秘書如何高效處理公文
辦公室每天都會(huì)收到各類公文，數(shù)量大、情況多，如何高效率地處理，直接關(guān)系到辦公廳室能否發(fā)揮好參謀助手、運(yùn)轉(zhuǎn)樞紐作用，牽涉到黨委、政府工作能否高效運(yùn)轉(zhuǎn)。做好公文處理工作，應(yīng)掌握好“穩(wěn)、熟、問、準(zhǔn)、快、巧”六字訣。
問，即詢問多請(qǐng)教
現(xiàn)在經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展，新生事物多、領(lǐng)導(dǎo)新的要求多，只有不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，才能跟上形勢(shì)發(fā)展需要，為領(lǐng)導(dǎo)和群眾提供更好的服務(wù)。作為處室負(fù)責(zé)人，要向下屬多詢問了解情況，因?yàn)闆]有調(diào)查就沒有發(fā)言權(quán)，只有全面掌握情況后，才能作出正確的決定。否則，夸夸其談地亂說一頓，既指導(dǎo)不了工作也損害了自身形象。作為工作人員，要向領(lǐng)導(dǎo)和其他同事多請(qǐng)教經(jīng)驗(yàn)做法。當(dāng)然，我們還應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)新知識(shí)，結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)的新要求，對(duì)既有程序和做法進(jìn)行大膽創(chuàng)新。
穩(wěn)，即穩(wěn)重不慌亂
作為各類公文的總?cè)肟诤涂偝隹冢奶幚聿块T經(jīng)常會(huì)遇到重要文件、緊急文件、領(lǐng)導(dǎo)交辦的文件、部門上門找的文件等須要同時(shí)處理的情況，想要將這些文件有條不紊地處理好，一定要做到“穩(wěn)”。頭腦保持清醒，理清頭緒，將紛繁復(fù)雜的文件分出輕重緩急，適當(dāng)處理。一般來說，重要且緊急的文件應(yīng)該先辦，然后是緊急但不太重要的文件，接下來是重要的文件，最后是一般常規(guī)性文件。
熟，即熟練不生疏
對(duì)黨委、政府的工作規(guī)則、領(lǐng)導(dǎo)工作分工及閱文習(xí)慣、各部門的職能、公文受理范圍及辦理程序等都要了然于胸，這是正確處理公文的基礎(chǔ)。收到公文后，首先判斷是否在收文范圍內(nèi)，對(duì)范圍之外的要及時(shí)與發(fā)文單位對(duì)接、退文。其次判斷需要不需要進(jìn)入公文處理程序，對(duì)社會(huì)性的培訓(xùn)邀請(qǐng)函之類，一般不得作為正式公文處理。再次判斷應(yīng)該采取何種處理方式，有的來文只需領(lǐng)導(dǎo)知曉的，應(yīng)該按閱件的程序處理;有的來文需要執(zhí)行或定奪的，應(yīng)該按辦件的程序處理。最后判斷文件應(yīng)該給誰看、給誰辦，怎么給、怎么轉(zhuǎn)，避免因?yàn)檎`判而返工。
準(zhǔn)，即準(zhǔn)確無差錯(cuò)
準(zhǔn)確是對(duì)公文處理工作的質(zhì)量要求，是公文處理工作的生命。一份會(huì)議通知，如果把時(shí)間、地點(diǎn)或其他要素搞錯(cuò)了，會(huì)給工作造成很大被動(dòng)，對(duì)本部門造成惡劣影響;一份密件，如果發(fā)送范圍搞錯(cuò)了，會(huì)造成政策傳達(dá)不到位甚至泄露國(guó)家秘密，給黨和國(guó)家造成損失;一份請(qǐng)示，如果沒有把好關(guān)或者把呈報(bào)領(lǐng)導(dǎo)搞錯(cuò)了，會(huì)耽誤工作的推進(jìn)甚至給領(lǐng)導(dǎo)之間造成誤會(huì)。
快，即迅速不拖拉
公文處理部門一般來說是辦公室公文入口的第一環(huán)和出口的最后一環(huán)，起著承上啟下的樞紐作用。作為第一環(huán)，如果處理慢了會(huì)直接影響后續(xù)環(huán)節(jié)的辦理，使平件變成“急件”;作為最后一環(huán)，如果拖拉，會(huì)造成公文擁堵，長(zhǎng)時(shí)間出不去，甚至形成“中梗阻”。所以，作為領(lǐng)導(dǎo)身邊的工作人員，工作應(yīng)該更加積極主動(dòng)，杜絕懶、慢、拖的不良現(xiàn)象，牢固樹立“馬上就辦”的雷厲風(fēng)行作風(fēng)。
巧，即靈活不死板
公文處理工作是高度程序化甚至程式化的，具有紀(jì)律性和嚴(yán)肅性的特點(diǎn)，如果按照一人一個(gè)思路、一人一套標(biāo)準(zhǔn)去處理公文，就會(huì)導(dǎo)致政令不統(tǒng)一。當(dāng)然，堅(jiān)持原則性并不排斥靈活性。因?yàn)槌绦蚴撬赖模闆r是活的，而人則是掌握程序和情況的統(tǒng)一體。所以要用好用足程序適應(yīng)新情況，又不能以不變的程序來應(yīng)對(duì)千變?nèi)f化的新情況。比如，有的領(lǐng)導(dǎo)工作特別忙，文件就不能放在他的辦公室里等他閱批，而應(yīng)該主動(dòng)掌握領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)規(guī)律，抓住領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)的間隙或下班后離開單位前的空閑時(shí)間找領(lǐng)導(dǎo)簽文件。
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