論我國會計電算化的發(fā)展
一、電算化的含義“會計電算化”是在會計工作中應(yīng)用的簡稱。“會計電算化”的這個“化”字體現(xiàn)了一個循序漸進(jìn)的演變過程，即從非電算化逐步過渡到電算化；從初級電算化過渡到高級電算化這樣一個長期而艱巨的演變過程，而非一蹴而就。準(zhǔn)確把握這個過程應(yīng)從以下兩個方面進(jìn)行理解。
1.漸進(jìn)性： 會計電算化的內(nèi)容應(yīng)包括實(shí)現(xiàn)如下幾個轉(zhuǎn)變過程：
（1）從單項應(yīng)用向綜合處理轉(zhuǎn)變；
（2）從財務(wù)會計電算化向?qū)⒇攧?wù)會計和與會計有機(jī)結(jié)合后的電算化轉(zhuǎn)變；
（3）從會計管理信息系統(tǒng)向會計決策支持系統(tǒng)轉(zhuǎn)變。與此同時，對會計數(shù)據(jù)的管理應(yīng)從數(shù)據(jù)庫管理向數(shù)據(jù)倉庫管理方向發(fā)展。
2.動態(tài)性：在會計電算化的過程中，要將會計學(xué)和計算機(jī)科學(xué)相互結(jié)合和交叉并推動會計學(xué)科的發(fā)展。因此，會計電算化是一個變化的過程、發(fā)展的過程和創(chuàng)新的過程。因此，不僅會計電算化的過程是變化的，而且對傳統(tǒng)會計也不能看成是靜止的。這里我們應(yīng)該明確會計電算化是一個過程而不是目標(biāo)。
二、會計電算化的目標(biāo)
會計電算化工作的目標(biāo)，應(yīng)該是應(yīng)用企業(yè)財務(wù)會計原理和成本與管理會計方法以及計算機(jī)技術(shù)，對傳統(tǒng)手工會計的處理方法、流程及對會計數(shù)據(jù)的收集、存儲、處理、傳輸和報告方式進(jìn)行改造后而建立起的電算化會計信息系統(tǒng)。要建立一個新的電算化會計信息系統(tǒng)，目前急需澄清對會計電算化工作的誤解，糾正在認(rèn)識上和實(shí)踐中出現(xiàn)的偏差。
首先，在認(rèn)識上要明確“會計電算化”是指一個過程，而不是目標(biāo)。但是，到目前為止從理論界到企業(yè)都把“會計電算化”看成是目標(biāo)。因此,開發(fā)的會計電算化系統(tǒng)完全是模仿手工處理過程,對傳統(tǒng)會計不敢改革。所以，開發(fā)出來的系統(tǒng)完全是一個模擬手工處理的電算化仿真系統(tǒng)。這樣的系統(tǒng)對會計管理職能和控制職能的實(shí)現(xiàn)與手工處理沒有本質(zhì)的變化，只是對核算職能的實(shí)現(xiàn)有明顯的改善。顯然這不是會計電算化的初衷。
其次，要糾正把計算機(jī)看成純工具的片面認(rèn)識。大家知道，紙張、文字及書寫的發(fā)明創(chuàng)造了會計的復(fù)式簿記，推動了原始會計向傳統(tǒng)會計的發(fā)展①。今天，我們有理由相信，計算機(jī)及現(xiàn)代信息技術(shù)的誕生已經(jīng)為傳統(tǒng)會計的革命準(zhǔn)備了充分的條件。因?yàn)閭鹘y(tǒng)會計的程序和規(guī)則是以手工信息處理為技術(shù)基礎(chǔ)而誕生的產(chǎn)物，沒有考慮也不可能考慮以計算機(jī)為核心的現(xiàn)代信息技術(shù)特征。所以，我們有理由相信這些程序和規(guī)則與現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展具有不適應(yīng)性②。解決這一問題的根本癥結(jié)在于改造傳統(tǒng)會計本身，而不是簡單的替換處理工具。要改造傳統(tǒng)會計本身就要有革命的胸懷和氣魄來正視我們正面臨的新技術(shù)革命的挑戰(zhàn)。我們認(rèn)為，21世紀(jì)的會計應(yīng)該是適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度需要的電算化會計信息系統(tǒng)（簡稱電算化會計）。
