案管理主要存在檔案存儲空間不足，不能滿足未來需要、專職人員數量不夠，無暇深入開展服務、材料收集不全，提交不夠及時和服務理念滯后，降低利用效率等突出問題。提出轉變管理理念，引入社會化服務、加強人員培訓，提高工作認同、強化服務意識，主動提供服務、健全管理制度，規范業務流程和利用信息技術，提高自動化水平等建議。
關鍵詞：檔案管理 應對措施 醫院 主要問題
檔案是保存組織發展過程不同歷史階段及其特點的“記錄儀”，是一個組織承前啟后實現持續發展必須重視和可利用的重要寶庫。醫院作為社會組織的一員，肩負著治病救人、保證社會成員身心健康的重要責任，在為社會大眾提供服務的過程中也同樣產生各種類型的檔案。探索醫院檔案管理的特點，發現存在的問題，不斷探索改進的措施，對完善醫院檔案管理，充分發揮好醫院檔案功能，有著十分重要的意義。
一、存在的主要不足和問題
醫院檔案管理的內容主要包括從收集、整理到歸檔及保管等前期工作和后期的檔案利用和服務等業務。經過多年不懈的努力，目前醫院檔案管理及服務等各方面工作均取得了前所未有的成績，但由于多種因素的制約，也存在著一些遺憾和不足。
(1)專職人員數量不夠，無暇深入開展服務
縱觀各大醫院現行的文書檔案管理體制，其特點是一般都較少配備專職的檔案人員，而是由辦公室文秘人員兼職作為檔案管理員來承擔綜合檔案室的檔案工作。醫院內部各職能部門也一樣，通常也只安排一名兼職檔案員，由他們按照規定定期收集和整理本部門和科室制定和形成的各種文件和資料，待文件和資料收集整理完畢后統一提交醫院綜合檔案室然后整理歸檔。長期以來由于檔案管理部門一直缺乏足夠數量的專職工作人員，致使檔案工作僅限于收集、整理、歸檔及利用等傳統、日常的工作，進一步的檔案鑒定、檢索工具開發及檔案材料編研等工作基本無暇顧及。
(2)檔案存儲空間不足，不能滿足未來需要
近年來隨著各級領導對檔案工作重視程度的不斷提高，各大醫院檔案建設的投入力度持續增強，檔案管理的硬件設施在數量和質量上都有了質的飛躍，檔案管理的條件得到的極大的改善。以檔案儲存條件為例，目前許多醫院都使用密集柜對檔案進行科學排架和保存，檔案材料擺放整齊有序，達到了既節省存放空間，又可以防蟲防潮防霉實現長期安全保存的目標。然而隨著這些年醫院業務量的逐年遞增張，各類檔案數量也大幅增加，現有的存放空間顯得捉襟見肘，長期來看現有的檔案室將難以滿足檔案存放的需要。
(3)服務理念滯后，降低利用效率
檔案管理的最終目標是向檔案使用者提供服務，實現檔案的有效利用。然而目前醫院檔案人員隊伍存在規模過小數量不足，業務素質層次不齊等突出問題。受這些客觀因素的限制，檔案部門難以提供主動、高效、滿意的服務，僅能被動地滿足檔案使用者的部分需要，也就是說使用者需要什么資料就提供什么資料，難以提供延伸服務。在提供服務的方式上也往往是坐等上門，無法實現主動性的上門服務，很大程度上阻礙了檔案利用效率的提高。
(4)材料收集不全，提交不夠及時
集中于醫院綜合檔案室的文檔，其來源一般是由院內其他單位的兼職檔案員搜集整理形成的。由于這些兼職檔案員業務素質參差不齊，部分人員沒有受過專業訓練，缺乏相應的檔案專業知識，導致工作效率不高業務質量較低。這些問題的存在使得他們缺乏鑒定文件資料內在價值高低的能力，判斷和鑒別能力不足在收集工作中必然出現漏收或誤收的現象。同時由于部門間的相互協調配合不夠密切，業務檔案管理機制缺乏有機統籌，檔案收集提交過程中往往缺乏完整性和及時性。
二、完善醫院檔案管理的對策
(1)轉變管理理念，引入社會化服務
隨著檔案工作社會化水平的提高，目前社會上出現了一批專門經營檔案保管的外包服務公司，他們的業務分布在從檔案運輸、接送、整理，到消毒、寄存、保管;從修裱、縮微、檔案數字化，到檔案管理軟件與設備開發服務等檔案業務的整個鏈條上。利用外包單位齊全的配套設施，可以確保檔案存放的安全性和長期性，也為日常的檔案利用提供更多便捷。目前，部分規模較大的行業受自身條件的限制，已經開始嘗試檔案保管社會化外包的管理模式。實際上，醫院的檔案管理在一定程度上和一定范圍內也可以通過外包的形式得以實現。
(2)加強人員培訓，提高工作認同
檔案工作是醫院管理的一項重要的基礎性工作，與其他工作相比往往比較繁瑣、復雜和枯燥，這就一定程度上導致檔案工作人員難以避免的產生較強的職業倦怠感。為了提高工作人員的業務能力，醫院應不斷拓寬培訓渠道，定期對各類檔案人員進行多樣化的培訓，提升檔案人員業務素質，使他們更加熱愛自己的工作。與此同時，應適當增加專職檔案工作人員的數量，進一步加強和不同部門間的協調配合，充分重視檔案工作的重要性，在制定業務績效考核標準時給予檔案工作一定的權重。此外，還要培養檔案工作者正確的價值觀，為他們的職業生涯提供更多的發展機會。
(3)強化服務意識，主動提供服務
檔案工作的最終目的是為了滿足使用者對檔案的利用，因此，檔案工作者應該圍繞提供更加主動、優質的服務進行認真思考。目前，改變傳統的檔案管理者長期被動提供服務應該是一個著力點。圍繞這一點，應主動地為查閱檔案者提供服務，積極尋找線索努力擴大檔案來源，為使用者提供急需的資料和幫助。在提供檔案服務的同時還應注意實現信息資源在不同部門間的共享。使檔案工作成為醫院進行信息咨詢的窗口和聯系社會的橋梁。
(4)健全管理制度，規范業務流程
一是從整體上加強檔案室的制度建設，切實發揮院檔案室對全院不同部門檔案工作在業務上的指導作用，對檔案人員施行分散管理統一考核。二是加強檔案人員隊伍建設，不斷補充精兵強將加入檔案隊伍，采取有效措施激勵他們及時、主動、認真收集不同門類的檔案材料，為醫院檔案工作規范化、科學化打好基礎。三是不斷完善全院范圍內具有統領性的檔案管理制度，通過制定規范的歸檔、保密、保管、利用、借閱、鑒定、銷毀及檔案室管理等各項制度，從根本上使醫院的文書檔案管理更加規范化。
參考文獻：
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