淺探企業(yè)物資電子采購
摘要：企業(yè)采購部門業(yè)務(wù)的優(yōu)劣和效率直接關(guān)系到企業(yè)生產(chǎn)成本的高低, 從而影響到企業(yè)的發(fā)展。隨著Internet的迅速發(fā)展，出現(xiàn)了協(xié)議采購、競價(jià)采購、電子招標(biāo)等電子采購方式，大力推行和發(fā)展企業(yè)電子化采購，是深化企業(yè)物資采購改革的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是企業(yè)信息化建設(shè)的必然選擇。
關(guān)鍵詞：企業(yè) 電子商務(wù) 電子采購
企業(yè)采購部門業(yè)務(wù)的優(yōu)劣和效率直接關(guān)系到企業(yè)生產(chǎn)成本的高低, 從而影響到企業(yè)的發(fā)展。而信息化時(shí)代，市場需求不斷變化和發(fā)展，傳統(tǒng)的采購方式已經(jīng)很難再適應(yīng)企業(yè)信息化發(fā)展的需要，基于Internet的電子采購受到了青睞。
所謂電子采購，就是以網(wǎng)絡(luò)為平臺進(jìn)行購買業(yè)務(wù)處理。它改變了通常用人工進(jìn)行的采購處理方式，使原來必須人工操作的工作現(xiàn)在可以訴諸于網(wǎng)絡(luò)。電子采購為企業(yè)和供應(yīng)商之間搭起了一座信息交流的橋梁，對于買賣雙方都帶來了業(yè)務(wù)上的便利。本文論述了大部分企業(yè)采用傳統(tǒng)采購方式存在的問題，提出了企業(yè)實(shí)現(xiàn)電子采購的必要性，并介紹了幾種電子采購方式，最后論述了實(shí)現(xiàn)電子采購需要注意幾個(gè)的問題。
一、B2B企業(yè)電子采購的必要性
現(xiàn)在大部分企業(yè)在采購方面仍然實(shí)行手工操作，以電話、傳真、直接見面的方式進(jìn)行信息交流，而對于企業(yè)來說，物資或勞務(wù)的采購又是一個(gè)復(fù)雜的多階段過程。首先，由采購人員尋找相應(yīng)的產(chǎn)品供應(yīng)商，通過上門調(diào)查、產(chǎn)品認(rèn)證、試生產(chǎn)、供貨跟蹤等手段調(diào)查他們的產(chǎn)品在數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格方面是否滿足要求。在選定了供應(yīng)商后，采購人員就會發(fā)出一份標(biāo)有具體產(chǎn)品數(shù)量的采購訂單。然后，企業(yè)會接到供應(yīng)商的通知，告訴他采購訂單已經(jīng)收到并確認(rèn)訂單可以滿足。當(dāng)產(chǎn)品由供應(yīng)商發(fā)出時(shí)，采購者再次接到通知，同時(shí)還有產(chǎn)品的發(fā)貨單。企業(yè)的會計(jì)部門核對發(fā)貨單和采購訂單后付款。當(dāng)原有訂單變動(dòng)時(shí)，購買過程將更加復(fù)雜。這一采購全過程較長，工作量十分大，還存在暗箱操作的問題。采購常常為低效的商品選擇過程、費(fèi)時(shí)的手工訂貨操作和昂貴的采購成本、冗長的采購周期這些問題所困擾。而且傳統(tǒng)模式的報(bào)價(jià)方案也無法及時(shí)適應(yīng)價(jià)格變化，往往會使買賣雙方在經(jīng)濟(jì)上受到損失。
電子商務(wù)的迅速發(fā)展使得B2B從根本上構(gòu)架了企業(yè)采購的模式，從而提高了效率，降低了成本，獲取了更大的收益。供應(yīng)鏈中電子采購的過程與體系整合的越好，節(jié)約成本的幅度及過程改進(jìn)的效益就越大。這些提高可以在以下幾個(gè)領(lǐng)域得到體現(xiàn)。
1.在線采購降低了采購成本。與目前采用的人力、電話及傳真的采購方式相比，電子采購更便宜，也更有效。據(jù)調(diào)查顯示，采購原料總成本的40%來自與處理、管理訂單有關(guān)的交易。在線采購不但便宜快捷，而且也有望減少開列賬單及訂單的失誤，從而減少很多的交易成本，已經(jīng)采用了電子采購的企業(yè)，過程成本降低了90%；對于采購商品及服務(wù)的直接成本來說，其價(jià)格減少了11%。例如，3M公司，過去每天的辦公材料產(chǎn)生成千上百的訂單，這些訂單占公司采購貿(mào)易量的70%，但是交易額只占采購支出的2%，每個(gè)訂單需1-3天制定，近三分之一的訂單需要返工，重新修訂。后來3M公司實(shí)施電子采購方法，極大地減少了交易成本，幾乎完全根除了返工及其他錯(cuò)誤，定單內(nèi)部周期也降至一小時(shí)內(nèi)，這種改進(jìn)使原來的采購成本由120美元降到40美元。
2.擴(kuò)大采購范圍，提高采購質(zhì)量。企業(yè)通過網(wǎng)絡(luò)可以突破地域的限制，在全國甚至全世界范圍內(nèi)尋找最合適的供應(yīng)商，從而保證產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)以及物流之間實(shí)現(xiàn)最佳組合，及時(shí)滿足企業(yè)的需求。
