ＥＲＰ環境下會計業務流程優化
摘 要：在信息技術環境下, 企業要想穩步健康地發展，就必須增強自身的競爭力，適應新的競爭環境，ERP為企業規范管理提供了行之有效的手段，從傳統企業的會計業務流程的現狀和特點出發，就ERP系統對會計流程業務的影響,提出了會計業務流程要優化重組的解決方案，使會計業務新流程在ERP環境下能較好地實現“決策有用性”的會計目標。?關鍵詞：企業資源規劃；會計業務流程；優化?
1 現有會計業務流程的現狀及缺陷?
會計業務流程，即會計循環，是指財務會計部門為實現財務會計目標而進行的一系列活動所經過的全部過程。會計業務流程中的各項活動都體現為對信息的某種作用，并構成一個有序的數據處理和信息生成過程，這一過程可以分為若干部分，每一部分都有各自的處理任務，所有部分相互聯系，互相配合，服從于一個統一的目標，形成一個會計活動的有機整體—會計信息系統。?
1.1 現有會計業務流程的現狀?
傳統會計業務流程是建立在勞動分工論下的一種順序化業務流程。現有會計業務流程從其發展歷程可以分為手工會計業務流程和會計電算化環境下的會計業務流程。?
手工會計核算方式下，會計業務流程的順序為：經濟業務發生→編制憑證或分錄→登記賬簿→編制試算平衡表→編制報表。這種核算方式所依賴的技術環境是由紙張、筆墨等所構成。在這種技術環境下，其信息收集、處理、儲存和傳輸的主要技術特征表現為信息的“只讀性”和順序化。這種核算方式下，會計信息的產生是會計原始數據在會計信息系統中單向運動的結果，會計信息使用者得到的會計信息并不是直接的而是經過加工處理后的高度綜合的信息。同時由于他的順序化使得會計業務流程中任何一個環節的錯誤都將對整個會計信息加工結果產生影響。?
在會計電算化環境下，會計業務充分利用了計算機的功能，簡化了手工操作的處理流程。其會計流程主要為：會計人員手工收集數據→進行分類和編制記賬憑證→將記賬憑證輸入計算機→計算機自動登記賬簿→生成會計報表。在會計電算化方式下，雖然計算機的高速運算速度和巨大的數據存儲能力對會計人員的工作壓力有一定緩解，但從它的會計流程中可以看出，現有的會計電算化信息系統并未突破手工會計核算方式的框架。會計人員在計算機軟件功能的幫助下仍然按照老模式來操辦事情，并沒有從本質上優化會計流程。?
1.2 現有會計業務流程的缺陷?
新經濟所引起的社會經濟環境的巨大變化必然會影響到傳統的會計信息系統，它的局限性日益明顯，主要表現在以下幾個方面：?
（1）信息的封閉問題。現有會計業務流程下過于細分的結構，使各個核算子系統之間彼此分割，會計人員很少涉及業務層面的流程，會計人員只負責業務發生的單據流轉和記錄，并未涉及業務本身，缺乏會計數據傳輸的一致性、系統性。就可能在客觀上導致會計信息與業務信息不一致問題，降到了會計信息的質量。?
（2）信息的滯后問題。由于會計業務流程的順序化特點，使得信息只能靠這種金字塔似的結構進行一級一級的逐步傳遞，不能跳躍。會計信息需求者只能在會計人員報出的月末或季末會計報表中得到一定信息，使得會計信息缺乏實時性和及時性。?
（3）信息的局限性問題。傳統會計業務流程下，財務部門只是記錄經濟業務的資金流信息，并不采集業務活動的全部數據，同一經濟業務的相關數據被分別保存在財會人員和非財會人員手中，這樣忽略了大量管理信息，導致會計信息系統與其他系統數據有可能不一致或信息隔閡和信息重復，無法滿足管理者的需要。?
