做秘書的注意事項
文秘是指經過學習，掌握公關與文秘專業(yè)的基本理論與基本知識，熟悉現(xiàn)代文書學、秘書學的原理和方法、具有較強的寫作能力、能熟練地從事文書、秘書事務工作，能進行文章寫作、文學編輯和新聞寫作、有較強的公關能力、并從事信息宣傳、文秘服務、日常辦公管理及公共關系等工作的人才。以下是小編整理的做秘書的注意事項，歡迎大家分享。
做秘書的注意事項
一、要在領導的視線范圍內，不要讓領導在需要時看不到秘書。注意觀察領導的眼神、手勢地，在大場合要反應靈敏，行動迅捷。
二、落落大方，不卑不亢，可以點頭，不要哈腰。做到熱情有度，穩(wěn)健為本。太過于熱情，有時會損害領導形象。
三、要掌握分寸。如領導上主席臺不需要攙扶，否則別人以為領導身體不好或者太年邁、給本校領導特別是自己人開車門不需要用手遮擋，遞茶送水經先賓后主。
四、要做到心中有數(shù)。比如跟誰做什么事情，對象是什么，程序是什么，內容是什么，不能一問三不知，適當?shù)牡胤揭o領導提個醒。比如領導的發(fā)言稿件等有關材料要隨時準備一份，對領導活動的位置要事先了解情況。
五、要注重儀表，大方得體。
不好的秘書的表現(xiàn)：
一、喧賓奪主，愛插話;
二、勉強安排領導：比如搶著幫助領導拎包;安排座位;
三、熱情過度;愛跟領導爭論，以顯學識;
四、愛自作主張;
五、不了解情況，不積極主動，被動應付;
六、領導交待事情忘了，辦完的事情不反饋，沒交待的事情反而自作主張給辦了;
七、報喜不報憂;
八、評論領導;
九、口風不嚴;
十、窺視心理強;
十一、有太強烈的優(yōu)越感和神秘感。
陪同領導注意事項
一、陪同領導外出注意事項
1、與領導充分溝通，了解出差目的、必備物品、外出工作內容和需要接見的對象，并根據工作內容和接見對象準備相關的文件、資料和禮品，攜帶的證件、甚至相機等等，安排好領導的行程。
2、如果是開會，就應準備開會需要的資料，自己應先學習有關會議的內容。以便能在開會時做好會議的記錄。
3、如果是走訪或談判，就應當先做好對走訪或談判對象的一些調查和了解。
4、了解本次外出活動的任務、目的及領導對一些重要問題的基本看法，以便按領導意圖及時提供服務，避免因不解其意而手足無措甚至幫倒忙的情況發(fā)生。
5、與所去之地的有關單位事先聯(lián)系，提供前往人員名單(包括姓名、性別、民族、職務等)，說明此行目的和行程計劃等。
6、如果自己開車，則要提前通知司機準備好車輛，帶好差旅費用、換洗衣物及常用藥品等。
7、時間觀念要強。隨員在征求領導意見后，要與司機等隨行人員約定好出發(fā)時間及行車路線;外出中的所有活動，隨員都要提前做好準備，按時召集其他隨行人員等候領導，不能讓領導等其他人。
8、要保持通訊聯(lián)系。在陪同領導外出時，一定要與領導及同行人員時刻保持聯(lián)系。因為在外出活動中，情況隨時都可能發(fā)生變化。因此，隨員哪怕是短時間的單獨行動也要與領導及同行人員保持聯(lián)絡的暢通。
9、入住賓館后，要讓同行者之間互相知曉對方所住的房間，要及時將同行者所住房號、內部電話撥法提供給領導，以便及時聯(lián)絡。
二、陪同領導外出應注意的禮儀
1、乘車行走
(1)陪同領導行走時，隨員應在領導后側半步位置跟從。(2)讓領導和客人先上車，自己后上。
(3)要主動打開車門，并以手示意，待領導和客人坐穩(wěn)后再關門。一般車的右門為上、為先、為尊，所以應先開右門，關門時切忌用力過猛。