這里所說的“電算化會計系統(tǒng)”與傳統(tǒng)會計又有什么不同呢？我們認(rèn)為新的電算化會計應(yīng)具備如下特征:
（1）信息系統(tǒng)的特征
所謂信息系統(tǒng)就是指從數(shù)據(jù)的收集、存儲、處理到傳輸使用的整體。電算化會計系統(tǒng)是指對會計數(shù)據(jù)的收集、存儲、處理與報告使用會計信息的管理信息系統(tǒng)。該信息系統(tǒng)可分為三個不同層次結(jié)構(gòu)，分別為不同管理層服務(wù)。會計數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)（ＡＤＰＳ）為操作層服務(wù)；會計管理信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)（ＡＭＩＳ）為中層管理服務(wù)：會計決策支持系統(tǒng)結(jié)構(gòu)（ＡＤＳＳ）為高層服務(wù)③。同時，會計管理信息系統(tǒng)又是企業(yè)管理信息系統(tǒng)的一個重要子系統(tǒng)。
（2）數(shù)據(jù)集中存放和管理的特征“電算化會計”改變傳統(tǒng)會計數(shù)據(jù)重復(fù)記錄分散存放而帶來的弊端,采用先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫及數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)分類集中存放，既保證了數(shù)據(jù)的可靠性，又可從此完全取消各種會計明細(xì)分類賬和對賬操作，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。
（3）人機(jī)交互作用的特征
“電算化會計”可理解為一個由人、計算機(jī)、數(shù)據(jù)及程序組成的系統(tǒng)。因?yàn)樗粌H具有核算的功能還具有管理和控制的功能，所以，它離不開人的交互作用，尤其是預(yù)測和輔助決策的功能必須在管理人員的控制下完成。因此，電算化會計系統(tǒng)不應(yīng)該是一個“儍瓜型”的仿真系統(tǒng)，而應(yīng)該是一個人機(jī)交互作用的“智能型”的管理信息系統(tǒng)。
“電算化會計”是會計學(xué)進(jìn)入信息時代的發(fā)展，它是會計學(xué)、電腦與信息技術(shù)、企業(yè)管理及計量學(xué)等學(xué)科相互交叉結(jié)合后產(chǎn)生的綜合性學(xué)科。從某種意義上說，“電算化會計”是為了滿足現(xiàn)代企業(yè)制度的需要，應(yīng)用現(xiàn)代科技與方法對傳統(tǒng)會計進(jìn)行改造和整合后產(chǎn)生的能適應(yīng)信息化要求的新型應(yīng)用型學(xué)科。
三、會計電算化的發(fā)展
在明確了“會計電算化”的目標(biāo)是對傳統(tǒng)會計進(jìn)行改造以后建立的一個新的電算化會計信息系統(tǒng)之后，當(dāng)前我國會計電算化工作應(yīng)該特別注意處理好三個關(guān)系。