3.可以縮短采購周期，提高采購效率，減少采購的人工操作錯(cuò)誤，降低庫存。傳統(tǒng)采購中，需求雙方信息閉塞，一般需要一定的時(shí)間來進(jìn)行市場調(diào)查。電子采購系統(tǒng)使雙方能夠更容易快速地得到信息，從而將企業(yè)的原有周期縮短，降低了庫存。 4.電子采購徹底改變了生產(chǎn)銷售公司的供應(yīng)鏈，在企業(yè)和供應(yīng)商之間形成了一個(gè)訂單信息流。由于從客戶服務(wù)者到網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的技術(shù)轉(zhuǎn)變，建立了企業(yè)資源計(jì)劃、客戶關(guān)系管理及供應(yīng)鏈管理相統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，全面改造了企業(yè)的價(jià)值鏈。也為企業(yè)通過此供應(yīng)鏈在產(chǎn)品設(shè)計(jì)和生產(chǎn)方面與各種層次的供應(yīng)商交換意見提供了便利。
二、企業(yè)電子采購的方式
隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，采購方式也發(fā)生了很大變化。采購方式由過去的傳統(tǒng)采購加速向公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判和詢價(jià)采購等多種方式轉(zhuǎn)變，提高了企業(yè)采購的整體效益，確保企業(yè)以合理的價(jià)格采購到質(zhì)量優(yōu)良的物資。企業(yè)電子采購的方式有以下幾種。
1.利用網(wǎng)絡(luò)尋找貨源和供應(yīng)商
據(jù)統(tǒng)計(jì)，從1998年3月我國第一筆互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)上交易成功，到2004年完成4975億元交易額，比2003年增長400%，我國的電子商務(wù)進(jìn)入了務(wù)實(shí)發(fā)展階段。目前，我國登記在冊的企業(yè)已達(dá)到870萬家，其中大中型企業(yè)10萬多家，大部分企業(yè)建立了宣傳網(wǎng)站、提供廣告發(fā)布、電子目錄、電子查詢等服務(wù)，為企業(yè)的采購提供了很大的選擇空間。
2.網(wǎng)上競價(jià)采購
網(wǎng)上競價(jià)采購又稱為逆拍賣，是以互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)為平臺把招標(biāo)方式和拍賣技術(shù)有機(jī)的結(jié)合起來。網(wǎng)上競價(jià)采購為企業(yè)和供應(yīng)商提供了一個(gè)交互的平臺，即供應(yīng)商通過競標(biāo)壓低價(jià)格而獲得企業(yè)的采購合同，是B2B電子商務(wù)發(fā)展中的一大熱點(diǎn)。
競價(jià)時(shí)，由企業(yè)根據(jù)采購需求發(fā)布競價(jià)標(biāo)書，事先約定競價(jià)條件，并主持整個(gè)競價(jià)過程。經(jīng)過國防企業(yè)資格預(yù)審合格的供應(yīng)商，都是在匿名條件下與對手競爭，可以在規(guī)定的競拍過程中充分進(jìn)行競爭性報(bào)價(jià)，爭取自己獲得有利的排位，符合預(yù)設(shè)中標(biāo)條件的供應(yīng)商最終中標(biāo)。網(wǎng)上競價(jià)采購,整個(gè)運(yùn)行過程在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下展開,改變了以往采購過程中信息不充分、不透明帶來的種種問題。相比傳統(tǒng)的競爭報(bào)價(jià)方式，網(wǎng)上競價(jià)采購的在保證實(shí)時(shí)競爭現(xiàn)場的同時(shí)又能保證參與各供應(yīng)商間的背對背，從而有條件創(chuàng)造出一個(gè)充分競爭的環(huán)境，保證企業(yè)的利益。 2000年9月18日，美國UT公司在中國進(jìn)行網(wǎng)上零部件拍購；預(yù)計(jì)約2000萬美元的貨品，最終以1251萬美元成交；節(jié)約采購成本37%，共735萬美元。2007年2月27日，安慶石化通過競價(jià)采購，在德國采購油改煤氣化裝置消缺所需的一塊特殊合金鋼板，節(jié)省了采購資金52萬元，實(shí)現(xiàn)了價(jià)格最低。資料顯示，通過網(wǎng)上競價(jià)采購可以節(jié)省5%至40%的采購成本。
3.電子招標(biāo)采購方式
電子招標(biāo)采購方式就是以信息技術(shù)為平臺，使傳統(tǒng)的招標(biāo)過程電子化管理和運(yùn)作。傳統(tǒng)方式招標(biāo)采購作為一種交易模式，很難體現(xiàn)招標(biāo)采購公開、公平、公正的優(yōu)點(diǎn)，而且，傳統(tǒng)招標(biāo)操作周期較長，效率較低、運(yùn)作成本較高，給企業(yè)的正常運(yùn)行帶來一定的影響。電子招標(biāo)采購使企業(yè)之間的競爭更加公開、公正、公平，而且采用電子招標(biāo)采購避免了招標(biāo)過程中人為因素的作用，減少了發(fā)生的可能性，同時(shí)電子招標(biāo)也大量地節(jié)省了工作時(shí)間和精力，提高了工作效率。利用電子招標(biāo)平臺在線的可導(dǎo)出數(shù)據(jù)表單可隨需自動(dòng)生成各種統(tǒng)計(jì)表格供查閱，幫助企業(yè)從全方位、多角度加強(qiáng)對招標(biāo)業(yè)務(wù)的宏觀監(jiān)控和科學(xué)管理，為企業(yè)的管理提供了科學(xué)的依據(jù)。
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