(4)注意乘車座位。一般是右為上，左為下。如果領導有坐副駕駛的習慣則另當別論。在到達目的地后，隨員要提前下車為領導開啟車門。陪同客人時，要坐在客人的左邊。
(5)乘電梯應遵循“先出后入”的規(guī)則，陪同領導乘坐電梯，若無人操作，隨行者應先進后出，一邊操縱電梯，若有人操作，隨行者應后進先出。
2、見面介紹、握手、交換名片
(1)如果走訪客戶，應先把客戶介紹給領導，如果對方領導是女士，則應先把領導介紹給對方。
(2)如果拜訪，如果對方身份較高，應先把領導介紹給對方。
(3)和對方的距離合適時才可伸出手。
(4)握手的力度要適宜，不可太緊，也不可顯得太隨意。
(5)握手時雙眼要正視對方，面露笑容。
(6)男士與女士握手時，要待女士伸出手后方可伸手，握手時間不要過長。
(7)與對方領導握手，以其職位由高到低為序。
(8)交換名片時要雙手接遞，并說謝謝。接到對方名片時，不要立即收起，要先觀看，以示尊重。
3、就坐
(1)參加會議時，除大型會議按桌牌就座外，一般要選擇既非主要位置有別于與被陪同領導聯(lián)絡的位置就座;如果是圓桌會議，是坐在桌前還是后排，則視與會人員的具體情況而定。
(2)就餐時，要分清主位、客位，把客位中主要位置讓給領導，且要等雙方主要領導就座后再入座;要注意安排好司機等通行的其他人員，因為接待方不可能認識所有來客。容易造成遺漏。
(3)會見時，主賓、主人席安排在面對正門位置，領導如果作為主賓座位應在主人右側，隨行人員則按職務高低在領導一側就座。主方的陪見人在主人左側按職務高低就座。
(4)會談時，雙邊會談常用長方形或橢圓形桌子，賓主相對而坐，以正門為準，主人在背門一側，領導如果作為主賓應面向正門居中。如會談桌一端向正門，則以入門的方向為準，右為客方，左為主方。多邊會談，座位則按主辦方安排座位就坐。
4、言談要得當
(1)商務活動要講普通話，聲音自然、清晰，音量、語速適中。
(2)語言文明，不講粗話。使用“您好、請稍候、麻煩您、抱歉、對不起、沒關系、謝謝、再見”等禮貌用語。
(3)在陪同領導外出時，說話非常重要，什么時候該說，什么時候不該說，該說時怎么說都有講究。不該說時說了會失禮，該說時不說會誤事。
(4)當客戶對本單位、具體情況詢問時要及時為領導當好助手，作出補充，不能越俎代皰。
(5)在領導與客戶談話時，可以根據具體情況插話，但一點要恰到好處，言之有物，大方得體。
5、與領導的配合
(1)如果客戶與領導是有直接的關系。作為隨從應該站在輔助的地位，和客戶初次見面時應該親切地寒暄，并且作適當?shù)淖晕医榻B，第一次就要給對方留下一個印象。在整個談話過程中，要不卑不亢，給人以良好的感覺。當客戶和領導談話時，應該細心地傾聽。如果對方有問題問你，需要直接或間接地征詢領導的意見，然后給對方以滿意的回答。談判過程中，如果領導和客戶在某個方面爭論得比較激烈，要適時地從中打圓場。在商談結束時，無論成交還是不成交，都不要被當時的氣氛所影響，應盡賓主之儀，親切地道別，不要讓對方有這樣的評價：“這個公司的人怎么一點禮貌都不懂。”或是：“這個公司領導還不錯，可用人不太精明，怎么選了這么不懂禮貌的隨從。”
(2)如果是請領導訪問自己所熟悉的客戶。首先注意不要“越位”，應該將自己立于領導和客戶之間的中間人立場，使領導有許多講話的機會。在領導與客戶商談時，應該注意領導的談判技巧和應對方式，并且要充分掌握氣氛。氣氛過“熱”時，適當?shù)亍敖禍亍?氣氛過“冷”時，不時地“加溫”，解除尷尬，不失為中間人的身份。商談最終是為了本公司的利益。因此，不要太顯露地為本公司出力。當領導談判時進一步向對方提問時，可以若無其事地推動;當認為領導談判的內容不當或有必要進行更正時，應該很在默契地助領導一臂之力。在陪同領導訪問客戶時，配合他們，尊重他們，不僅能增進上下級的關系，在客戶眼中看來，則是認為你是一個應對得體的好“幕僚”，從而提高公司的信譽。