2 ERP對傳統會計業務流程的影響?
ERP(Enterprise Resource Planning企業資源計劃)是美國Gartner Group于20世紀90年代初提出的一個全新概念。是一種建立在 IT 技術平臺上的先進管理思想和管理模式，它幫助企業把客戶的需求、企業內部的運營活動以及供應商的制造資源整合在一起，其功能不僅涉及企業內部的物料管理、庫存控制、生產管理、營銷、供應及財務的各個方面，而且還包括企業外部的供應鏈管理，通過 ERP提供的功能可以實現企業管理信息化、集成化、自動化，從而有效解決其管理中存在的弊病，實現“人盡其能、物盡其用、財盡其值”，提高企業的市場競爭力。ERP 系統正是現階段科技與管理完美結合的典范，是幫助企業提高競爭力的有效工具。由于它是在MRPII的基礎上進一步發展而來的面向供應鏈的一種先進的管理理念，因此，ERP 系統中所蘊含的先進管理思想必然通過標準化的業務流程來實現。這就使得傳統會計業務流程中不符合信息化條件的環節應該加以改良，主要表現在以下幾個方面：?
2.1 信息來源上的優化?
傳統會計業務流程在采集加工數據時是以貨幣為尺度的，其前提是用貨幣計量。而新經濟環境下許多影響企業發展的重要資源往往是不可計量的，往往會被忽視掉，例如商譽、企業的人力資源等。在傳統經濟時代，這些資源在企業并不占有很重要的地位，信息使用者也沒有要求提供這部分信息。新經濟下這種無形資產為越來越多的人所關注，它們的重要性在一定程度上超過了物力資本。作為企業的一項無形資源，確實可以給企業帶來很大的財富，因此有必要反映這部分信息，提高會計報表的真實性與相關性。而傳統會計卻以將它們篩掉，這必然使得報表的相關性大打折扣。?
2.2 信息處理過程的優化?
傳統會計的信息處理過程是對經過“篩選”的會計數據通過原始憑證、記賬憑證、明細賬及總賬進行加工的過程。該過程只是對經濟活動的結果進行反映，從中看不到每項經濟活動發生、執行與完成的全過程。實際上，后面這部分信息對于企業管理是非常重要的。通過了解這部分信息，企業可以找出完成各項經濟業務的最佳方式。ERP 系統這要實現報告企業內部的協同和報告企業與供應鏈的協同。具體來講就是通過企業內聯網(Internet)的信息傳遞實現內部協同, 通過國際互聯網(Internet)實現供應商,客戶和報告企業之間的協同和電子商務，從而實現報告企業與供應鏈的協同。?
2.3 信息輸出的優化?
截至目前，會計信息系統仍然按照會計科目來生成借貸余三欄式賬簿，并編制會計報表。而這些賬簿和報表不能從多層次、多視角探究和分析企業的財務狀況和經營成果。新經濟環境下，信息使用者的范圍越來越廣，所需要的會計信息也越來越多，單一的信息披露模式已不能滿足他們進行相關決策的需求。網絡技術的廣泛應用使得企業有條件采用多元化的信息披露模式。相比之下，多元化披露模式可以解決前者承載信息量太窄的缺陷，把對企業影響重大的商譽、品牌、專利權、技術訣竅、秘密配方、人力資源等信息通過一定的方式將其有效反映出來。?
3 ERP環境下會計業務流程優化的解決方案?
企業的業務流程、管理方式雖然各有特色，業務流程優化采用的方法、工具也可能不盡相同，但根據本文對業務流程的定位——以成功應用 ERP 系統為目標、以 ERP 系統中的標準流程為依據、最終通過 ERP 系統得以實現，會計及相關業務流程優化的步驟可分為以下幾步：?
3.1 理解各種業務流程，以 ERP 系統中的標準流程為依據?