1.正確處理財務(wù)會計電算化與管理會計電算化的關(guān)系④目前，我國會計電算化還處于會計核算電算化的水平，或者說，現(xiàn)在僅僅實(shí)現(xiàn)了財務(wù)會計的電算化。財務(wù)會計電算化還不是完整意義的會計電算化。因?yàn)椋髽I(yè)會計包括財務(wù)會計和成本與管理會計兩大分支。所以，完整意義的會計電算化應(yīng)該是財務(wù)會計和管理會計的全面電算化。我們不能因?yàn)槟壳肮芾頃嬙谄髽I(yè)應(yīng)用還不普及或者有困難而停止不前。我們認(rèn)為，管理會計在企業(yè)推廣困難的原因盡管很多，但重要原因之一是其規(guī)范性和可操作性不如財務(wù)會計以及財務(wù)會計與成本管理會計的分離。因此，管理會計軟件商品化通用化比較困難，只能有針對性地開發(fā)研究。但是，管理會計電算化是以財務(wù)會計電算化為基礎(chǔ)的,因?yàn)樗鼈兊臄?shù)據(jù)同源,財務(wù)會計電算化能為管理會計電算化提供所需的財會信息。因此，企業(yè)應(yīng)在實(shí)現(xiàn)財務(wù)會計電算化的基礎(chǔ)上不失時機(jī)地推進(jìn)管理會計電算化，解決管理會計手工操作難的問題，這里應(yīng)特別強(qiáng)調(diào)會計電算化不是簡單的財務(wù)會計電算化加管理會計電算化，而應(yīng)該是財務(wù)會計與管理會計結(jié)合后的電算化，這樣才能促進(jìn)管理會計在企業(yè)中的推廣應(yīng)用，真正實(shí)現(xiàn)會計的核算職能、管理職能和控制職能。
2.正確處理會計電算化與企業(yè)管理信息系統(tǒng)之間的關(guān)系企業(yè)管理信息系統(tǒng)（ＭＩＳ）是一個為企業(yè)管理決策服務(wù)的人、機(jī)系統(tǒng)。它通過對企業(yè)內(nèi)部和外部的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理獲取信息，控制企業(yè)的行為；利用已知的數(shù)據(jù)和模型對未來作出預(yù)測；從企業(yè)全局出發(fā)，對管理決策提供參考信息。企業(yè)管理信息系統(tǒng)按管理職能一般劃分為會計管理、人事管理、、計劃管理、生產(chǎn)管理、庫存管理、技術(shù)管理等子系統(tǒng)。各子系統(tǒng)擔(dān)負(fù)著不同的任務(wù)，起著不同的作用。其中會計管理子系統(tǒng)(即電算化會計子系統(tǒng))是最重要的子系統(tǒng)，處于核心地位。這是因?yàn)闀嫻芾碜酉到y(tǒng)與企業(yè)管理信息系統(tǒng)之間存在如下關(guān)系：
(1)電算化會計子系統(tǒng)是開發(fā)企業(yè)管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)。因?yàn)闀嬓畔⑷娣从沉似髽I(yè)銷、 供、產(chǎn)日常生產(chǎn)經(jīng)營流程的各個環(huán)節(jié)，完整地反映了企業(yè)管理的全過程。沒有哪個子系統(tǒng)的管理信息像會計信息那樣自始至終貫穿于企業(yè)的管理活動之中，幾乎與其他所有子系統(tǒng)都有數(shù)據(jù)聯(lián)系。因此，企業(yè)管理現(xiàn)代化一般都從會計電算化開始，在此基礎(chǔ)上再逐步擴(kuò)大功能，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理信息系統(tǒng)，
(2)促使會計電算化向更高層次發(fā)展是建立企業(yè)管理信息系統(tǒng)的前提。 我國會計電算化的當(dāng)務(wù)之急是加強(qiáng)會計電算化發(fā)展方向的引導(dǎo)，促進(jìn)會計電算化從核算型向管理型過渡；重視會計電算化軟件開發(fā)和二次開發(fā)；引導(dǎo)會計電算化由單機(jī)向網(wǎng)絡(luò)化和客戶／服務(wù)器方向發(fā)展。只有這樣，企業(yè)管理信息系統(tǒng)才具備開發(fā)的良好基礎(chǔ)。