(3)陪同領導調研時，應對所調研的課題有所了解和思考，在領導發(fā)問后對不清楚的地方一定要問清楚、弄明白、記準確。
(4)陪同領導赴宴時，要把握好說話的時機和分寸，不能搶話說、隨意說，既不能無原則地、過分的恭維主客雙方的領導，也不能目無領導、唯我獨尊。
6、舉止得體
(1)隨員的舉手投足都應與自己的身份、所處場合相協(xié)調。在外活動時應坐有坐相、站有站相、走有走相。
(2)如果是開會，在進入會場時應主動把手機調到振動檔位，無論是參加會議還是隨領導小范圍談話，接電話時都要離開現(xiàn)場。
(3)隨領導參加重要會議或作講話時，如無極特殊情況一般不能打攪領導;如確需及時向領導匯報要盡量壓低聲音，減少影響面和影響程度。
7、衣著、發(fā)式等儀表儀容
(1)著裝應整齊潔凈，衣冠端正，莊重大方。
a. 男士不能穿背心、短褲、拖鞋，不能戴戒指;重要的商務活動要穿西服、打領帶或穿其他正裝;著裝時要扣好鈕扣，不得敞開外衣，卷起褲腳、衣袖，領帶須系正，皮鞋要光亮。
b. 女士要穿職業(yè)套裝，鞋跟高低適中，襪口不得露在裙角或褲角之外。
(2)從事商務活動前，隨行人員必須整理一次儀表，包括著裝、儀容。
(3)與人交往熱情、友好，不卑不亢。在公眾場合應避免雙手叉腰、交叉胸前、插入衣褲兜內。撓頭、抓癢、挖、摳鼻孔;避免哼唱歌曲、吹口哨、跺腳、說笑、喧嘩; 隨地吐痰、亂丟雜物;避免面對人咳嗽、打噴嚏等不良舉止。
(4)在禁止吸煙場所不吸煙。在外單位吸煙時，必須先征求主人同意。
8、適時“進”與“退”
(1)在陪同領導外出參加會議、會談時，要確定自己是否應該在場，如不需參加時，則應要弄清自己應在駐地還是在場外等候。
(2)如屬領導的小范圍談話，要根據實際情況及時作出判斷自己是否需要回避。一般來說，領導在會后或賓館住地等的小范圍談話，特別是遇到老朋友、老同學時，可能要說一些不宜公開的話和知心話，這時隨員者就應該禮貌的為領導沏上茶水，作一些簡單的服務性工作后適時退出。有時本來是研究探討某個問題，自己應當在場，但當領導們說起一個自己不應了解的話題時，也應有意識的退出一會兒，估計此話題已說完再返回。
9、守口如瓶在陪同領導外出期間，領導與隨行者之間談論的話題和與其他人員之間談話的內容，除領導明確表示讓自己傳達的之外，其它內容決不可隨意透露，即使是餐桌上領導的玩笑話也不應隨便向外人提及。因為領導所說的每一句話都是在某一特定環(huán)境下說的。離開了這個前提，就可能產生歧義，如果再傳就會走樣，給工作帶來影響。
10、會見和會談
(1)作為隨員應在會談與會見前要做好充分的準備工作。要掌握會談人姓名、職務、會談時間、地點、會談順序安排及有關事項。
(2)如對方到領導下榻處拜訪，則應以主人身份安排對方作為客人就座。
(3)領導與對方會見(會談)結束后，隨員應陪同領導送對方至車前或門口握別。
11、宴請客人
(1)根據宴請的性質、目的、主賓的身份確定宴請規(guī)格、范圍、時間、地點。
(2)宴席前賓客到達時，隨員應陪同領導到門口迎接。
(3)按先女賓后男賓、先主賓后一般來賓的順序，引賓客進入餐廳。
(4)宴請要考慮主賓的飲食習慣、民族、地區(qū)、身體狀況及其他特殊要求。
(5)桌次的高低以離主桌位置的遠近而定，右高、左低、近高、遠低。
(6)同一餐桌上席位的高低，以離主人的遠近而定。
