加強文秘工作與文書檔案管理工作的一體化論文
[摘 要]隨著信息技術的不斷發展，越來越多的工作開始向著信息自動化管理的模式發展。然而，文秘工作和文書檔案的管理工作也逐漸向著這個趨勢發展。在這種形勢下，對文秘工作及文書檔案管理工作提出了更嚴格的要求。加強文秘工作與文書檔案管理工作一體化是提高這兩者工作效率的關鍵。文章對如何加強文秘工作與文書檔案管理工作的一體化進行了分析，以供參考。
[關鍵詞]文秘工作：文書檔案：管理：一體化
中圖分類號：C931.46 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）11-0357-01
前言
文秘工作具有較強的綜合性、專業性和實踐性。檔案管理是文秘工作的重要內容。文秘工作與檔案管理是相輔相成的密切關系，二者同時也是行政管理工作當中的主要組成部分。與此同時，檔案管理工作也是文秘工作的一部分。做好文秘工作是搞好文書檔案管理工作的基礎，對將來和現在都十分重要。
1.文秘工作和文書檔案管理工作的關系
這兩種工作是有一定聯系的，并且又在一定程度上相互獨立。在日常的工作任務中，文秘工作和文書檔案管理工作有所不同。但這兩種工作的主體都是公文，公文出自文秘工作中，而檔案的形成也是從公文中提取的。文書檔案就是公文的續集，從這些方面來看這兩種工作又是緊密聯系的。如果想把檔案的工作做全面，就必須從對公文的嚴格要求做起，公文處理是檔案工作的基石，它的好壞很大程度上會影響到文書檔案的好壞，所以說文秘工作是促成這兩種工作走向一體化的關鍵所在。隨著信息技術的不斷進步和發展，檔案的管理工作正向著文檔一體化的管理模式發展。這種管理模式是從這兩種工作的大局出發，在公文的生成、制發、歸檔、管理等工作中全部使用電腦的管理系統。這就要求各個相關部門對檔案的錄入和輸出都按照統一的格式進行。這樣就方便了管理，減少了許多重復工作，節約了時間、財力、人力，使這兩種工作更加規范，從而滿足現代化的要求。
2.文秘工作和文書檔案管理工作存在的問題
2.1 文種使用不清，公文格式、附件不規范
公文是非常規范的一種文體，我國也出臺了相應的法律規范對其制發、使用等環節進行了規范，起到了一定作用，在一定程度上提升了公文質量。但也存在一些問題，如有的工作人員分不清公文的“請示”和“報告”這兩種不同文種。在許多時候混用這兩種公文，影響公文的受理和本身作用的發揮。再者就是許多公文附件在制發的過程中，沒有在正文中對附件進行標識，出現多個附件時沒有對附件進行編號。還有就是在公文的格式上也存在許多不規范現象。這些都影響了公文的受理、傳遞、規范化和管理等工作。
2.2 版記不全面，辦理程序不規范
版記是文書部門和文書檔案部門相互銜接，，順利實現“文檔一體化”的一個重要標識。而在文秘工作中常常不重視，有主題詞無抄送抄發單位，不標明印發部門和時間等，文件主題詞選用不準確，把公文標題隔斷就作為主題詞。公文的辦理程序常常是有越級行文，越級簽發，有校對無復核，不登記就印發等現象，直接影響到文書檔案管理工作。
2.3 歸檔資料不完整、編號不規范
在傳統的歸檔工作中，一般都是將公文原稿或者修改稿同最終稿進行裝訂存檔。但隨著信息技術的發展，開始使用電腦進行存檔工作，這使得存檔工作一般只有定稿，缺少原稿、修改稿，造成歸檔資料不完整。還有就是一些公文因為沒有及時登記出現漏編、錯編甚至重編的現象，造成公文編號不規范。
2.4 用紙不達標，裝訂不規范