(3)企業(yè)管理信息系統(tǒng)是會計電算化發(fā)展的系統(tǒng)目標(biāo)和客觀生存。 脫離企業(yè)管理這個系統(tǒng)目標(biāo)，會計電算化的研究就會迷失方向，無所 適從。電算化的研究應(yīng)站在整個企業(yè)信息系統(tǒng)的立場上，從整個企業(yè)的角度發(fā)揮在管理中的應(yīng)用，努力實(shí)現(xiàn)“管理一體化”。或者說，會計電算化與企業(yè)管理信息系統(tǒng)的目標(biāo)是一致的。會計電算化只有充分參與企業(yè)管理信息系統(tǒng)的工作才有生命力。因?yàn)槠髽I(yè)管理信息系統(tǒng)為會計電算化提供研究課題，并不斷豐富會計電算化的內(nèi)容從而推動會計電算化的發(fā)展。
正確處理好會計電算化和企業(yè)管理信息系統(tǒng)的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)會計電算化和企業(yè)管理信息系統(tǒng)的共同目標(biāo)，要求我們把會計電算化系統(tǒng)作為企業(yè)ＭＩＳ的一個子系統(tǒng)來開發(fā)，開發(fā)時又要充分考慮到它是企業(yè)ＭＩＳ的一個獨(dú)立的起核心作用的子系統(tǒng)。
3.正確處理好會計電算化與的關(guān)系會計電算化是對傳統(tǒng)手工會計進(jìn)行了改造和革新后產(chǎn)生的，它將在企業(yè)現(xiàn)代化管理中扮演重要角色。會計電算化信息系統(tǒng)的誕生不僅給傳統(tǒng)會計帶來革新而且也給傳統(tǒng)審計帶來巨大沖擊。主要表現(xiàn)在：
（1）會計電算化后，傳統(tǒng)審計線索變化了而且計算過程也不直觀了。 因?yàn)殡娝慊瘯嫷氖止っ骷?xì)賬、日記賬不存在了，記賬憑證數(shù)據(jù)存儲在磁性介質(zhì)上。處理過程在計算機(jī)內(nèi)自動完成，肉眼可見的審計線索大大減少，過去對證賬、賬賬核對的辦法現(xiàn)在不方便了，這無疑給審計工作者帶來了困難。
（2）會計電算化后，過去的內(nèi)部管理制度也不適用了。 靠人為的分工來監(jiān)督很困難。因?yàn)殡娝慊到y(tǒng)除憑證輸入目前需要由人工完成外，其余處理全由計算機(jī)完成，人工干預(yù)越來越少，而且數(shù)據(jù)的輸入、存儲和修改都不留痕跡。所以，手工會計使用的內(nèi)部控制方法失去了作用。這一點(diǎn)是對審計人員提出的嚴(yán)重挑戰(zhàn)。
（3）電算化會計系統(tǒng)本身的故障也會給審計工作帶來困難。 例如，不可預(yù)計的災(zāi)害、硬件設(shè)備或軟件的失靈、人為無意的差錯和有意的舞弊等都可能給系統(tǒng)造成無法估計的危害。
因此，會計電算化能給企業(yè)帶來巨大效益的同時，也存在可能帶來巨大的風(fēng)險。為了盡可能減少風(fēng)險，尤其是打擊計算機(jī)舞弊，我們再不能重犯發(fā)達(dá)國家過去先研究電算化會計再研究電算化審計而造成巨大損失的錯誤。我們應(yīng)該在研究開發(fā)電算化會計信息系統(tǒng)的同時重視研究電算化審計的工作，使二者相互配合相互促進(jìn)。為此，當(dāng)前在研究電算化會計系統(tǒng)時，要注意研究現(xiàn)代審計的要求，使會計軟件盡可能滿足審計的要求，以減少系統(tǒng)的風(fēng)險。
現(xiàn)代審計活動一般分為查詢審核、證實(shí)存在和系統(tǒng)分析三個階段⑤。在查詢審核階段，電算化會計應(yīng)能為審計提供新的查詢線索。因此，電算化會計軟件應(yīng)提供關(guān)于“憑證－總賬－報表”三者之間的雙向查詢功能。在證實(shí)存在階段，電算化會計系統(tǒng)應(yīng)提供多種會計核算方法處理過程供用戶和審計員選擇，并編寫一套審計測試預(yù)留通道。系統(tǒng)分析階段是現(xiàn)代審計重要的過程。系統(tǒng)分析過程的重點(diǎn)是加強(qiáng)電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制。