(7)通常對門口或居中的桌是主桌，主桌對門口或居中的位置是主人位置。
(8)一般情況下，第一主人的右邊是第一主賓。
(9)宴席中，以領導與第一主賓交談為主，隨員不要主動提話題，不要隨便插斷領導與第一主賓的交談。
(10)宴會中要文明敬酒、理智飲酒，正式場合只喝本人酒量的1/3。文明進餐，不發(fā)出不雅聲響。
(11)用餐時不要趴在桌子上，不要大聲喧嘩。
(12)吃中餐時不整理菜肴，不劃拳，吃過魚、雞的骨頭放在盤子外側。
(13)為別人夾菜要使用公筷。
(14)使用牙簽時，要用左手遮住口部。
做秘書要點
一、命令或指示要經過確認
任何工作都是從接受指示展開第一步，假如連這個階段都處理不好，就不能期望有良好的工作表現(xiàn)。這就要求秘書聆聽上司指示工作的時候，有幾點必須留意：
1、表現(xiàn)士氣高昂的態(tài)度。在接受一項任務時抱著可有可無的態(tài)度，往往會使該過程流于公式化。相反地，若能表現(xiàn)出積極熱烈的反應，相信上司講解起來也會格外賣力。
2、自始至終專心聆聽。不要中途打斷或搶先回答上司的說明。即使心中懷有任何疑問，也必須等他全部說完后再提出。
3、不明白這處務必問清楚。有些事情上司以為你已經知道而省略不提，結果問題往往就出在這里。因此，假如發(fā)現(xiàn)任何不明白的疑點，都應該鼓起勇氣問到清楚為止。
4、確認內容。囫圇吞棗似地接受命令或指示是最冒險的行為，有時甚至等到完成后提出報告時，才發(fā)現(xiàn)自己徹尾完全搞錯。所以無論如何必須養(yǎng)成習慣，在上司說完后確認其內容與各項重點。
二、不要忘了上司所交等的事情
有時候工作一忙，往往把上司交待處理的某件工作忘得一干二凈。此時，除了規(guī)規(guī)矩矩向上司道歉外，別無選擇。若因為一時提不起勇氣認錯而置之不理，反而會使事情更加惡化。
道歉時，若臉上掛著虛假的笑臉，或強詞奪理地尋找各種借口，也會使對方更加惱火，倒不如干脆以謙虛的態(tài)度，坦白這是因為自己一時不慎而犯下的過錯。
但是這種情形只許一次，下不為例，假如三番兩次地重蹈覆轍，那么管你如何賠禮，也難以換回上司對你的評價。
三、辦公室拒絕閑聊
漫無邊際的閑聊，影響工作和學習。現(xiàn)介紹四種表白無暇閑聊的婉轉方法：
1、啟示法。在自己工作場所的醒目處，寫上“閑聊不過三分鐘”或魯迅的名言：“浪費自己的時間，等于慢性自殺;浪費別人的時間，等于謀財害命。”以此記示來客，謝絕閑聊。
2、工作法。當發(fā)現(xiàn)聊客朝自己走來，可立即埋頭工作，或眼睛注視空間，令聊客相信自己正在專心工作，讓其知趣離開。
3、冷待法。當聊客打開話匣子，自己保持冷談，只點頭或搖頭不予搭話，也可作簡短的回答“是”或“不是”;若聊客仍然口惹懸河，則可起身做些雜務，令其掃興而去。
4、推遲法。如對方并未閑聊，或自己喜歡與其交談，但當時確無時間接待，可提議推遲在下班后或共同進餐時進行交談。
做秘書交往技巧
秘書在日常的工作交往當中，應當注意：
1、正確理解上司的指示，積極主動與上司溝通。
秘書每天都要完成上司布置的很多工作，在上司指示工作時，應當對不清楚的細節(jié)加以確認核實，避免造成溝通上的誤解。有的秘書不習慣主動與上司進行溝通，上司布置任務之后，秘書立刻按照自己的理解去行動，結果卻差強人意。例如，有位經理對秘書說：“請把這份文件處理一下”，秘書二話不說就把文件塞進了碎紙機。經理大叫起來：“我是叫你去復印啊!”其實，秘書在粉碎文件之前，完全可以先向經理核實：“您的意思是讓我把它粉碎掉嗎?”