公文用紙很少注意克度要求， 因紙張質量差和耐折度低，保存時間不長便開始發黃。紙型大小不規范，即使是同一型號的紙，有時大小也不一致。印刷裝訂中，有掉頁、漏頁、壓字、釘腳不齊等問題，影響到公文的嚴肅性、美觀性和文書檔案的完整性。
2.5 材料字跡不清晰、存檔資料不全面
許多記錄資料字跡不清楚，不方便長時間保存。還有一種情況就是一些工作人員為了一時方便，將自己唯一的資料交給上級，導致部門內部資料減少。
2.6 移交資料不及時
因為日常的公文及其他工作任務比較繁忙，導致移交資料不及時，給檔案管理工作造成了不利影響。
3.實現文秘工作和文書檔案管理工作一體化的措施
3.1 強化文檔相關人員的管理意識
為避免文秘工作和文書檔案管理工作出現問題，確保檔案管理質量，必須提高這兩個部門相關工作人員的管理意識。在完成本部門工作任務后多了解另一個部門的工作，提高自身工作意識，為實現這兩種工作向著一體化發展打下基礎，使文檔一體化管理工作更加規范。
3.2 強化全過程管理工作
1）樹立質量管理意識。
2）要嚴格遵循公文處理的基本原則、公文格式、行文規則、收發程序、公文管理要求及公文歸檔的規定。
3）要理順管理體制，完善組織機構 ，建立一支優秀的工作隊伍。
4）要建立細化有效的管理制度和工作程序，按照規范程序辦理公文。
5）要依靠先進的裝備和技術。要與單位的現代化發展同步，配置性能優良的設備和工具適應檔案法律法規的要求，并強化其操作的熟練性和規范化。
3.3 加強標準化建設
“文檔一體化”必須依靠文書、檔案工作的標準化才能形成。沒有統一的標準，“文檔一體化”的綜合管理網絡就很難建立起來，“文檔一體化”軟件也不可能具有通用性。為此，統一標準、強化標準，并且以一定的手段促使各級文書檔案部門實行標準，這是我們今后一段時期工作中應特別加強的一項工作。不僅如此，“文檔一體化”建設不應只限制在傳統的文書檔案部門，還應擴展到各種職能部門產生的各種不同門類、不同載體的檔案領域，從而使各類文件管理系統都能與檔案管理系統通過接口緊密銜接，充分發揮“一體化”數據共享優勢。
3.4 強化文秘部門文書立卷工作
文書立卷是文書處理工作的一個重要組成部分，是條理化、系統化和安全保管文件的必要措施，也是文件運轉處理的終點與歸宿。文書立卷是《檔案法》早已明確的一個基本制度，《辦法》也規定公文辦理完畢后， 由文秘部門或專職人員及時整理、立卷、歸檔。文書立卷是文秘工作的最后環節，也是檔案工作的開始環節，是二者真正意義上的銜接點。各職能部門辦理完畢的文件材料，應由文秘人員或專職人員集中統一保管，并根據立卷的原則和方法，在檔案工作人員的指導和幫助下，由文書立卷，使文件的立卷工作日常化。文書立卷的關鍵是要有計劃地做好平時積累，并進行分門別類的管理，這樣既方便平時查閱，又有利于年終立卷，并能保證文件材料的完整性。
3.5 加強公文的標準化建設
要想實現這兩種工作的一體化，就必須注重日常工作的標準化。這會使公文使用、歸檔、管理等環節更加便捷，不存在標準不一樣的麻煩。
4.結束語
綜上所述，綜上所述，文秘工作和文書檔案管理兩者間的關系是相輔相成的關系，并且二者還是行政管理工作中較為主要的組成部分又密不可分。文書檔案管理工作是文秘工作的一部分，也是提高文秘工作者綜合素質的一個有效手段；在實踐工作中文書檔案管理工作是離不開文秘工作的，如果沒有文秘在前期階段地準備工作那幺文書檔案的管理工作也是無法順利進行的；有效地將文書、檔案實施一體化管理是推動辦公自動化進程的有效途徑。
參考文獻
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