美國協(xié)會在第3號《審計準(zhǔn)則公告》 中將電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制分為一般控制和應(yīng)用控制兩類。一般控制是指對會計電算化過程的組織、電算化會計系統(tǒng)的研制開發(fā)及應(yīng)用環(huán)境等方面進(jìn)行的控制。而應(yīng)用控制是為適應(yīng)各種會計處理的特殊要求而建立的能、檢測和更正錯誤、處理舞弊行為的控制措施。因此，應(yīng)用控制與會計軟件開發(fā)密切相關(guān)，應(yīng)特別引起重視。
應(yīng)用控制一般分為初始化與維護(hù)控制、輸入控制、處理控制和輸出控制。
（1）初始化與維護(hù)控制
初始化工作主要指為保證系統(tǒng)正常運(yùn)行而進(jìn)行的準(zhǔn)備工作。如設(shè)置系統(tǒng)初始時間、明細(xì)科目、口令、余額初始化及各種參數(shù)和文件的設(shè)置等。 初始化工作是后續(xù)工作的基礎(chǔ)， 因此會計軟件必須重視初始化工作的控制。維護(hù)工作主要指對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)。它是保證系統(tǒng)安全正確運(yùn)行的重要措施。
（2）輸入控制
輸入控制是應(yīng)用控制的重點(diǎn)。輸入控制就是在保證原始數(shù)據(jù)真實(shí)、準(zhǔn)確的前提下，采取措施保證會計數(shù)據(jù)在編碼、填制記賬憑證及輸入過程中能及時發(fā)現(xiàn)可能出現(xiàn)的差錯并糾正。輸入控制的措施除了要不斷加強(qiáng)操作人員的責(zé)任心和提高技術(shù)水平外，還要采取如下控制方法： 1） 建立科目對照檢查； 2） 借、貸平衡檢查；3） 性檢查；4） 人工檢查。
（3）處理控制
處理控制的目的是保證處理步驟的正確性、可靠性和適應(yīng)性。因此， 電算化會計系統(tǒng)應(yīng)具備處理過程的時序控制。例如，核算的時序控制及打印報表前的過賬和結(jié)賬時序控制等。由于審計人員不能觀察到有關(guān)數(shù)據(jù)的處理過程，所以，對處理控制應(yīng)特別關(guān)注。
（4）輸出控制
輸出控制的目的是保證輸出信息的準(zhǔn)確、 可靠。輸出控制必須做到的措施有打印日志控制、 打印預(yù)覽控制、打印時間及序號控制等。
總之，要使我國的會計電算化工作能夠健康的發(fā)展，我們還必須從理論上和實(shí)踐上進(jìn)行認(rèn)真的探討。我們認(rèn)為，21世紀(jì)的會計應(yīng)該是一個以信息技術(shù)為中心的嶄新會計，而不是一個修修補(bǔ)補(bǔ)的會計。我們應(yīng)該抓住對會計電算化的討論來促進(jìn)傳統(tǒng)會計的革新。
注釋：
①② 薛云奎：《手工會計的技術(shù)特征及其對電算化會計的局限》，載《》1997年第11期。
③李守明： 《試析企業(yè)財務(wù)決策支持系統(tǒng)》，載《武漢大學(xué)學(xué)報》1997年第5期。
④李守明： 《試析會計決策支持系統(tǒng)》，載《會計研究》1996年第12期。
⑤邱 寒： 《會計軟件設(shè)計如何適應(yīng)現(xiàn)代審計的要求》，載《會計研究》1998年第4期。
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