2、忌不懂裝懂、硬著頭皮亂做。
孔子說“知之為知之，不知為不知，是智也”。有位秘書在工作之前從來沒有練習使用過傳真機，到了新單位之后上司讓她發(fā)一份傳真，結果在發(fā)的時候將傳真文件放反了，給客戶發(fā)了好幾次，發(fā)過去的都是白紙，導致客戶非常生氣，給工作造成了不小的損失。因此，秘書應當注重工作交往禮儀的實際訓練，有不懂的地方，一定要向他人虛心請教，只要自己擺正自己的位置、態(tài)度謙虛有禮，別人一般都會樂于指教。
3、正確對待錯誤與批評。
犯了錯誤的時候，不要怕丟面子，一定要勇于承認錯誤，并當面向他人道歉。遇到批評時，不要立刻就鬧情緒或哭哭啼啼，正確的做法是立刻檢點自己，“有則改之無則加勉”，只有認真總結經驗才能真正取得進步。
4、關系好不等于沒禮貌。
一位受大家喜愛和歡迎的秘書，一定是在工作場合懂得尊敬他人的秘書。有的時候大家一起工作的時間長了，秘書與同事之間的關系會變得很熟悉，這時候容易犯的錯誤就是言行上過于隨意。例如，有的秘書與上司熟了，對上司常常直呼其名，上司一般也不會介意。但是遇到有上級領導或重要客戶來的時候，秘書仍然對上司直呼其名，這樣做就會讓上司非常尷尬，也會給上級領導或客人留下不好的印象。盡管關系熟，也不能忘記禮貌。工作場合不要隨意和他人稱兄道弟或將上司稱呼為“老大”。與他人勾肩搭背、拍拍打打，都是過于隨意的做法。
5、不要貪圖小便宜。
秘書在工作中要做到嚴格的“公私分明”，不要貪圖小便宜，否則會導致單位利益和個人形象受損。例如，不要用單位的電話打私人長途電話，不要用單位的信紙寫私人信件，不要用單位的紙張復印私人文本等等。與同事之間也要注意“禮尚往來”，不要隨意向他人借錢或借錢給他人，平時吃工作餐時，不要隨意讓別人給自己付帳。無論是對單位還是對他人，都不要白吃白喝，貪圖小便宜。
6、在工作交往當中與異性相處時，一定要注意分寸。
在工作中，男性和女性是平等的，不要歧視異性。要尊重異性，絕對不可對異性“動手動腳”或進行言語上的騷擾。要盡量避免不必要的身體碰觸，也不要隨意侵犯對方的私人空間。單獨寒暄時，不要涉及兩性之間的話題。不要談論異性的身體或對方隱私，也不要送貼身物品(如香水、首飾、內衣等)給異性同事。
7、盡量避免制造人際矛盾。
與他人溝通時，盡量采取當面溝通的方式。對人有意見或看法時，可以當面提出、當面探討，不要在背后對他人隨意訴說，否則容易將本來可以擺在桌面上的溝通交流變成“小道消息和謠言滿天飛”，最終最受其害的還是自己，而自己正是那個“小道消息和謠言的始作俑者”。“好事不出門，壞事傳千里”，背后可以說別人好話，但一定不要在背后說別人壞話。
8、要有寬容的心。
秘書每天可能會遇到各種各樣的人，當遇到自己不喜歡的人時，不要隨意給對方貼上“討厭”的標簽。要善于發(fā)現(xiàn)對方優(yōu)點，并向對方的長處學習，在內心里寬容對方，學會和各種各樣的人融洽相處。
9、常常感謝他人。
得到他人的幫助，哪怕對方僅僅是給自己倒了一杯水，也要認真地說一聲“謝謝”。懂得感恩的人，會讓他人感到助人的價值，并且樂于付出。
10、謹言慎行。
秘書在工作場所一定要言行謹慎。單位的休息室、洗手間是可以放松的場所，但同時也是單位的公共場所。在這些地方，常常會有其他部門的人或單位以外的人，因此，不要以為在這里可以放松的隨意說笑或議論他人。如果被議論的人恰巧在你看不到的地方聽到了你的言語，很可能會對單位的人際關系造成看不見的影響，嚴重時還會造成不可挽回的損失。同樣道理，在單位的電梯或走廊里，也不要隨便“發(fā)言”。在會議中或會見客人等正式的場合中，更要注意謹言慎行，不要給他人留下魯莽唐突的印象。