業務流程優化是為 ERP 系統的成功應用奠定基礎，而 ERP 不僅是一套信息系統，而且包含著廣泛的、深刻的、先進的管理思想，ERP 系統中包含了大量的標準業務流程，通過流程實現各種先進的管理思想和模式，例如銷售訂單流程、采購訂單流程、計劃排程流程、倉儲流程、財務核算流程、資金管理流程等等。除了每一種業務都有相對應的標準流程外，為了提高系統的靈活度、考慮客戶的個性化需求，對于同一種業務系統還預制了多種業務流程。由于業務流程優化是 ERP 系統應用前的一項必要工作，而業務流程優化必然要以 ERP 系統中的標準流程為依據，因此，在進行 BPI 之前，必須先對 ERP 系統中的流程進行分析、研究，充分理解 ERP 系統中的各種業務流程，才能保證 BPI 的準確和有效。? 3.2 選擇適合企業自身經營管理的標準流程?
ERP 系統中蘊含著豐富的業務流程，但是究竟哪些流程適合于企業的應用，還需企業對自身所處的環境、行業特點、管理特點及特殊業務需求進行整理、歸納及分析，為下一步流程的選擇奠定基礎。一些企業在實施 ERP 系統過程中，對 BPI 大搞特搞，認為應該借助 ERP 應用的機會對業務流程進行徹底優化，將流程設計為一種理論上的最優流程而不考慮流程優化后如何實現，最終導致 BPI 與 ERP 的應用雙項失敗。?
3.3 業務流程優化設置?
企業業務流程優化是在現有流程的基礎上進行，因此將擬采用的標準流程確定下來之后，還要對企業現有的業務流程進行描述及分析、診斷。即去除現有流程中的非增值環節，保留其合理的環節，并對流程進行充實。在充分認識原有流程的基礎上，接下來就可以對流程進行優化。首先，要結合流程優化的各項原則逐一考慮，看是否存在需要進行改進的環節、存在多少、屬于何種類型、如何改進。其次，可利用各種流程優化方法進行流程的調整、設計和完善；最后，詳細描述出優化后的業務流程，以便在 ERP 系統中付諸應用。?
3.4 崗位及組織機構的設置?
一個業務流程需要經過若干個環節才能完成，這些環節可能是在同一部門之內，也可能跨越不同的部門，但無論如何，每個節點均與崗位相對應，均需要由人員來執行，所以，企業根據 ERP 系統中的標準流程并結合自身的特點制定出新的流程后，那么要保證流程的實施還必須對組織機構和崗位進行調整。?
在進行機構調整時遵循的思路應該是：首先研究流程中的節點，分析每個節點的工作內容和意義，然后進行崗位設置，用崗位來保證流程的執行；在崗位設定之后，根據職能相近或緊密相關的崗位組成部門的原則來調整企業的組織機構，實現組織、崗位、流程的匹配。?
3.5 在 ERP 系統中的實現?
所有的業務流程優化工作完成后，可結合 ERP 系統設計如何在系統中實現。例如，一個銷售業務流程是通過 ERP 系統中的哪些功能模塊、哪些單據、哪些操作人員、哪些工作流來完成。這一工作的成果必須體現為企業基于新流程、基于 ERP 系統的新的制度，成為企業成功應用 ERP 系統的保證。需要注意的是，這一步驟工作千萬不可忽略，它是保證優化后的流程付諸實現的重要一環。?
企業優異的管理來自優異的流程，優異的流程來自優異的流程管理，會計業務流程優化是流程管理的重要一步。 在ERP環境下會計業務流程優化不是對現有會計業務流程的完全否定，而是保留現有的會計業務流程，添加針對供應鏈上信息使用者建立有效決策模型的功能。優化后的會計業務流程將使供應鏈上的信息需求者及時準確地獲得所需信息成為可能。因此說會計業務流程優化是 ERP 成功應用的堅強基石。?
參考文獻?
［1］?茍娟瓊，常丹.ERP原理與實踐［M］.北京：清華大學出版社,2005.?
［2］?Scott Hamilton.Maximizing Your ERP System［M］.北京：機械工業出版社,2004.
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