秘書人際關系的技巧
一是加強感情投資。感情投資，是現(xiàn)代領導工作的重要方法之一，也是秘書處理人際關系的有效方法之一。秘書在人際交往中，應注重感情投資，對交往對象要傾注真摯的情感，通過感情聯(lián)絡和感情交往，使對方感受到情感的愉悅，從而建立起良好的人際關系，推動工作的順利進行。但應注意的是，感情投資應是在原則、政策的允許中對他人的關心、信任和工作中的以情感人，以情悅人。
二是注意換位思考。換位思考，即與對象交換位置，站在對方的立場上去思考問題。這是理解他人、全面認識問題的良好方法，也是秘書處理人際關系的良好方法。在人際交往中，由于每個人的個性和社會角色不同，看問題難免存在差異。己所不欲，勿施于人。在人際交往中，由于每個人的個性和社會角色有差異，看問題的角度就不同，交往中難免發(fā)生沖突和矛盾。秘書在與人交往中，要學會換位思考，設身處地替對方著想，將心比心，寬容待人，尋找溝通的最佳方法。這樣，就比較容易理解對方，化解矛盾，與人友好相處，改善人際關系。
三是堅持求同存異。萬事萬物都是在對立中有統(tǒng)一，在統(tǒng)一中有對立。求同存異也是影響秘書人際關系的主要因素之一。在秘書的人際交往中，雙方如果在認知上趨同，就容易產生共鳴，容易相互理解、支持與合作；如果認知不統(tǒng)一，就容易產生矛盾，引起雙方的摩擦和糾紛。秘書在處理人際關系時，要正視差異的存在，不應過分強求一致，要做到求大同、存小異，大事講原則、小事講風格。
秘書處理不同人際關系的技巧
一是處理好與領導的關系。秘書與領導的關系是秘書人際關系中最重要的關系，從秘書與領導關系的特征來看，它屬于秘書人際關系中的首屬關系。秘書是領導的參謀助手，是為領導服務的。領導是一個機關單位的決策者和指揮者，對單位負有重大的責任。一般情況下，領導者多數(shù)是由一些德才兼?zhèn)洹⒔涷炟S富的人來擔任的，他們一般具有較高的威信，深受群眾的擁護和支持。秘書人員要想處理好與領導的關系，必須首先增強角色意識，樹立服務觀念。
首先要維護領導的威信。一個秘書人員在任何情況下都不能故意破壞領導的威信，不能散布有損領導威信的言論。即使領導者在工作中出現(xiàn)了差錯或失誤，也不能亂發(fā)議論，應通過正當?shù)姆绞胶颓婪从常郧蟮煤侠硗咨频慕鉀Q。
其次要尊重領導的職權。秘書人員是服務性人員，不是決策者，因此必須按職責規(guī)定辦事，不能越職代權，借領導的名義發(fā)號施令。秘書必須明確自己為領導服務的界限，克服那種自己的意見未被采納，就委屈失望的心理。在處理一些較重要的事情時，應該及時向領導匯報請示，而不能自作主張。
第三要體諒領導的困難，為領導分憂。一個領導者不是全能的，在工作中會遇到很多困難。秘書要積極地去幫助領導克服這些困難，多出主意，多提供服務，盡可能解除領導的后顧之憂，真正做到和領導同甘苦、共患難，這樣才有可能和領導密切關系，建立起深厚的感情。如果一個秘書在領導遇到困難時袖手旁觀，就會傷害相互的感情，惡化相互的關系。這是秘書人員必須注意的。
第四要提高自身素養(yǎng)，增強辦事能力。秘書要處理好與領導的關系，關鍵在于做好本職工作，提供有效服務。要誠實而不弄虛作假、當參謀而不自以為是、公正而不搬弄是非、受批評而不急不怨。
二是處理好與同事的關系。秘書是領導與同事的橋梁。由于秘書的特殊地位，要處理好與同事的關系有其復雜性。因此，秘書人員和同事關系融洽，需要注意以下幾個方面。要了解同事，關心同事。了解同事，這是與同事相處的最起碼的條件。只有真誠關心同事，才能取得同事間的相互理解、相互信任。要以誠待人。要講究分寸，善于溝通。秘書常在領導與同事之間起著居中協(xié)調及上下意見溝通的作用。當傳達領導的意圖給全體同事時，稍不留心，言辭過重，便有發(fā)號施令之嫌。這時，要注意自己的態(tài)度、語氣。若是傳達不受歡迎的意見給同事時，應做到能在談笑之間完成。反映同事的意見給領導時，要深入實地考察、分析，衡量得失，并如實反映。
三是處理好與外界的關系。秘書在積極處理與組織內部的關系的同時，不能忽視與組織外部的關系。秘書在處理與外界的關系時，要注意以下幾點：首先要注意目的。與外界進行交往的時候，考慮問題一定要站在組織或者領導的角度。其次要注意身份。秘書在涉及外界的人際關系時都是工作關系，而不是個人間的交往。第三要廣結良緣。這會使秘書的形象富有親和力，使秘書的工作保持通暢的狀態(tài)，提高效能。第四要樹立形象。在交往中注重塑造和樹立組織形象，提高所在組織的美譽度。
秘書溝通技巧
一、守本分，讓領導放心
1、不要越位
越位包括兩方面，一方面對領導，秘書不能代領導做決策，凡事要在自己的權力范圍內進行；一方面對同事，不要自以為是二把手，同事尊重你，不代表你能對他們發(fā)號施令。
2、不要多言
即便你通過對領導長期的觀察，知道他下一步可能采取的行動，也不要在他宣布最終決定前擅自行動。對于公司機密更要做到一問三不知，手頭消息多這可不是你炫耀的資本。
3、不要多問
這里特別是有關領導的私人生活，只吩咐你去做，沒有過多說明的，就不要好奇去問。很多領導把家庭生活當作隱私，領導的隱私你探聽不得。
二、有眼色，讓領導省心
1、眼里有事
眼里有事是指秘書不需要領導吩咐就能發(fā)現(xiàn)那些需要自己做的工作，例如領導幾天后要參加某個會議，那將與會議有關的資料提前準備好就是“我要做”的事。
2、學會擋駕
推銷電話是秘書需要準確判斷擋駕的。那如果是領導的丈母娘打來電話呢？電話里她怎么也不肯說自己是誰怎么辦？這需要秘書日常留心領導的社會關系，盡量能從語氣、聲音、電話號碼等方面來分辨來者何人。
三、能忠心，讓領導貼心
1、功高不震主
新領導遇到老秘書時，救場幫了領導時，你怎么擺正自己的位置？記住，作為秘書，你幫助領導再多都是分內事。為領導處理瑣碎、排憂解難正是秘書職責所在。
2、細心不計較
秘書瑣事多，細心很重要。但時間長了可能覺得自己勞苦功高，以至心態(tài)不平衡。這時秘書要調整心態(tài)，明白自己的位置，盡量向領導對秘書工作的標準要求看齊。
3、及時背黑鍋
股東會上領導忘帶文件、同事面前領導責怪錯人，發(fā)生這些影響領導形象的事情，你及時出現(xiàn)當眾向領導認錯背黑鍋，領導當眾人面罵你，背后卻十分感激你。
【做秘書的注意事項】相關文章：
秘書的接待禮儀及注意事項03-07
商務秘書西餐用餐注意事項03-29
秘書日常工作注意事項01-24
2016秘書資格考試注意事項03-14
秘書資格考試：考試注意事項03-21
夏天做涼皮小吃注意事項03-12
秘書做好會議記錄的技巧和注意事項03-09